En tidigare förhandsvisning räcker inte
Du ska resa och behöver en faktura eller ett annat PDF-underlag till hands. Du har redan öppnat filen på telefonen och räknar med att nå den utan täckning. Kontrollera det i förväg: en tidigare förhandsvisning bekräftar inte säkert att hela filen finns tillgänglig.
Använder du Google Drive på Android, förbered den aktuella filen för offlineåtkomst och prova sedan samma steg som du behöver på resan.
Förbered rätt version av underlaget
Leta upp och öppna original-PDF:en medan du är uppkopplad. Jämför leverantören och dokumentnumret med köpet som du behöver diskutera. Gå igenom alla sidor. Har du också ett rättat dokument, märk tydligt vilken version som är originalet och vilken som är rättelsen. Kontrollera även vilket konto filen finns i: privat och företags-Drive kan innehålla filer med liknande namn.
Google beskriver för Android att du öppnar Mer vid filen och väljer Gör tillgänglig offline. Förberedda filer hittar du sedan under Offline i appmenyn. Namnen kan variera med gränssnittets språk.
Guide till offlineanvändning på Android →
Om alternativet saknas för denna PDF eller förberedelsen inte slutförs, räkna inte med att det fungerar senare. Kontrollera kontot och appens alternativ; prova först en annan väg till en lokal kopia enligt ert arbetssätt för företagsdokument.
Ett test utan uppkoppling säger mer än en ikon
När filen är klar, stäng av wifi och mobildata. Du kan använda flygplansläge, men kontrollera att wifi inte är på ändå. Gå tillbaka till Google Drive och öppna dokumentet från Offline.
Gå igenom alla sidor, inte bara första förhandsvisningen. Förstora uppgifter som du behöver läsa. Om filen inte öppnas eller något saknas upptäcker du problemet före avresan. Anslut igen, gör samma fil tillgänglig offline i själva Google Drive och upprepa sedan testet från Offline när förberedelsen är klar.
En fil som öppnas korrekt kontrollerar inte hela mappen. Behöver du faktura och orderbekräftelse, testa varje dokument separat.
Ett exempel inför avresan
I en fiktiv situation behöver du förklara två poster för redovisaren under resan. Förbered tillhörande PDF-filer, öppna båda utan uppkoppling och kontrollera dokumentnummer och läsbara poster. Då vet du vilka dokument som finns på just den telefonen.
Det bekräftar inte att redovisaren har fått filerna. Offlineöppning på din enhet och överlämning till mottagaren är två olika kontroller. Ska du även skicka underlagen, använd den överenskomna vägen när du är uppkopplad och kontrollera det faktiska överlämningsresultatet.
Efter hemkomst eller en senare fakturarättelse, kontrollera att du fortfarande använder rätt version. Den lokala kopian ska göra rätt underlag läsbart utan täckning, inte skapa ännu en omärkt fil vars ursprung senare blir oklart.