Eine frühere Vorschau reicht nicht
Sie planen eine Reise und brauchen eine Rechnung oder einen anderen Beleg als PDF griffbereit. Die Datei war bereits auf dem Smartphone geöffnet, deshalb erwarten Sie Zugriff auch ohne Empfang. Prüfen Sie das vorher: Eine frühere Vorschau bestätigt nicht zuverlässig die Verfügbarkeit der ganzen Datei.
Nutzen Sie Google Drive unter Android, bereiten Sie die konkrete Datei offline vor und testen Sie anschließend genau den Ablauf, den Sie unterwegs brauchen.
Bereiten Sie die richtige Belegversion vor
Suchen und öffnen Sie das ursprüngliche PDF, solange Sie online sind. Vergleichen Sie den Lieferanten und die Belegnummer mit dem Einkauf, den Sie besprechen müssen. Gehen Sie alle Seiten durch. Haben Sie auch einen korrigierten Beleg, kennzeichnen Sie Original und Korrektur eindeutig. Prüfen Sie außerdem, in welchem Konto die Datei liegt: Privates und geschäftliches Drive können ähnlich benannte Dateien enthalten.
Googles Android-Anleitung nennt folgenden Weg: Öffnen Sie bei der Datei das Menü Mehr und wählen Sie Offline verfügbar machen. Vorbereitete Dateien finden Sie im App-Menü unter Offline. Bezeichnungen können je nach Oberflächensprache abweichen.
Anleitung zur Offline-Nutzung unter Android →
Fehlt die Option bei diesem PDF oder wird die Vorbereitung nicht abgeschlossen, verlassen Sie sich nicht auf spätere Verfügbarkeit. Prüfen Sie Konto und App-Optionen. Testen Sie einen anderen Weg zur lokalen Kopie zuerst nach Ihrem Verfahren für Unternehmensdokumente.
Ein Test ohne Verbindung sagt mehr als ein Symbol
Ist die Datei vorbereitet, schalten Sie WLAN und mobile Daten aus. Sie können den Flugmodus verwenden, müssen aber prüfen, ob WLAN trotzdem eingeschaltet bleibt. Öffnen Sie in Google Drive das Dokument aus Offline.
Gehen Sie alle Seiten durch, nicht nur die erste Vorschau. Vergrößern Sie Angaben, die Sie lesen müssen. Öffnet sich die Datei nicht oder fehlt ein Teil, haben Sie das Problem noch zu Hause erkannt. Stellen Sie die Verbindung wieder her, machen Sie dieselbe Datei direkt in Google Drive offline verfügbar und wiederholen Sie nach Abschluss den Test aus dem Bereich Offline.
Eine erfolgreich geöffnete Datei prüft nicht den ganzen Ordner. Benötigen Sie Rechnung und Bestellbestätigung unterwegs, testen Sie jedes erforderliche Dokument einzeln.
Ein Beispiel vor der Abreise
In einer fiktiven Situation müssen Sie unterwegs zwei Positionen mit der Buchhalterin besprechen. Bereiten Sie die betreffenden PDFs vor, öffnen Sie beide ohne Verbindung und prüfen Sie Belegnummern sowie Lesbarkeit der Positionen. Sie wissen dann, welche Dokumente auf diesem Smartphone verfügbar sind.
Das bestätigt jedoch nicht, dass die Buchhalterin die Dateien erhalten hat. Offline-Öffnen auf Ihrem Gerät und Übergabe an den Empfänger sind verschiedene Prüfungen. Müssen Sie die Unterlagen zusätzlich senden, nutzen Sie online den vereinbarten Weg und bestätigen Sie das tatsächliche Übergabeergebnis.
Prüfen Sie nach der Rückkehr oder einer späteren Rechnungskorrektur, ob Sie noch die gewünschte Version verwenden. Die lokale Kopie soll den richtigen Beleg ohne Empfang lesbar machen und keine weitere unbeschriftete Datei schaffen, deren Herkunft später unklar ist.