Förklara först exakt vad som saknas
”Telefonfakturan saknas” kan betyda att redovisningskonsulten inte har filen, att fakturan gäller fel köpare eller att den avser föregående period. Jämför förfrågan med det du redan har lämnat innan du söker igen. Ibland räcker det att hänvisa till rätt bilaga i ett tidigare mejl.
Om du har flera företag, ange köparen för varje saknat dokument. Samma leverantör kan fakturera både dig privat och ett företag. Vilken faktura som helst från leverantören löser därför inte problemet: du behöver den som gäller det specifika köpet och rätt företag.
Om en påminnelse är otydlig, fråga kort hur redovisningskonsulten identifierade det saknade dokumentet. Betalningsdatum och belopp, leverantörsnamn eller ordernummer är en mycket bättre utgångspunkt än att ladda ner varje fil från den senaste månaden.
Välj den mest troliga vägen
För en återkommande tjänst, börja där du hittade det tidigare dokumentet. Vid ett engångsköp hjälper orderbekräftelsen och vem som ordnat köpet. För tjänster som är förbetalda med kort, kontrollera kundkontots faktureringssektion. En bankbetalning är en användbar ledtråd, men kanske inte avslöjar var dokumentet är.
Anta att fakturan för en hyrbil på en tjänsteresa saknas. En kollega betalade och fick bokningsbekräftelsen. Fråga: ”Vilket bolag hyrde du bilen av den 12 augusti? Kan du vidarebefordra slutfakturan för den hyran?” Om kollegan bara skickar bokningen, använd leverantörens namn och bokningsnumret för att begära fakturan. Bokningsbekräftelsen visar inte att slutfakturan redan har utfärdats.
Ge varje rutt en vettig slutpunkt. När du upptäcker att en portal bara erbjuder äldre poster eller ett meddelande innehåller en trasig länk, fortsätt inte att upprepa samma försök. Notera vad du hittade och kontakta leverantören.
Skicka uppgifter om köpet till leverantören
”Skicka fakturan” leder ofta till följdfrågor. Ange ordernummer, ungefärligt datum, namnet eller företaget som användes vid köpet och mejladressen som hör till kundkontot. Skicka inte lösenord eller fullständiga kortuppgifter.
Anpassa texten nedan till din situation. Om fakturan har utfärdats, be om en kopia. Om köparuppgifterna är fel, beskriv det separat och fråga leverantören hur de kan rättas. Ändra inte originalfilen i PDF-format själv för att få den att se ut som om den utfärdats till ett annat företag.
Markera texten, kopiera den till ett mejl och fyll i uppgifterna inom hakparenteser.
Din redovisningskonsult måste veta vad du redan löser
Håll inte inne de andra dokumenten medan du väntar på den sista saknade fakturan. Om ni inte har avtalat något annat, lämna det som är klart och ange tydligt vad som fortfarande saknas. Till exempel: ”Hyrbilsfakturan från den 12 augusti saknas. Jag bad uthyrningsföretaget om en kopia i dag och skickar den som komplettering när den kommer.”
Om flera dokument saknas räcker en enkel lista: vad saknas, vem har du kontaktat och vad väntar du på? Du behöver inget nytt administrationssystem. Listan hjälper dig att slippa upprepa samma sökning och gör det lätt för redovisningskonsulten att se läget.
Att hitta filen är inte slutet
När fakturan kommer, öppna den och jämför med den ursprungliga förfrågan. Kontrollera köpare, köp och version. Skicka den som ett tydligt komplement, gärna i samma mejltråd. Redovisningskonsulten ska kunna se att detta är den saknade fakturan och inte hela månadens underlag igen.
Om du letar efter samma leverantörs faktura varje månad, rätta orsaken: fakturornas leveransadress, köparuppgifterna på kontot eller platsen där filerna hämtas. En hittad fil löser månadens lucka. Anteckna rätt väg så att du slipper samma sökning nästa månad.