Podaj zarówno dokument, jak i jego kontekst
Prześlij księgowemu fakturę i napisz, kiedy ją otrzymano. Datę wystawienia znajdzie w dokumencie; Twoja wiadomość wyjaśni także, dlaczego nie było go w pierwotnym pakiecie. Ustalenie okresu księgowego lub podatkowego pozostaw księgowemu.
W przykładzie faktura wystawiona pod koniec sierpnia dociera 8 września. Dokumenty za sierpień wysłano 5 września. Księgowy potrzebuje nowej faktury i informacji, że nie było jej w pierwszym pakiecie. Nie musisz samodzielnie ustalać sposobu księgowania: wskaż datę otrzymania i zakup, którego dotyczy.
Jeśli zbliża się konkretny termin złożenia dokumentów albo okres jest już zamknięty, od razu skontaktuj się z księgowym. Zasada „spóźnione faktury zawsze należą do następnego miesiąca” mogłaby niewłaściwie uprościć Twoją sytuację.
Nowa faktura, kolejna kopia czy korekta?
Przed przesłaniem faktury porównaj ją z dokumentami już przekazanymi. Niektórzy dostawcy wysyłają tę samą fakturę ponownie. Czasem przychodzi wersja z poprawionymi danymi nabywcy lub zmieniony dokument o podobnej nazwie. Przy abonamencie ten sam dostawca i kwota mogą oznaczać nową fakturę za kolejny okres.
Sama nazwa pliku jest niewystarczająca. Sprawdź numer faktury, kupującego, datę i treść. Zachowaj połączenie pomiędzy korektą, plikiem oryginalnym i wiadomością dostawcy. Księgowy otrzymuje wówczas informację o zmianie, a nie dwa niemal identyczne, niewyjaśnione załączniki.
Jeśli nie masz pewności, opisz wątpliwość. „Dostawca wysłał nowy PDF z tym samym numerem i poprawił dane nabywcy” jest bardziej użyteczne niż ostateczne oznaczenie „duplikat”, przez które ważny dokument mógłby zostać pominięty.
Wyślij wyraźny dodatek
Zwykle najłatwiejszym sposobem jest kontynuowanie pierwotnego przekazania i oznaczenie wiadomości jako uzupełnienia. Wyślij tylko nową część, chyba że uzgodniono inaczej. Ponowne wysłanie całej paczki wymusza na księgowym identyfikację dodanego pliku.
Jeśli masz kilka firm, wskaż, której dotyczy uzupełnienie. Jeśli wysyłasz je w częściach, oznacz je na przykład „1 z 2” i „2 z 2”. Księgowa będzie wiedzieć, czy dotarły wszystkie wiadomości.
Wybierz tekst, skopiuj go do wiadomości e-mail i uzupełnij szczegóły w nawiasach kwadratowych.
Nie wymieniaj po cichu tego, czego ktoś już używa
Zastąpienie pliku w folderze udostępnionym jest łatwe, ale księgowy mógł już pobrać starszą kopię. Ogłaszaj zmiany w dokumencie i utrzymuj możliwe do prześledzenia powiązania między wersjami. Aktualna zawartość folderu nie jest pełną historią tego, co otrzymała druga strona.
Jeśli korzystasz z automatycznego przekazywania, sprawdź obsługę uzupełnień i korekt. Musisz móc ustalić, co wysłano ponownie i dlaczego. Ponowne znalezienie tego samego pliku PDF nie powinno uruchamiać kolejnej wysyłki.
Jeśli faktura za tę samą usługę regularnie przychodzi późno, sprawdź termin wystawiania i sposób otrzymywania. Przyczyną może być inny cykl rozliczeń, błędny adres kontaktowy lub konieczność pobrania dokumentu. Uzupełnienie rozwiązuje obecny problem; poznanie przyczyny ułatwia następny miesiąc.