Stabilește mai întâi ce predai și prin ce canal
Întreabă contabilul ce documente sunt necesare pentru activitatea ta. Facturile primite pot fi doar o parte din listă. Verificările de mai jos te ajută să controlezi fișierele pregătite, dar nu înlocuiesc lista stabilită cu contabilul.
Stabiliți și cum trimiți documentele: prin atașamente de e-mail, într-un folder partajat sau în sistemul contabilului. Verifică dacă destinatarul poate deschide fișierele. Un set pregătit nu reprezintă o predare funcțională dacă destinatarul nu are acces la el.
Păstrează separat documentele fiecărei firme. Numele corect al firmei în subiect nu este suficient dacă atașamentele conțin o factură personală a proprietarului sau un document al altei firme. Destinatarul și conținutul trebuie să se refere la aceeași firmă.
Șase verificări înainte de trimitere
Verifică setul concret de fișiere pe care urmează să-l trimiți. Nu trebuie să transcrii fiecare document. Caută confuziile evidente și explică limpede ce predai.
Dacă nu poți confirma un punct, notează ce trebuie clarificat. Poți trimite documentele deja pregătite și poți include întrebările deschise în mesaj.
Nu numi „complet” un set pe care nu îl poți confirma
Uneori, majoritatea documentelor sunt gata, dar două încă lipsesc. Poți trimite ce ai, fără să declari setul complet. Spune contabilului ce primește și ce mai trebuie clarificat, ca să poată decide cum continuă.
De exemplu, factura de telefon poate avea date greșite despre cumpărător, iar factura hotelului poate să nu fi sosit încă. Numește ambele situații, nu scrie doar „lipsesc câteva facturi”. Precizează dacă aștepți furnizorul sau încă mai cauți documentul. Mesajul nu trebuie să sugereze că totul este gata.
Același principiu se aplică unei căutări automate. Finalizarea căutării în e-mail arată că au fost parcurse sursa și perioada selectate. Nu dovedește că există un document pentru fiecare achiziție, mai ales când unele sunt în portaluri sau pe hârtie.
Adaugă un mesaj scurt din care contabilul să poată continua
Indică firma, perioada, locul unde sunt fișierele și eventualele neclarități. Folosește modelul de mai jos pentru o predare obișnuită. În articolul despre mesajele de însoțire găsești și variante pentru completări și corecții.
Pregătește un mesaj pentru contabil
O firmă, o perioadă și o listă clară a lucrurilor nerezolvate. Completează datele și lipește mesajul în e-mailul tău.
Completează firma și perioada înainte de copiere. Adaugă atașamentele în propriul e-mail.
Mesajul rămâne în browser. HeyRup nu îl stochează și nu îl trimite.
Explică separat o factură sosită mai târziu
După trimitere, păstrează evidența documentelor predate. Dacă sosește o altă factură a doua zi, trimite-o ca o completare identificată clar. Nu retrimite toate fișierele doar ca să lași contabilul să caute singura diferență.
Dacă primești o corecție pentru un document deja trimis, indică versiunea anterioară și fișierul care o înlocuiește. Nu schimba fișierul fără să anunți: contabilul poate lucra deja cu vechea copie. Verificarea urmărește ca amândoi să înțelegeți ce s-a predat, nu doar să fie folderul ordonat.