Prüfen Sie das Papier vor dem Scannen
Auf Ihrem Tisch liegt eine zweiseitige Rechnung mit einer zusätzlichen Aufstellung auf der Rückseite. Drei schnelle Fotos scheinen zu genügen, bis die Buchhalterin fragt, welche Seite wohin gehört. Ein zusammenhängender Scan hält alle erforderlichen Seiten lesbar und in der richtigen Reihenfolge.
Auf dem iPhone können Sie direkt in Dateien scannen. Legen Sie zuerst den vollständigen Beleg aus und zählen Sie seine Seiten. Sehen Sie auch die Rückseiten an: Wichtige Angaben stehen nicht immer vorn.
Erfassen Sie den ganzen Beleg in einem Scanvorgang
Laut Apple öffnen Sie Dateien, tippen auf Mehr und wählen Dokumente scannen. Richten Sie die Kamera auf die erste Seite. Das iPhone kann automatisch erfassen; manuell nutzen Sie den Auslöser oder eine Lautstärketaste.
Apple-Anleitung zum Scannen von Dokumenten →
Prüfen Sie danach die Ecken des Ausschnitts. Der vollständige Inhalt einschließlich Belegnummer, Lieferantenangaben und Randnotizen muss erhalten bleiben. Bestätigen Sie den Scan und fahren Sie mit der nächsten Seite fort. Apple erlaubt weitere Seiten vor Abschluss des Dokuments. Sind alle erfasst, tippen Sie auf Fertig, wählen einen Speicherort und speichern.
Bezeichnungen können mit Sprache und iOS-Version variieren. Weicht Ihr Menü ab, nutzen Sie die passende Apple-Anleitung; die folgenden Dateiprüfungen bleiben gleich.
Öffnen Sie die gespeicherte Datei statt nur der Kameravorschau
Prüfen Sie jetzt das Ergebnis in Dateien, also dort, von wo Sie es übergeben werden. Bestätigen Sie, dass eine zusammenhängende PDF-Datei vorliegt. Gehen Sie alle Seiten durch und vergleichen Sie ihre Zahl mit dem Papier.
Vergrößern Sie kleine Schrift. Rechnungsnummer, Daten, Beträge und Positionen müssen ohne Raten lesbar sein. Suchen Sie fehlende Ränder, überbelichtete Stellen, Fingerschatten oder eine doppelte zweite Seite. Beheben Sie Fehler vor dem Versand. Ein klareres Foto eines anderen Seitenteils vervollständigt kein unvollständiges Dokument.
Benennen Sie die Datei erkennbar, etwa mit Lieferant und Belegnummer. Bewahren Sie das Papier nach dem mit der Buchhaltung vereinbarten Verfahren auf.
Eine Prüfung am konkreten Beispiel
Stellen Sie sich eine fiktive Rechnung für Büroausstattung vor. Das erste Blatt zeigt Lieferant und Gesamtbetrag, das zweite die Positionen und dessen Rückseite eine Liefernotiz. Vor dem Scannen zählen Sie drei Seiten. Öffnen Sie das PDF und prüfen Sie: Anfang, Aufstellung, Notiz. Bei nur zwei Seiten muss der Scan ergänzt werden.
Bei der Übergabe können Sie schreiben: „Anbei der vollständige Rechnungsscan einschließlich Aufstellung und Notiz auf der Rückseite; insgesamt drei Seiten.“ So erhält die Buchhalterin Datei und Hinweis zur Vollständigkeit.
Ist das Papier beschädigt oder eine Angabe weiterhin unlesbar, bitten Sie den Lieferanten um den elektronischen Originalbeleg. Ein besserer Smartphone-Filter ersetzt keine Information, die auf der Vorlage fehlt.