Zkontrolujte papír před skenováním
Máte na stole dvoustránkovou fakturu a na zadní straně ještě rozpis položek. Tři rychlé fotografie vypadají jako hotový úkol, dokud účetní nenapíše, že neví, která strana patří ke které. Pomůže jeden souvislý sken, ve kterém jsou všechny potřebné stránky čitelné a ve správném pořadí.
Na iPhonu můžete dokument naskenovat přímo v aplikaci Soubory. Než začnete, rozložte si celý doklad a spočítejte jeho strany. Podívejte se také na rub papíru: důležité údaje nemusí být jen na přední straně.
Zachyťte celý doklad při jednom skenování
Podle návodu Apple pro skenování dokumentů otevřete Soubory, klepněte na nabídku Více a zvolte Skenovat dokumenty. Namiřte fotoaparát na první stránku. Telefon ji může zachytit automaticky; ručně použijete tlačítko spouště nebo některé tlačítko hlasitosti.
návodu Apple pro skenování dokumentů →
Po zachycení zkontrolujte rohy výřezu. Musí v něm zůstat celý obsah stránky včetně čísla dokladu, údajů dodavatele a případných poznámek při okraji. Potvrďte zachování skenu a pokračujte další stranou. Apple umožňuje přidat další stránky ještě před dokončením dokumentu. Až máte všechny, klepněte na Hotovo, vyberte umístění a sken uložte.
Názvy ovládacích prvků se mohou lišit podle jazyka a verze iOS. Pokud se nabídka na vašem telefonu liší, použijte odpovídající verzi návodu Apple; další kroky kontroly souboru zůstávají stejné.
Otevřete uložený soubor, nestačí náhled fotoaparátu
Teď zkontrolujte výsledek v aplikaci Soubory, tedy ze stejného místa, odkud jej budete předávat. Ověřte, že máte jeden výsledný soubor PDF. Projděte všechny jeho stránky a porovnejte jejich počet s papírem.
Přibližte drobný text. Číslo faktury, data, částky i rozpis položek musí jít přečíst bez odhadování. Hledejte také chybějící okraj, přesvětlené místo, stín prstu nebo druhou stránku vloženou dvakrát. Pokud něco chybí, opravte sken před odesláním. Jasnější fotografie jiné části stránky sama o sobě nevyřeší neúplný dokument.
Soubor pojmenujte tak, abyste jej později poznali, například podle dodavatele a čísla dokladu. Původní papír si ponechte podle postupu, který máte domluvený s účetní.
Jak vypadá kontrola na konkrétním příkladu
Představte si fiktivní fakturu za kancelářské vybavení. První list obsahuje údaje dodavatele a celkovou částku, druhý položky a jeho rub poznámku k dodání. Před skenováním tedy počítáte tři strany. Uložené PDF otevřete a ověříte: úvod, rozpis, poznámka. Jestli obsahuje jen dvě stránky, máte jasný důvod sken doplnit.
Při předání pak můžete napsat: „V příloze posílám kompletní sken faktury, včetně rozpisu a poznámky na zadní straně; celkem tři stránky.“ Účetní tak dostane soubor i vodítko k jeho úplnosti.
Pokud je papír poškozený nebo některý údaj zůstává nečitelný, požádejte dodavatele o původní elektronický doklad. Lepší filtr v telefonu nenahradí údaj, který na podkladu chybí.