Aloita PDF:n sisältämistä tiedoista
Avaa uudelleen nimetty PDF ja merkitse muistiin laskun antaja, tositteen numero, laskun päiväys ja summa valuuttoineen. Lisää myös laskun vastaanottaja, etenkin jos jaettuun kansioon tallennetaan usean yrityksen laskuja. Näiden tietojen perusteella voit valita liitteet, joita kannattaa vertailla.
Esimerkkiasiakirjassa laskun antaja on Hosting Alfa, numero FA-1042, päiväys 15. syyskuuta 2026, summa 1 210 CZK ja vastaanottaja Firma Alfa. Kollegan valitsema ”09” tiedostonimessä ei kerro viestin saapumisaikaa eikä korvaa laskussa olevaa päiväystä.
Samankaltainen nimi tai sama summa voi johdattaa oikean liitteen luo, mutta kumpikaan ei yksin yksilöi sitä. Tilaus voi maksaa saman verran joka kuukausi, ja eri toimittajat voivat käyttää samaa tositenumeroa. Vertaa siksi tietoja yhdessä. Älä päättele tiedostonimestä tietoja, jotka puuttuvat asiakirjasta.
Kysy kollegoilta, mistä he saivat tiedoston
Aloita henkilöstä, joka tallensi tiedoston viimeksi: ”Mistä sait Alfa_faktura_09.pdf:n, ja mikä sen nimi oli aiemmin?” Jos hän sai sen toiselta kollegalta, jatka kysymällä tältä. Pyydä tietty viesti tai paikka, josta liite ladattiin. Näin voit edetä viimeisimmästä nimestä alkuperäiseen käymättä läpi koko sähköpostilaatikkoa.
Jos kollegat eivät tiedä lähdettä, etsi sähköpostilaatikosta, johon toimittaja yleensä lähettää laskut. Aloita toimittajan osoitteesta ja arvioidusta saapumisajankohdasta. Laskun päiväys auttaa valitsemaan aikavälin, mutta viesti on voinut saapua myöhemmin. Kokeile myös laskunumeroa, jos toimittaja mainitsi sen viestin aiheessa tai tekstissä.
Erota kollegan edelleen lähettämä viesti toimittajan alkuperäisestä sähköpostista. Jos löydät vain edelleen lähetetyn viestin, säilytä se ja kirjaa tämä tieto. Lähettäjän nimi lainatussa tekstissä ei tarkoita, että alkuperäinen viesti olisi käytettävissäsi.
Hae Gmailissa lähettäjän ja liitteen perusteella
Gmailissa voit yhdistää ehdot yhteen hakuun. Esimerkkihaku ”from:fakturace@example.com after:2026/09/01 before:2026/10/01 filename:pdf” etsii kyseisen lähettäjän PDF-liitteitä valitulta aikaväliltä. Jos tiedät alkuperäisen nimen, kokeile hakua ”filename:invoice_1042.pdf”. Vasta jaetussa kansiossa annettu nimi ei välttämättä löydä alkuperäistä viestiä.
Jos et löydä mitään, laajenna aikaväliä tai poista lähettäjää koskeva ehto. ”in:anywhere filename:invoice_1042.pdf” kattaa myös roskapostin ja roskakorin. Avaa tuloksista tietty viesti ja sen liite: kaikki löytyneen keskustelun viestit eivät välttämättä vastaa hakua. Lähteissä mainittu Googlen ohje kuvaa nämä operaattorit; muissa sähköpostipalveluissa haku toimii eri tavalla.
Avaa liite ja vertaa koko asiakirjaa
Avaa löytynyt liite uudelleen nimetyn PDF:n rinnalle. Vertaa laskun antajaa, vastaanottajaa, tositenumeroa, päiväystä ja summaa valuuttoineen. Käy sitten läpi laskurivit, huomautukset ja kaikki sivut. Yhtenevät perustiedot voisivat muuten peittää muutoksen vähemmän näkyvässä kohdassa.
Jos et löydä eroa, kirjaa, minkä sähköpostin liitteeseen vertasit tiedostoa ja mitä tarkistit. Tulos kuvaa tätä tarkistusta, mutta ei vahvista laskun aitoutta. Edes samat tiedostojen tiivisteet eivät yksin osoita, kuka laskun todella antoi.
