Verifică hârtia înainte de scanare
Ai pe masă o factură de două pagini și o listă detaliată a pozițiilor pe verso. Trei fotografii rapide par suficiente, până când contabila întreabă ce pagină aparține fiecărei părți. O scanare unică păstrează toate paginile necesare lizibile și în ordinea corectă.
Pe iPhone poți scana direct în Fișiere. Mai întâi întinde întregul document și numără fețele. Verifică și verso-ul: date importante pot fi și acolo.
Capturează documentul complet în aceeași scanare
Potrivit ghidului Apple, deschide Fișiere, atinge Mai multe și alege Scanează documente. Îndreaptă camera către prima pagină. Telefonul o poate captura automat; manual, folosește declanșatorul sau un buton de volum.
Ghidul Apple pentru scanarea documentelor →
Verifică apoi colțurile decupajului. Păstrează tot conținutul, inclusiv numărul documentului, datele furnizorului și notele marginale. Păstrează scanarea și continuă cu pagina următoare. Apple permite adăugarea de pagini înainte de finalizare. Când sunt toate, atinge OK sau comanda de încheiere, alege locul și salvează.
Denumirile comenzilor pot varia cu limba și versiunea iOS. Dacă meniul diferă, folosește versiunea corespunzătoare a ghidului Apple; verificările ulterioare ale fișierului sunt aceleași.
Deschide fișierul salvat, nu doar previzualizarea camerei
Verifică acum rezultatul în Fișiere, de unde îl vei preda. Confirmă că ai un singur PDF final. Parcurge toate paginile și compară numărul cu hârtia.
Mărește textul mic. Numărul facturii, datele, sumele și detaliul pozițiilor trebuie citite fără presupuneri. Caută margini lipsă, zone supraexpuse, umbra unui deget sau a doua pagină introdusă de două ori. Corectează scanarea înainte de trimitere dacă lipsește ceva. O fotografie mai clară a altei părți nu completează un document incomplet.
Dă fișierului un nume recognoscibil, de exemplu cu furnizorul și numărul documentului. Păstrează hârtia originală conform procedurii convenite cu contabila.
Verificarea printr-un exemplu concret
Imaginează-ți o factură fictivă pentru echipamente de birou. Prima foaie conține furnizorul și totalul, a doua pozițiile, iar verso-ul ei o notă despre livrare. Numeri deci trei fețe înainte de scanare. Deschide PDF-ul și verifică: început, detaliu, notă. Dacă sunt doar două pagini, scanarea trebuie completată.
La predare poți scrie: „Atașez scanarea completă a facturii, inclusiv detaliul și nota de pe verso; trei pagini în total.” Contabila primește fișierul și un reper pentru verificarea integralității.
Dacă hârtia este deteriorată sau o informație rămâne ilizibilă, cere furnizorului documentul electronic original. Un filtru mai bun al telefonului nu înlocuiește datele care lipsesc din sursă.