Minulý náhled nestačí
Chystáte se na cestu a potřebujete mít po ruce PDF faktury nebo jiného dokladu. V telefonu jste jej už jednou otevřeli, takže počítáte s tím, že bude dostupný i bez signálu. Právě to se vyplatí ověřit předem: minulý náhled není spolehlivou kontrolou dostupnosti celého souboru.
Pokud používáte aplikaci Google Drive na Androidu, připravte konkrétní soubor pro offline přístup a potom vyzkoušejte stejný postup, který budete potřebovat na cestě.
Připravte správnou verzi dokladu
Ještě s připojením najděte původní PDF a otevřete ho. Porovnejte dodavatele a číslo dokladu s nákupem, který budete potřebovat řešit. Projděte všechny stránky. Máte-li také opravený doklad, jasně označte, který je původní a který opravený. Zkontrolujte i účet, ve kterém soubor leží: osobní a firemní Drive mohou obsahovat podobně pojmenované soubory.
Google v návodu pro offline použití na Androidu uvádí tento postup: u souboru otevřete nabídku Více a zvolte Zpřístupnit offline. Připravené soubory pak hledáte v nabídce aplikace v části Offline. Názvy se mohou lišit podle jazyka rozhraní.
návodu pro offline použití na Androidu →
Pokud u konkrétního PDF potřebnou možnost nenajdete nebo příprava nedoběhne, nespoléhejte na to, že bude fungovat později. Ověřte svůj účet a dostupné možnosti aplikace; případnou jinou cestu k místní kopii si nejdřív vyzkoušejte podle postupu, který používáte pro firemní dokumenty.
Zkouška bez připojení rozhodne víc než ikona
Až je soubor připravený, vypněte Wi-Fi i mobilní data. Můžete použít režim letadlo, ale ověřte, že Wi-Fi nezůstala zapnutá. Vraťte se do Google Drive a otevřete dokument z části Offline.
Projděte všechny stránky, nejen první náhled. Přibližte údaje, které budete potřebovat přečíst. Jestli se soubor neotevře nebo některá část chybí, máte problém odhalený ještě doma. Znovu se připojte, připravte stejný soubor přímo v Google Drive pro offline přístup a po dokončení zopakujte zkoušku z části Offline.
Jeden úspěšně otevřený soubor neověří celou složku. Pokud na cestě potřebujete fakturu i potvrzení objednávky, vyzkoušejte každý potřebný dokument samostatně.
Příklad přípravy před odjezdem
Ve fiktivní situaci potřebujete účetní během cesty vysvětlit dvě položky. Připravíte příslušná PDF, obě otevřete bez připojení a ověříte čísla dokladů i čitelnost položek. Víte tak, které dokumenty máte v daném telefonu dostupné.
Tato kontrola ale neříká, že účetní soubory dostala. Offline otevření na vašem zařízení a předání příjemci jsou dvě různé kontroly. Pokud máte podklady také odeslat, udělejte to dohodnutou cestou při připojení a ověřte skutečný výsledek předání.
Po návratu nebo po dodatečné opravě faktury si ověřte, zda stále pracujete s požadovanou verzí. Místní kopie má pomoci přečíst správný doklad bez signálu; nemá vytvořit další neoznačený soubor, u kterého později nepoznáte, odkud pochází.