En tidligere forhåndsvisning er ikke nok
Du skal rejse og vil have en faktura eller et andet PDF-bilag ved hånden. Du har allerede åbnet filen på telefonen og regner med adgang uden dækning. Kontrollér det på forhånd: en tidligere forhåndsvisning bekræfter ikke sikkert, at hele filen er tilgængelig.
Bruger du Google Drive på Android, klargør den konkrete fil til offlineadgang og prøv derefter de samme trin, som du får brug for på rejsen.
Klargør den rigtige version af bilaget
Find og åbn den oprindelige PDF, mens du er online. Sammenlign leverandøren og bilagsnummeret med det køb, du skal drøfte. Gennemgå alle sider. Har du også et rettet bilag, så markér tydeligt, hvilken version der er originalen, og hvilken der er rettet. Kontrollér også, hvilken konto filen ligger på: privat og virksomheds-Drive kan indeholde filer med lignende navne.
Googles Android-vejledning beskriver, at du åbner Mere ved filen og vælger Gør tilgængelig offline. Klargjorte filer findes derefter under Offline i appmenuen. Navnene kan variere med grænsefladens sprog.
Vejledning til offlinebrug på Android →
Hvis valget mangler ved denne PDF, eller klargøringen ikke bliver færdig, må du ikke regne med, at det virker senere. Kontrollér konto og appmuligheder; afprøv først en anden vej til en lokal kopi efter virksomhedens procedure for dokumenter.
En test uden forbindelse siger mere end et ikon
Når filen er klar, slå wi-fi og mobildata fra. Du kan bruge flytilstand, men kontrollér, at wi-fi ikke stadig er slået til. Gå tilbage til Google Drive og åbn dokumentet fra Offline.
Gennemgå alle sider, ikke kun første forhåndsvisning. Forstør de oplysninger, du skal læse. Hvis filen ikke åbner, eller noget mangler, opdager du problemet før afrejse. Opret forbindelse igen, gør den samme fil tilgængelig offline i selve Google Drive, og gentag testen fra Offline, når klargøringen er færdig.
Én fil, der åbner korrekt, kontrollerer ikke hele mappen. Skal du bruge faktura og ordrebekræftelse, test hvert dokument for sig.
Et eksempel før afrejse
I en fiktiv situation skal du forklare to poster til bogholderen under rejsen. Klargør de relevante PDF-filer, åbn begge offline og kontrollér bilagsnumre og læsbarhed af posterne. Så ved du, hvilke dokumenter der er tilgængelige på netop den telefon.
Det bekræfter ikke, at bogholderen har modtaget filerne. Offlineåbning på din enhed og overdragelse til modtageren er forskellige kontroller. Skal du også sende bilagene, brug den aftalte kanal, mens du er online, og kontrollér det faktiske resultat af overdragelsen.
Efter hjemkomst eller en senere fakturarettelse, kontrollér, at du stadig bruger den ønskede version. Den lokale kopi skal gøre det rigtige bilag læsbart uden dækning, ikke skabe endnu en umærket fil, hvis oprindelse senere er uklar.