Börja med uppgifterna i PDF-filen
Öppna den omdöpta PDF-filen och anteckna utfärdaren, dokumentnumret, fakturadatumet och beloppet inklusive valuta. Lägg till kunden, särskilt om den gemensamma mappen innehåller fakturor för flera företag. Uppgifterna hjälper dig att avgöra vilka bilagor som är värda att jämföra.
I exempeldokumentet är utfärdaren Hosting Alfa, numret FA-1042, fakturadatumet den 15 september 2026, beloppet 1 210 CZK och kunden Firma Alfa. En kollega valde ”09” i filnamnet; det säger inte när mejlet kom och ersätter inte datumet på fakturan.
Ett liknande namn eller samma belopp kan leda dig till rätt bilaga, men identifierar den inte på egen hand. Ett abonnemang kan kosta lika mycket varje månad, och olika leverantörer kan använda samma dokumentnummer. Jämför därför uppgifterna tillsammans. Härled inte sådant som saknas i dokumentet från filnamnet.
Fråga var kollegorna fick filen ifrån
Börja med personen som senast sparade filen: ”Var fick du Alfa_faktura_09.pdf ifrån, och vad hette den innan?” Om personen fick den från en kollega, fråga den kollegan härnäst. Be om det specifika mejlet eller platsen där bilagan laddades ned. Så kan du gå från det senaste namnet till det ursprungliga utan att söka igenom hela e-postlådan.
Om kollegorna inte känner till källan, sök i den e-postlåda dit leverantören brukar skicka fakturor. Börja med leverantörens adress och en ungefärlig mottagningsperiod. Fakturadatumet hjälper dig att välja perioden, men mejlet kan ha kommit senare. Prova även fakturanumret om leverantören angav det i ämnesraden eller mejltexten.
Vid ett vidarebefordrat mejl ska du skilja kollegans meddelande från leverantörens ursprungliga mejl. Om du bara hittar vidarebefordran, spara den och notera det. Ett avsändarnamn i den vidarebefordrade texten betyder inte att du har tillgång till originalmeddelandet.
Sök på avsändare och bilaga i Gmail
Om du använder Gmail kan du kombinera villkor i en sökning. Exempelsökningen ”from:fakturace@example.com after:2026/09/01 before:2026/10/01 filename:pdf” söker efter PDF-bilagor från den avsändaren under den valda perioden. Om du känner till det ursprungliga namnet, prova ”filename:invoice_1042.pdf”. Ett namn som filen fick först i den gemensamma mappen kanske inte hittar originalmejlet.
Om du inte hittar något, utöka perioden eller ta bort avsändarvillkoret. ”in:anywhere filename:invoice_1042.pdf” omfattar även skräppost och papperskorgen. Öppna det specifika mejlet och dess bilaga i resultaten: alla meddelanden i en hittad konversation behöver inte motsvara sökningen. Google-hjälpen i källförteckningen beskriver dessa operatorer; andra e-posttjänster har andra sökfunktioner.
Öppna bilagan och jämför hela dokumentet
Öppna den hittade bilagan bredvid den omdöpta PDF-filen. Jämför utfärdaren, kunden, dokumentnumret, datumet och beloppet inklusive valuta. Gå sedan igenom poster, anteckningar och alla sidor. Matchande huvuduppgifter skulle annars kunna dölja en ändring i en mindre tydlig del.
Om du inte hittar någon skillnad, anteckna vilket mejls bilaga du jämförde filen med och vad du kontrollerade. Resultatet beskriver den kontrollen, men bekräftar inte att fakturan är äkta. Inte ens identiska filhashar visar i sig vem som faktiskt utfärdade den.
Bevara den ursprungliga bilagan oförändrad och anteckna dess namn bredvid arbetsnamnet. Ändra inte uppgifter i fakturan för att få enhetliga filnamn. Om innehållet skiljer sig, behåll båda versionerna och be om en förklaring: skillnaden kan innebära ett annat dokument eller en ändring, inte bara ett nytt filnamn.
Spara en anteckning som hjälper en kollega att hitta källan
När du har hittat bilagan, spara en kort anteckning vid dokumentet eller i teamets register. Komplettera mejllänken med e-postlåda, avsändare, mottagningsdatum, ämne och bilagans ursprungliga namn. Då vet kollegan var det går att söka; själva länken hjälper bara om kollegan har åtkomst till e-postlådan. Om du också sparar originalmejlet på en annan plats, ange var.
Så här kan en ifylld anteckning för vårt fiktiva exempel se ut. Alla namn, adresser och datum är påhittade:
Arbetsfil: Alfa_faktura_09.pdf. Tidigare arbetsnamn: hosting-zari.pdf. Ursprunglig bilaga: invoice_1042.pdf. Dokument: Hosting Alfa, FA-1042, utfärdat den 15 september 2026, 1 210 CZK, kund Firma Alfa.
Källa: e-postlåda doklady@example.com; avsändare fakturace@example.com; mottaget den 16 september 2026 kl. 9.18; ämne ”Faktura FA-1042 för webbhotell”. Originalmejlet finns kvar i denna e-postlåda och innehåller bilagan invoice_1042.pdf.
Jämförelse: den 2 oktober 2026 jämförde Jana arbetsfilen med bilagan i originalmejlet. Hon hittade ingen skillnad i utfärdare, kund, nummer, datum, belopp, poster eller någon sida. Namnen hosting-zari.pdf och Alfa_faktura_09.pdf skapades hos oss; leverantören använde dem inte.
Anteckningen kopplar filen till mejlet och anger vem som jämförde den och när. Vid nästa fråga kan en kollega gå direkt till källan i stället för att åter fråga båda personerna som döpte om filen.
Om källan saknas eller innehållet skiljer sig, ställ en tydlig fråga
Om du inte hittar den ursprungliga bilagan, anteckna vad du har och vad som saknas. Till exempel: ”Endast en kollegas vidarebefordran finns kvar; leverantörens originalmejl hittades inte.” Be sedan leverantören att skicka på nytt. Om du hittade olika versioner, be om en förklaring till ändringen. Berätta för redovisningskonsulten vilken version som redan har skickats och vad du ännu inte vet.
För ett saknat mejl kan du använda den här exempeltexten:
Hej, vi söker det ursprungliga mejlet till faktura FA-1042 från Hosting Alfa, utfärdad den 15 september 2026 på 1 210 CZK till Firma Alfa. Vi har PDF-filen sparad som Alfa_faktura_09.pdf men har inte kunnat hitta originalmeddelandet. Kan ni skicka fakturan igen och ange om ni även skickat en ändrad version med detta nummer? Tack.
Om filerna skiljer sig, lägg till den konkreta skillnaden i din fråga. Då behöver leverantören inte börja jämförelsen från början. Lägg svaret till anteckningen vid dokumentet, så att förklaringen går att hitta även efter ännu ett namnbyte.