Säilytä alkuperäinen liite muuttamattomana ja kirjaa sen nimi työtiedoston nimen viereen. Älä muuta laskun tietoja tiedostonimien yhtenäistämiseksi. Jos sisällöt eroavat, säilytä molemmat versiot ja pyydä selitystä: kyse voi olla eri tositteesta tai muutoksesta, ei vain uudesta nimestä.
Tallenna merkintä, jonka avulla myös kollega löytää lähteen
Kun löydät liitteen, tallenna lyhyt merkintä asiakirjan yhteyteen tai tiimin tietoihin. Lisää sähköpostilinkin rinnalle sähköpostilaatikko, lähettäjä, saapumispäivä, aihe ja liitteen alkuperäinen nimi. Kollega tietää näin, mistä etsiä; pelkkä linkki auttaa vain, jos hänellä on pääsy laatikkoon. Jos tallennat alkuperäisen viestin myös muualle, ilmoita sijainti.
Kuvitteellisen esimerkkimme täytetty merkintä voisi näyttää tältä. Kaikki nimet, osoitteet ja päivämäärät ovat keksittyjä:
Työtiedosto: Alfa_faktura_09.pdf. Aiempi työnimi: hosting-zari.pdf. Alkuperäinen liite: invoice_1042.pdf. Tosite: Hosting Alfa, FA-1042, päivätty 15. syyskuuta 2026, 1 210 CZK, vastaanottaja Firma Alfa.
Lähde: sähköpostilaatikko doklady@example.com; lähettäjä fakturace@example.com; saapunut 16. syyskuuta 2026 kello 9.18; aihe ”Lasku FA-1042 verkkohotellista”. Alkuperäinen viesti on edelleen tässä laatikossa ja sisältää liitteen invoice_1042.pdf.
Vertailu: 2. lokakuuta 2026 Jana vertasi työ-PDF:ää alkuperäisen viestin liitteeseen. Hän ei löytänyt eroja laskun antajassa, vastaanottajassa, numerossa, päiväyksessä, summassa, laskuriveissä eikä millään sivulla. Nimet hosting-zari.pdf ja Alfa_faktura_09.pdf annettiin meillä; toimittaja ei käyttänyt niitä.
Merkintä yhdistää tiedoston viestiin ja kertoo, kuka teki vertailun ja milloin. Seuraavan kysymyksen yhteydessä kollega voi mennä suoraan lähteelle sen sijaan, että kysyisi uudelleen molemmilta tiedoston nimen vaihtaneilta henkilöiltä.
Jos lähde puuttuu tai sisältö eroaa, kysy täsmällisesti
Jos et löydä alkuperäistä liitettä, kirjaa, mitä sinulla on ja mitä puuttuu. Esimerkiksi: ”Vain kollegan edelleen lähettämä viesti säilynyt; toimittajan alkuperäistä viestiä ei löytynyt.” Pyydä sitten toimittajaa lähettämään lasku uudelleen. Jos löysit eri versioita, pyydä selitystä muutokselle. Kerro kirjanpitäjälle, minkä version hän on jo saanut ja mikä on vielä epäselvää.
Puuttuvaa sähköpostia varten voit käyttää tätä esimerkkitekstiä:
Hei, etsimme alkuperäistä sähköpostia Hosting Alfan laskusta FA-1042, joka on päivätty 15. syyskuuta 2026 ja osoitettu Firma Alfalle. Summa on 1 210 CZK. PDF on tallennettu nimellä Alfa_faktura_09.pdf, mutta emme ole löytäneet alkuperäistä viestiä. Voisitteko lähettää laskun uudelleen ja kertoa, oletteko lähettäneet samalla numerolla myös muutetun version? Kiitos.
Jos tiedostot eroavat, lisää kysymykseen löytämäsi täsmällinen ero. Toimittajan ei silloin tarvitse aloittaa vertailua alusta. Liitä vastaus asiakirjan merkintään, jotta selitys löytyy myös seuraavan nimenmuutoksen jälkeen.