Clarificați mai întâi ce anume lipsește
„Lipsește factura de telefon” poate însemna că nu există fișierul la contabil, că factura este emisă pentru alt cumpărător sau că privește perioada anterioară. Comparați solicitarea cu documentele deja predate înainte să căutați din nou. Uneori este suficient să indicați atașamentul corect dintr-un mesaj mai vechi.
Dacă administrați mai multe companii, indicați cumpărătorul pentru fiecare document lipsă. Același furnizor vă poate factura atât ca persoană fizică, cât și unei companii. O factură oarecare de la acel furnizor nu rezolvă problema: aveți nevoie de documentul pentru achiziția concretă și compania corectă.
Dacă un memento nu este clar, întrebați pe scurt cum contabilul a identificat documentul lipsă. Data și suma plății, numele furnizorului sau numărul comenzii sunt un punct de plecare mult mai bun decât descărcarea fiecărui fișier din ultima lună.
Alegeți ruta cea mai probabilă
Pentru un serviciu recurent, începeți din locul unde ați găsit factura precedentă. Pentru o achiziție unică, vă pot ajuta confirmarea comenzii și persoana care a făcut cumpărătura. Dacă serviciul a fost plătit în avans cu cardul, verificați secțiunea de facturare a contului de client. Plata bancară oferă un indiciu, dar nu arată neapărat de unde se obține factura.
Să presupunem că lipsește factura pentru o mașină închiriată într-o deplasare. Colegul care a plătit are confirmarea rezervării. Întrebați-l: „De la ce firmă ai închiriat mașina pe 12 august? Poți să îmi trimiți factura finală pentru acel contract?”. Dacă trimite doar rezervarea, folosiți furnizorul și numărul rezervării ca să cereți factura. Confirmarea rezervării nu dovedește că factura finală a fost deja emisă.
Stabiliți când opriți fiecare căutare. Dacă portalul afișează numai facturi mai vechi sau linkul din mesaj nu funcționează, nu repetați aceeași încercare. Notați ce ați verificat și contactați furnizorul.
Trimiteți furnizorului detaliile care identifică achiziția
„Trimiteți-mi factura” generează adesea întrebări suplimentare. Indicați numărul comenzii, data aproximativă, numele sau firma folosită la achiziție și adresa de email asociată contului de client. Nu trimiteți parola sau datele complete ale cardului.
Adaptați textul de mai jos la situația dumneavoastră. Dacă factura a fost emisă, cereți o copie. Dacă datele cumpărătorului sunt greșite, explicați separat problema și întrebați furnizorul cum le poate corecta. Nu modificați fișierul PDF original pentru a-l face să pară emis pentru altă companie.
Selectați textul, copiați-l într-un e-mail și completați detaliile între paranteze drepte.
Contabilul dumneavoastră trebuie să știe ce rezolvați deja
Nu amânați predarea celorlalte documente din cauza unei singure facturi lipsă. Dacă nu ați convenit altfel, trimiteți documentele pregătite și precizați ce mai lipsește. De exemplu: „Lipsește factura pentru închirierea auto din 12 august. Am cerut astăzi o copie furnizorului și o voi trimite separat când o primesc.”
Pentru o listă mai lungă, notați simplu ce lipsește, pe cine ați contactat și ce așteptați. Nu aveți nevoie de un sistem administrativ nou. Scopul este să nu repetați aceeași căutare și să îi puteți arăta contabilului stadiul fiecărui document.
Găsirea fișierului nu este sfârșitul
Când primiți factura, deschideți-o și comparați-o cu solicitarea inițială. Verificați cumpărătorul, achiziția și versiunea. Trimiteți-o ca o completare clară, preferabil în aceeași conversație. Contabilul trebuie să vadă că este factura lipsă, nu întregul pachet lunar retrimis.
Dacă trebuie să căutați lunar factura aceluiași furnizor, corectați cauza: adresa de livrare a facturilor, datele cumpărătorului din cont sau locul de descărcare. Găsirea unui fișier rezolvă lipsa din această lună. Notați traseul corect ca să nu repetați căutarea luna viitoare.