O previzualizare anterioară nu este suficientă
Pregătești o călătorie și vrei să ai la îndemână o factură sau alt document PDF. L-ai deschis deja pe telefon, așa că presupui că va fi disponibil fără semnal. Verifică înainte: o previzualizare anterioară nu confirmă sigur disponibilitatea întregului fișier.
Dacă folosești Google Drive pe Android, pregătește fișierul concret pentru acces offline și testează apoi aceiași pași de care vei avea nevoie în călătorie.
Pregătește versiunea corectă a documentului
Cât ești conectat la Internet, găsește și deschide PDF-ul original. Compară furnizorul și numărul documentului cu achiziția pe care trebuie să o explici. Parcurge toate paginile. Dacă ai și un document corectat, identifică clar originalul și versiunea corectată. Verifică și contul în care se află fișierul: Drive-ul personal și cel profesional pot conține fișiere cu nume similare.
Ghidul Google pentru Android indică deschiderea meniului Mai multe al fișierului și alegerea opțiunii pentru disponibilitate offline. Fișierele pregătite se găsesc apoi în Offline, în meniul aplicației. Denumirile pot varia cu limba interfeței.
Ghid de utilizare offline pe Android →
Dacă opțiunea lipsește pentru acest PDF sau pregătirea nu se finalizează, nu presupune că va funcționa ulterior. Verifică contul și opțiunile aplicației; testează întâi orice altă cale către o copie locală conform procedurii firmei pentru documente.
Testul fără conexiune spune mai mult decât o pictogramă
Când fișierul este pregătit, oprește Wi-Fi și datele mobile. Poți folosi modul avion, dar verifică dacă Wi-Fi nu a rămas activ. Revino în Google Drive și deschide documentul din Offline.
Parcurge toate paginile, nu doar prima previzualizare. Mărește datele pe care trebuie să le citești. Dacă fișierul nu se deschide sau lipsește ceva, ai descoperit problema înainte de plecare. Reconectează-te, pregătește același fișier pentru acces offline chiar în Google Drive și, după finalizare, repetă testul din Offline.
Un fișier deschis cu succes nu verifică întregul dosar. Dacă ai nevoie de factură și confirmarea comenzii, testează fiecare document separat.
Un exemplu înainte de plecare
Într-o situație fictivă, trebuie să explici contabilei două poziții în timpul călătoriei. Pregătești PDF-urile relevante, le deschizi pe ambele fără conexiune și verifici numerele documentelor și lizibilitatea pozițiilor. Știi astfel ce documente sunt disponibile pe acel telefon.
Aceasta nu confirmă că ea a primit fișierele. Deschiderea offline pe dispozitivul tău și predarea către destinatar sunt verificări diferite. Dacă trebuie să trimiți și documentele, folosește calea convenită când ești conectat și verifică rezultatul real al predării.
La întoarcere sau după corectarea facturii, verifică dacă folosești încă versiunea necesară. Copia locală trebuie să permită citirea documentului corect fără semnal, nu să creeze încă un fișier nemarcat a cărui origine devine neclară.