Bogholderen mangler en faktura: hvor skal du lede?

Afklar først, hvad der mangler

»Telefonfakturaen mangler« kan betyde, at bogholderen ikke har filen, at fakturaen vedrører en anden køber, eller at den dækker den foregående periode. Sammenlign efterlysningen med de bilag, du allerede har afleveret, før du søger igen. Nogle gange er det nok at henvise til den rigtige vedhæftning i en tidligere mail.

Har du flere virksomheder, så angiv køberen ved hvert manglende bilag. Samme leverandør kan fakturere både dig privat og en virksomhed. En vilkårlig faktura fra leverandøren løser derfor ikke problemet: Du skal finde bilaget for det konkrete køb og den rigtige virksomhed.

Hvis efterlysningen er uklar, så spørg bogholderen, hvordan det manglende bilag blev identificeret. Betalingsdato og beløb, leverandørnavn eller ordrenummer er et bedre udgangspunkt end at hente alle filer fra den foregående måned.

Vælg den mest sandsynlige rute

For en tilbagevendende tjeneste, start, hvor du fandt det forrige dokument. Ved et engangskøb hjælper ordrebekræftelsen og hvem der har arrangeret købet. For tjenester forudbetalt med kort, tjek kundekontoens faktureringssektion. En bankbetaling er et nyttigt fingerpeg, men afslører muligvis ikke, hvor dokumentet er.

Antag, at fakturaen for en lejebil på en forretningsrejse mangler. En kollega betalte og modtog reservationsbekræftelsen. Spørg: »Hvilket firma lejede du bilen hos den 12. august? Kan du videresende den endelige faktura for den leje?« Hvis kollegaen kun sender reservationen, brug leverandørens navn og reservationsnummer til at bede om fakturaen. Bekræftelsen viser ikke, at den endelige faktura allerede er udstedt.

Giv hver rute et fornuftigt slutpunkt. Når du opdager, at en portal kun tilbyder ældre poster, eller en besked indeholder et ødelagt link, skal du ikke blive ved med at gentage det samme forsøg. Noter hvad du har fundet og kontakt leverandøren.

Send oplysninger om købet til leverandøren

»Send mig fakturaen« fører ofte til flere spørgsmål. Angiv ordrenummer, omtrentlig dato, navnet eller virksomheden ved købet og mailadressen til kundekontoen. Send ikke adgangskoder eller fuldstændige kortoplysninger.

Tilpas teksten nedenfor til din situation. Findes fakturaen allerede, beder du om en kopi. Skal køberoplysningerne rettes, så sig det særskilt og spørg leverandøren om fremgangsmåden. Rediger ikke selv den originale PDF, så den ser ud til at være udstedt til en anden virksomhed.

Din bogholder skal vide, hvad du allerede er ved at løse

Hold ikke de andre bilag tilbage, mens du venter på den sidste manglende faktura. Medmindre andet er aftalt, aflever det, der er klart, og angiv tydeligt, hvad der stadig mangler. For eksempel: »Fakturaen for billejen den 12. august mangler. Jeg bad udlejningsfirmaet om en kopi i dag og sender den som et supplement, når den kommer.«

Mangler du flere dokumenter, er en enkel liste nok: Hvad mangler, hvem har du kontaktet, og hvad venter du på? Du behøver ikke et nyt administrationssystem. Listen skal forhindre, at du begynder den samme søgning forfra, og gøre det let for bogholderen at se status.

Arbejdet slutter ikke, når du har fundet filen

Når fakturaen kommer, åbn den og sammenlign den med den oprindelige efterlysning. Kontrollér køber, køb og version. Send den som et tydeligt supplement, gerne i samme mailtråd. Bogholderen skal kunne se, at det er den manglende faktura og ikke hele månedspakken igen.

Leder du hver måned efter samme leverandørs faktura, så ret årsagen: fakturaens leveringsadresse, køberoplysningerne på kontoen eller stedet, hvor filen hentes. Én fundet fil løser månedens problem. Notér den rigtige fremgangsmåde, så du undgår den samme søgning næste måned.