Kontrollera papperet innan du skannar
På skrivbordet ligger en tvåsidig faktura med ytterligare en specifikation på baksidan. Tre snabba foton verkar tillräckliga tills redovisaren frågar vilken sida som hör till vilken. En sammanhängande skanning håller alla nödvändiga sidor läsbara och i rätt ordning.
På iPhone kan du skanna direkt i Filer. Lägg först fram hela underlaget och räkna sidorna. Kontrollera också baksidorna: viktig information finns inte alltid på framsidan.
Fånga hela dokumentet i samma skanning
Enligt Apples guide öppnar du Filer, trycker på Mer och väljer Skanna dokument. Rikta kameran mot första sidan. Telefonen kan fånga den automatiskt; manuellt använder du avtryckaren eller en volymknapp.
Apples guide till att skanna dokument →
Kontrollera därefter beskärningens hörn. Hela innehållet måste vara kvar, inklusive dokumentnummer, leverantörsuppgifter och kantanteckningar. Behåll skanningen och fortsätt med nästa sida. Apple låter dig lägga till sidor innan dokumentet avslutas. När alla finns med trycker du på Klar, väljer plats och sparar.
Reglagens namn kan variera med språk och iOS-version. Om menyn skiljer sig, använd motsvarande Apple-guide; den fortsatta filkontrollen är densamma.
Öppna den sparade filen, inte bara kamerans förhandsvisning
Kontrollera nu resultatet i Filer, där du senare ska hämta det för överlämning. Bekräfta att du har en enda färdig PDF. Gå igenom alla sidor och jämför antalet med papperet.
Förstora liten text. Fakturanummer, datum, belopp och specifikation ska kunna läsas utan gissningar. Leta efter saknade kanter, överexponerade partier, fingerskuggor eller en dubblerad andra sida. Rätta skanningen före utskick om något saknas. Ett tydligare foto av en annan del gör inte ett ofullständigt dokument komplett.
Ge filen ett igenkännbart namn, exempelvis med leverantör och dokumentnummer. Behåll originalpapperet enligt överenskommelsen med redovisaren.
Kontroll med ett konkret exempel
Tänk dig en fiktiv faktura för kontorsutrustning. Första bladet visar leverantör och totalsumma, det andra posterna och dess baksida en leveransanteckning. Du räknar därför tre sidor före skanningen. Öppna PDF:en och kontrollera: inledning, specifikation, anteckning. Finns bara två sidor behöver skanningen kompletteras.
Vid överlämning kan du skriva: ”Bifogat är hela fakturaskanningen, inklusive specifikation och anteckning på baksidan; totalt tre sidor.” Redovisaren får filen och en ledtråd för att kontrollera fullständigheten.
Om papperet är skadat eller någon uppgift förblir oläslig, be leverantören om det elektroniska originalet. Ett bättre telefonfilter ersätter inte uppgifter som saknas i underlaget.