Angiv både dokumentet og dets kontekst
Send fakturaen til bogholderen, og angiv, hvornår du modtog den. Fakturadatoen står på bilaget; din kommentar forklarer også, hvorfor det manglede i første aflevering. Lad bogholderen vurdere regnskabs- eller skatteperioden.
I eksemplet kommer en faktura udstedt i slutningen af august den 8. september. Du sendte bilagene for august den 5. september. Bogholderen skal have den nye faktura og vide, at den ikke var med i første pakke. Du behøver ikke selv afgøre bogføringen: angiv, hvornår den kom, og hvilket køb den vedrører.
Hvis en konkret indberetningsfrist eller en afsluttet periode berøres, så kontakt bogholderen direkte. En generel regel som »sene fakturaer hører altid til næste måned« kan forenkle situationen forkert.
En ny faktura, endnu en kopi eller en rettelse?
Sammenlign fakturaen med det, der allerede er afleveret, før du videresender den. Nogle leverandører sender samme faktura igen. Andre gange kommer en version med rettede køberoplysninger eller et ændret bilag med lignende navn. Ved et abonnement kan samme leverandør og beløb dække en ny faktura for næste periode.
Filnavnet er ikke nok. Kontrollér fakturanummer, køber, dato og indhold. Bevar forbindelsen mellem rettelsen, originalfilen og leverandørens besked. Bogholderen får så en forklaring på ændringen frem for to næsten ens vedhæftninger uden sammenhæng.
Beskriv, hvad du er usikker på. »Leverandøren sendte en ny PDF med samme nummer og rettede køberoplysningerne« er mere nyttigt end endeligt at mærke den »dublet«, så et vigtigt bilag kan blive overset.
Send et klart tillæg
Det enkleste er ofte at svare i tråden for første aflevering og mærke beskeden som et supplement. Send kun de nye bilag, medmindre andet er aftalt. Sender du hele pakken igen, må bogholderen selv finde den tilføjede fil.
Hvis du har flere virksomheder, så angiv, hvilken supplementet vedrører. Sender du det i dele, så mærk dem for eksempel »1 af 2« og »2 af 2«. Så kan bogholderen se, om alle beskeder er kommet frem.
Vælg teksten, kopier den til en e-mail og udfyld detaljerne i firkantede parenteser.
Udskift ikke lydløst det, nogen allerede bruger
En fil i en delt mappe er let at erstatte, men bogholderen kan allerede have hentet en ældre kopi. Giv besked om ændringer, og bevar forbindelsen mellem versionerne. Mappens nuværende indhold viser ikke hele historien om, hvad den anden part har modtaget.
Bruger du automatisk aflevering, så kontrollér, hvordan den håndterer supplementer og rettelser. Du skal kunne se, hvad der er sendt på ny og hvorfor. At den samme PDF bliver fundet igen, bør ikke i sig selv udløse endnu en afsendelse.
Kommer fakturaen for samme ydelse ofte sent, så kontrollér tidspunktet og modtagelseskanalen. Årsagen kan være en anden faktureringscyklus, forkert kontaktadresse eller behov for at hente filen. Supplementet løser problemet nu; at forstå årsagen gør næste måned lettere.