Comprueba el papel antes de escanear
Tienes una factura de dos páginas sobre la mesa y un desglose en el reverso. Tres fotos rápidas parecen suficientes hasta que tu contable pregunta qué página corresponde a cada parte. Un escaneo único mantiene todas las páginas necesarias legibles y en orden.
En iPhone puedes escanear directamente en Archivos. Antes de empezar, extiende el documento completo y cuenta sus caras. Revisa también el reverso: puede contener información importante.
Captura todo el documento en una misma sesión
Según la guía de Apple, abre Archivos, toca Más y selecciona Escanear documentos. Apunta a la primera página. El teléfono puede capturarla automáticamente; para hacerlo manualmente, usa el disparador o un botón de volumen.
Guía de Apple para escanear documentos →
Comprueba después las esquinas del recorte. Debe conservarse todo el contenido, incluido el número del documento, los datos del proveedor y las notas junto al borde. Conserva el escaneo y continúa con la siguiente página. Apple permite añadir páginas antes de terminar. Cuando estén todas, toca OK o el control para terminar, elige una ubicación y guarda.
Los nombres pueden variar según el idioma y la versión de iOS. Si el menú es distinto, consulta la versión correspondiente de la guía de Apple; la comprobación posterior del archivo es la misma.
Abre el archivo guardado, no solo la vista previa de la cámara
Revisa ahora el resultado en Archivos, desde donde lo entregarás. Comprueba que tienes un único PDF final. Recorre todas las páginas y compara su número con el papel.
Amplía el texto pequeño. Número de factura, fechas, importes y desglose deben leerse sin adivinar. Busca bordes ausentes, zonas sobreexpuestas, sombras de dedos o una segunda página duplicada. Corrige el escaneo antes de enviarlo si falta algo. Una foto más clara de otra parte de la página no completa un documento incompleto.
Pon un nombre reconocible, por ejemplo con el proveedor y el número del documento. Conserva el papel original según lo acordado con tu contable.
Una comprobación con un ejemplo concreto
Imagina una factura ficticia de material de oficina. La primera hoja muestra el proveedor y el total, la segunda los conceptos y su reverso una nota de entrega. Cuentas tres caras antes de escanear. Abre el PDF y comprueba: inicio, desglose, nota. Si solo hay dos páginas, debes completar el escaneo.
Al entregarlo puedes escribir: «Adjunto el escaneo completo de la factura, incluido el desglose y la nota del reverso; tres páginas en total». Tu contable recibe el archivo y una referencia para comprobar que está completo.
Si el papel está dañado o algún dato sigue siendo ilegible, pide al proveedor el documento electrónico original. Un filtro mejor del teléfono no sustituye la información ausente en el papel.