Aiempi esikatselu ei riitä
Olet lähdössä matkalle ja tarvitset laskun tai muun PDF-tositteen helposti saataville. Olet jo avannut sen puhelimessa, joten oletat sen toimivan ilman verkkoakin. Tarkista asia etukäteen: aiempi esikatselu ei luotettavasti vahvista koko tiedoston saatavuutta.
Jos käytät Google Drivea Androidilla, valmistele kyseinen tiedosto offline-käyttöön ja kokeile sitten samoja vaiheita, joita tarvitset matkalla.
Valmistele oikea tositeversio
Etsi ja avaa alkuperäinen PDF verkkoyhteyden aikana. Vertaa toimittajaa ja tositenumeroa ostokseen, josta sinun pitää keskustella. Käy kaikki sivut läpi. Jos sinulla on myös korjattu tosite, merkitse alkuperäinen ja korjattu versio selvästi. Tarkista myös, millä tilillä tiedosto on: henkilökohtaisessa ja yrityksen Drivessa voi olla samannimisiä tiedostoja.
Googlen Android-ohjeen mukaan avaa tiedoston Lisää-valikko ja valitse toiminto, joka tekee tiedoston saataville offline-tilaan. Valmistellut tiedostot löytyvät sovelluksen valikon Offline-kohdasta. Nimitykset voivat vaihdella käyttöliittymän kielen mukaan.
Ohje offline-käyttöön Androidilla →
Jos valintaa ei ole kyseiselle PDF:lle tai valmistelu ei valmistu, älä luota myöhempään toimintaan. Tarkista tilisi ja sovelluksen vaihtoehdot. Kokeile ensin mahdollista muuta tapaa tehdä paikallinen kopio yrityksesi asiakirjojen käsittelymenettelyn mukaisesti.
Testi ilman yhteyttä kertoo enemmän kuin kuvake
Kun tiedosto on valmis, poista Wi-Fi ja mobiilidata käytöstä. Voit käyttää lentotilaa, mutta varmista, ettei Wi-Fi jää päälle. Palaa Google Driveen ja avaa asiakirja Offline-kohdasta.
Käy kaikki sivut läpi, ei vain ensimmäistä esikatselua. Suurenna tiedot, jotka sinun pitää lukea. Jos tiedosto ei avaudu tai osa puuttuu, huomaat ongelman ennen lähtöä. Muodosta verkkoyhteys uudelleen, valmistele sama tiedosto offline-käyttöön Google Drivessa ja toista testi Offline-kohdasta valmistelun päätyttyä.
Yhden tiedoston onnistunut avaaminen ei tarkista koko kansiota. Jos tarvitset laskun ja tilausvahvistuksen, testaa jokainen tarvittava asiakirja erikseen.
Esimerkki valmistelusta ennen lähtöä
Kuvitteellisessa tilanteessa sinun pitää selittää kirjanpitäjälle kaksi laskuriviä matkan aikana. Valmistele kyseiset PDF:t, avaa molemmat ilman yhteyttä ja tarkista tositenumerot sekä rivien luettavuus. Tiedät silloin, mitkä asiakirjat ovat saatavilla juuri tällä puhelimella.
Tämä ei vahvista, että kirjanpitäjä on saanut tiedostot. Offline-avaaminen omalla laitteella ja toimittaminen vastaanottajalle ovat eri tarkistuksia. Jos tositteet on myös lähetettävä, käytä sovittua kanavaa verkkoyhteyden aikana ja varmista toimittamisen todellinen tulos.
Paluun tai myöhemmän laskukorjauksen jälkeen tarkista, että käytät edelleen vaadittua versiota. Paikallinen kopio auttaa lukemaan oikean tositteen ilman verkkoa; sen ei pidä luoda uutta merkitsemätöntä tiedostoa, jonka alkuperä jää myöhemmin epäselväksi.