Najpierw dokładnie wyjaśnij, czego brakuje
„Brakuje faktury za telefon” może oznaczać, że księgowy nie ma pliku, faktura dotyczy innego nabywcy albo obejmuje poprzedni okres. Przed rozpoczęciem poszukiwań porównaj prośbę z dokumentami już przekazanymi. Czasem wystarczy wskazać właściwy załącznik we wcześniejszej wiadomości.
Jeśli prowadzisz kilka firm, przy każdym brakującym dokumencie wskaż nabywcę. Ten sam dostawca może wystawiać faktury Tobie prywatnie i firmie. Dowolna faktura od tego dostawcy nie rozwiązuje więc problemu: potrzebny jest dokument dotyczący konkretnego zakupu i właściwej firmy.
Jeżeli przypomnienie jest niejasne, krótko zapytaj, w jaki sposób księgowy zidentyfikował brakujący dokument. Data i kwota płatności, nazwa dostawcy czy numer zamówienia to znacznie lepszy punkt wyjścia niż pobieranie każdego pliku z poprzedniego miesiąca.
Wybierz najbardziej prawdopodobne miejsce poszukiwań
W przypadku usługi cyklicznej rozpocznij od miejsca, w którym znalazłeś poprzedni dokument. W przypadku jednorazowego zakupu, potwierdzenie zamówienia i osoba, która zorganizowała zakup, pomogą. W przypadku usług opłaconych kartą z góry sprawdź sekcję dotyczącą rozliczeń na koncie klienta. Płatność bankowa jest przydatną wskazówką, ale może nie ujawnić, gdzie znajduje się dokument.
Załóżmy, że brakuje faktury za samochód wynajęty w podróży służbowej. Kolega zapłacił i otrzymał potwierdzenie rezerwacji. Napisz: „W jakiej wypożyczalni wynająłeś samochód 12 sierpnia? Czy możesz przesłać końcową fakturę za ten wynajem?”. Jeśli prześle tylko rezerwację, wykorzystaj nazwę dostawcy i numer rezerwacji, by poprosić o fakturę. Potwierdzenie rezerwacji nie dowodzi, że końcowa faktura została już wystawiona.
Ustal, kiedy zakończyć każde poszukiwanie. Jeśli portal pokazuje tylko starsze dokumenty albo link w wiadomości nie działa, nie powtarzaj tej samej próby. Zanotuj, co sprawdzono, i skontaktuj się z dostawcą.
Wyślij dostawcy dane pozwalające zidentyfikować zakup
Samo „proszę przesłać fakturę” często prowadzi do kolejnych pytań. Podaj numer zamówienia, przybliżoną datę, nazwisko lub firmę wskazaną przy zakupie oraz adres email przypisany do konta klienta. Nie przesyłaj hasła ani pełnych danych karty płatniczej.
Dostosuj poniższy tekst do swojej sytuacji. Jeśli faktura została wystawiona, poproś o kopię. Jeśli błędne są dane nabywcy, wskaż to osobno i zapytaj dostawcę o sposób ich poprawienia. Nie zmieniaj samodzielnie oryginalnego pliku PDF tak, aby wyglądał na wystawiony dla innej firmy.
Wybierz tekst, skopiuj go do wiadomości e-mail i uzupełnij szczegóły w nawiasach kwadratowych.
Księgowy powinien wiedzieć, jakie działania już podejmujesz
Nie wstrzymuj przekazania pozostałych dokumentów z powodu ostatniej brakującej faktury. Jeśli nie uzgodniono inaczej, wyślij dokumenty gotowe i wskaż, czego jeszcze brakuje. Na przykład: „Brakuje faktury za wynajem samochodu z 12 sierpnia. Dzisiaj poprosiłem wypożyczalnię o kopię i prześlę ją osobno, gdy ją otrzymam”.
W przypadku dłuższej listy wystarczy prosty zapis: czego brakuje, z kim się kontaktowałeś i na co czekasz. Nie potrzebujesz nowego systemu administracyjnego. Ma to na celu uniknięcie ponownego rozpoczynania tego samego wyszukiwania i uniknięcie konieczności osobnego zadawania przez księgowego pytań o status każdej pozycji.
Znalezienie pliku to nie koniec
Gdy otrzymasz fakturę, otwórz ją i porównaj z pierwotną prośbą. Sprawdź nabywcę, zakup i wersję. Prześlij ją jako jasno opisane uzupełnienie, najlepiej w tej samej korespondencji. Księgowy powinien wiedzieć, że to brakująca faktura, a nie cały pakiet miesięczny wysłany ponownie.
Jeśli co miesiąc szukasz faktury od tego samego dostawcy, popraw przyczynę: adres doręczania faktur, dane nabywcy na koncie albo miejsce pobierania dokumentów. Znalezienie jednego pliku zamyka bieżący brak. Zapisanie właściwej drogi odbioru lub pobierania pozwoli uniknąć tej samej pracy w kolejnym miesiącu.