Chiarisci prima che cosa manca
«Manca la fattura del telefono» può significare che il commercialista non ha il file, che la fattura è intestata a un’altra azienda o che riguarda il periodo precedente. Prima di cercare, confronta la richiesta con i documenti già consegnati. A volte basta indicare l’allegato corretto in una vecchia email.
Se gestisci più aziende, indica l’intestatario per ogni documento mancante. Lo stesso fornitore può fatturare sia a te come privato sia a un’azienda. Una fattura qualsiasi di quel fornitore non risolve quindi il problema: serve quella relativa all’acquisto specifico e all’azienda corretta.
Se il promemoria non è chiaro, chiedi brevemente come il commercialista ha identificato il documento mancante. La data e l'importo del pagamento, il nome del fornitore o il numero dell'ordine sono un punto di partenza molto migliore rispetto al download di tutti i file del mese precedente.
Scegli il percorso più probabile
Per un servizio ricorrente, inizia da dove hai trovato il documento precedente. Per un acquisto una tantum, la conferma dell'ordine e chi ha organizzato l'acquisto aiutano. Per i servizi prepagati con carta, controlla la sezione fatturazione del conto cliente. Un pagamento bancario è un indizio utile, ma potrebbe non rivelare dove si trova il documento.
Per esempio, manca la fattura di un’auto noleggiata durante una trasferta. Un collega ha pagato e ricevuto la conferma della prenotazione. Scrivigli: «Con quale società hai noleggiato l’auto il 12 agosto? Puoi inoltrarmi la fattura finale di quel noleggio?». Se invia solo la prenotazione, usa il nome del fornitore e il numero di prenotazione per chiedere la fattura. La conferma non dimostra che la fattura finale sia già stata emessa.
Stabilisci quando interrompere ciascuna ricerca. Se il portale mostra solo documenti più vecchi o il collegamento nell’email non funziona, non ripetere lo stesso tentativo. Annota che cosa hai verificato e contatta il fornitore.
Invia al fornitore i dati che identificano l’acquisto
«Mandatemi la fattura» spesso genera altre domande. Per identificare l’acquisto, indica il numero d’ordine, la data approssimativa, il nome o l’azienda indicati al momento dell’acquisto e l’indirizzo email associato all’account cliente. Non inviare password né i dati completi della carta di pagamento.
Adatta il testo seguente alla tua situazione. Se la fattura esiste, chiedine una copia. Se occorre correggere l’intestatario, segnala il problema separatamente e chiedi al fornitore come procedere. Non modificare da solo il PDF originale per farlo apparire intestato a un’altra azienda.
Seleziona il testo, copialo in un'e-mail e inserisci i dettagli tra parentesi quadre.
Il tuo commercialista deve sapere cosa stai già risolvendo
Non trattenere gli altri documenti in attesa dell’ultima fattura mancante. Salvo diverso accordo, invia quelli pronti e indica chiaramente quale documento manca ancora. Per esempio: «Manca la fattura del noleggio auto del 12 agosto. Oggi ne ho chiesta una copia alla società di noleggio e la invierò come integrazione appena arriva».
Per un elenco più lungo è sufficiente una semplice annotazione: cosa manca, chi hai contattato e cosa stai aspettando. Non hai bisogno di un nuovo sistema amministrativo. Il suo scopo è quello di evitare di ripetere la stessa ricerca e di evitare al commercialista di chiedere separatamente lo stato di ciascuna voce.
Trovare il file non è la fine
Quando arriva la fattura, aprila e confrontala con la richiesta iniziale. Verifica l’intestatario, l’acquisto e la versione. Inviala come integrazione chiaramente identificata, possibilmente nella stessa conversazione email. Il commercialista deve poter capire che è la fattura mancante, non l’intero pacchetto mensile inviato di nuovo.
Se devi cercare ogni mese la fattura dello stesso fornitore, correggi la causa: indirizzo di consegna delle fatture, intestatario dell’account o percorso di download. Ritrovare un file risolve il problema di questo mese; annotare il percorso corretto evita di ripetere la ricerca il mese prossimo.