Tarkista paperi ennen skannaamista
Pöydälläsi on kaksisivuinen lasku ja vielä erittely kääntöpuolella. Kolme nopeaa kuvaa näyttää riittävän, kunnes kirjanpitäjä kysyy, mikä sivu kuuluu mihinkin. Yksi yhtenäinen skannaus pitää kaikki tarvittavat sivut luettavina ja oikeassa järjestyksessä.
Voit skannata iPhonella suoraan Tiedostot-sovelluksessa. Levitä ensin koko tosite näkyviin ja laske sivut. Katso myös kääntöpuolet: tärkeitä tietoja ei aina ole etupuolella.
Tallenna koko asiakirja samalla skannauskerralla
Applen ohjeen mukaan avaa Tiedostot, napauta Lisää ja valitse Skannaa dokumentteja. Suuntaa kamera ensimmäiseen sivuun. Puhelin voi tallentaa sen automaattisesti; käsin käytä laukaisinta tai äänenvoimakkuuspainiketta.
Applen ohje asiakirjojen skannaamiseen →
Tarkista sen jälkeen rajauksen kulmat. Mukaan pitää jäädä koko sisältö, myös tositenumero, toimittajan tiedot ja reunahuomautukset. Säilytä skannaus ja jatka seuraavaan sivuun. Apple sallii lisäsivut ennen asiakirjan viimeistelyä. Kun kaikki ovat mukana, napauta Valmis, valitse sijainti ja tallenna.
Painikkeiden nimet voivat vaihdella kielen ja iOS-version mukaan. Jos valikko on erilainen, käytä vastaavaa Applen ohjetta; seuraavat tiedoston tarkistukset ovat samat.
Avaa tallennettu tiedosto, pelkkä kameran esikatselu ei riitä
Tarkista nyt tulos Tiedostot-sovelluksesta, josta aiot toimittaa sen. Varmista, että sinulla on yksi valmis PDF-tiedosto. Käy kaikki sivut läpi ja vertaa määrää paperiin.
Suurenna pientä tekstiä. Laskun numero, päivämäärät, summat ja erittely pitää voida lukea arvaamatta. Etsi puuttuvia reunoja, ylivalottuneita kohtia, sormen varjoja tai kahdesti lisättyä toista sivua. Korjaa skannaus ennen lähettämistä, jos jotain puuttuu. Selkeämpi kuva sivun toisesta kohdasta ei täydennä puutteellista asiakirjaa.
Anna tiedostolle tunnistettava nimi, esimerkiksi toimittajan ja tositenumeron perusteella. Säilytä alkuperäinen paperi kirjanpitäjän kanssa sovitun menettelyn mukaisesti.
Tarkistus konkreettisen esimerkin avulla
Kuvittele lasku toimistotarvikkeista; esimerkki on kuvitteellinen. Ensimmäisessä arkissa on toimittajan tiedot ja kokonaissumma, toisessa rivit ja sen kääntöpuolella toimitushuomautus. Lasket siis kolme sivua ennen skannaamista. Avaa PDF ja tarkista: alku, erittely, huomautus. Jos sivuja on vain kaksi, skannausta pitää täydentää.
Toimittaessasi voit kirjoittaa: ”Liitteenä on laskun täydellinen skannaus, myös erittely ja kääntöpuolen huomautus; yhteensä kolme sivua.” Kirjanpitäjä saa tiedoston ja vihjeen sen täydellisyyden tarkistamiseen.
Jos paperi on vahingoittunut tai jokin tieto on edelleen lukukelvoton, pyydä toimittajalta alkuperäinen sähköinen tosite. Parempi puhelimen suodatin ei korvaa paperista puuttuvaa tietoa.