Selvitä ensin tarkalleen, mitä puuttuu
”Puhelinlasku puuttuu” voi tarkoittaa, ettei kirjanpitäjällä ole tiedostoa, laskussa on väärä ostaja tai lasku koskee edellistä kautta. Vertaa pyyntöä jo toimittamiisi tositteisiin ennen uutta hakua. Joskus riittää, että osoitat oikean liitteen aiemmasta sähköpostista.
Jos sinulla on useita yrityksiä, merkitse ostaja jokaisen puuttuvan tositteen kohdalle. Sama toimittaja voi laskuttaa sekä sinua yksityishenkilönä että yritystä. Mikä tahansa saman toimittajan lasku ei siis ratkaise puutetta: tarvitset oikeaa ostoa ja oikeaa yritystä koskevan laskun.
Jos muistutus on epäselvä, kysy lyhyesti, kuinka kirjanpitäjä tunnisti puuttuvan asiakirjan. Maksupäivä ja -summa, toimittajan nimi tai tilausnumero ovat paljon parempi lähtökohta kuin jokaisen tiedoston lataaminen kuluneelta kuukaudelta.
Valitse todennäköisin reitti
Aloita jatkuvan palvelun laskun etsiminen siitä paikasta, josta löysit edellisenkin. Kertaostossa auttavat tilausvahvistus ja ostoksen tehnyt henkilö. Kortilla etukäteen maksetun palvelun lasku voi löytyä asiakastilin laskutusosiosta. Pankkitapahtuma antaa hakuvihjeen, mutta ei välttämättä kerro, mistä laskun saa.
Oletetaan, että työmatkalla vuokratun auton lasku puuttuu. Työkaveri maksoi ja sai varausvahvistuksen. Kysy: ”Mistä yrityksestä vuokrasit auton 12. elokuuta? Voitko välittää kyseisen vuokrauksen lopullisen laskun?” Jos hän lähettää vain varauksen, pyydä laskua toimittajalta varausnumeron avulla. Varausvahvistus ei osoita, että lopullinen lasku olisi jo laadittu.
Anna jokaiselle reitille järkevä päätepiste. Kun huomaat, että portaali tarjoaa vain vanhempia tietueita tai viesti sisältää rikkinäisen linkin, älä toista samaa yritystä. Merkitse, mitä löysit, ja ota yhteyttä toimittajaan.
Lähetä toimittajalle oston tunnistavat tiedot
”Lähettäkää lasku” johtaa usein lisäkysymyksiin. Ilmoita tilausnumero, arvioitu päivämäärä, ostossa käytetty nimi tai yritys sekä asiakastilin sähköpostiosoite. Älä lähetä salasanaa tai maksukortin kaikkia tietoja.
Muokkaa alla oleva viesti tilanteeseesi. Jos lasku on jo olemassa, pyydä siitä kopio. Jos ostajan tiedot pitää korjata, kerro siitä erikseen ja kysy toimittajalta menettelytapaa. Älä muokkaa alkuperäistä PDF-tiedostoa itse niin, että se näyttäisi toiselle yritykselle laaditulta laskulta.
Valitse teksti, kopioi se sähköpostiin ja täytä tiedot hakasulkeisiin.
Kirjanpitäjäsi on tiedettävä, mitä olet jo ratkaisemassa
Älä jätä muita tositteita toimittamatta yhden puuttuvan laskun vuoksi. Ellei muuta ole sovittu, lähetä valmiit tositteet ja kerro selvästi, mikä vielä puuttuu. Esimerkiksi: ”Autonvuokrauksen lasku 12. elokuuta puuttuu. Pyysin tänään toimittajalta kopion ja lähetän sen täydennyksenä.”
Jos tositteita puuttuu useita, lyhyt lista riittää: mikä puuttuu, keneltä pyysit sitä ja mitä odotat. Et tarvitse uutta hallintojärjestelmää. Listan avulla et aloita samaa hakua uudestaan ja kirjanpitäjä näkee kunkin tositteen tilanteen.
Tiedoston löytäminen ei ole loppu
Kun lasku saapuu, avaa se ja vertaa alkuperäiseen pyyntöön. Tarkista ostaja, ostos ja versio. Lähetä lasku selkeänä täydennyksenä, mielellään samassa viestiketjussa. Kirjanpitäjän pitää nähdä, että kyseessä on puuttuva lasku eikä koko kuukauden aineisto uudelleen.
Jos etsit joka kuukausi saman toimittajan laskua, korjaa syy: laskujen toimitusosoite, asiakastilin ostajatiedot tai latauspaikka. Yhden tiedoston löytäminen ratkaisee tämän kuukauden puutteen. Kirjaa oikea toimitus- tai lataustapa, jotta sama haku ei toistu ensi kuussa.