Avklar først nøyaktig hva som mangler
«Telefonfakturaen mangler» kan bety at regnskapsføreren ikke har filen, at fakturaen gjelder en annen kjøper, eller at den dekker forrige periode. Sammenlign forespørselen med dokumentene du allerede har levert før du søker på nytt. Noen ganger er det nok å vise til riktig vedlegg i en tidligere e-post.
Hvis du har flere selskaper, oppgi kjøperen for hvert manglende dokument. Samme leverandør kan fakturere både deg privat og et selskap. En hvilken som helst faktura fra leverandøren løser derfor ikke problemet: du trenger dokumentet for det konkrete kjøpet og riktig selskap.
Hvis en påminnelse er uklar, spør kort hvordan regnskapsføreren identifiserte det manglende dokumentet. Betalingsdato og beløp, leverandørnavn eller ordrenummer er et mye bedre utgangspunkt enn å laste ned hver fil fra den siste måneden.
Velg den mest sannsynlige ruten
For en gjentakende tjeneste, start der du fant det forrige dokumentet. For et engangskjøp hjelper ordrebekreftelsen og hvem som har ordnet kjøpet. For tjenester som er forhåndsbetalt med kort, sjekk kundekontoens faktureringsseksjon. En bankbetaling er en nyttig ledetråd, men avslører kanskje ikke hvor dokumentet er.
Anta at fakturaen for en leiebil på en jobbreise mangler. En kollega betalte og fikk bestillingsbekreftelsen. Spør: «Hvilket selskap leide du bilen fra 12. august? Kan du videresende sluttfakturaen for den leien?» Hvis kollegaen bare sender bestillingen, bruk leverandørnavnet og bestillingsnummeret til å be om fakturaen. Bekreftelsen viser ikke at sluttfakturaen allerede er utstedt.
Gi hver rute et fornuftig endepunkt. Når du oppdager at en portal bare tilbyr eldre poster eller en melding inneholder en ødelagt lenke, ikke fortsett å gjenta det samme forsøket. Legg merke til hva du fant og kontakt leverandøren.
Send opplysninger om kjøpet til leverandøren
«Send meg fakturaen» fører ofte til flere spørsmål. Oppgi bestillingsnummer, omtrentlig dato, navnet eller firmaet som ble brukt ved kjøpet, og e-postadressen til kundekontoen. Ikke send passord eller fullstendige kortopplysninger.
Tilpass teksten nedenfor til din situasjon. Hvis fakturaen er utstedt, be om en kopi. Hvis kjøperopplysningene er feil, beskriv det separat og spør leverandøren hvordan de kan rettes. Ikke endre den opprinnelige PDF-filen selv for å få den til å se ut som om den er utstedt til et annet selskap.
Velg teksten, kopier den inn i en e-post og fyll inn detaljene i hakeparenteser.
Regnskapsføreren din må vite hva du allerede løser
Ikke hold tilbake de andre dokumentene mens du venter på den siste manglende fakturaen. Med mindre noe annet er avtalt, lever det som er klart og oppgi tydelig hva som fortsatt mangler. For eksempel: «Leiebilfakturaen fra 12. august mangler. Jeg ba utleiefirmaet om en kopi i dag og sender den som et tillegg når den kommer.»
Hvis flere dokumenter mangler, holder det med en enkel liste: Hva mangler, hvem har du kontaktet, og hva venter du på? Du trenger ikke et nytt administrasjonssystem. Listen skal hindre at du starter samme søk på nytt, og gjøre det lett for regnskapsføreren å se status.
Å finne filen er ikke slutten
Når fakturaen kommer, åpne den og sammenlign den med den opprinnelige forespørselen. Kontroller kjøper, kjøp og versjon. Send den som et tydelig tillegg, gjerne i samme e-posttråd. Regnskapsføreren skal kunne se at dette er den manglende fakturaen, ikke hele månedspakken på nytt.
Hvis du stadig leter etter fakturaen fra samme leverandør, rett årsaken: fakturaadressen, kjøperopplysningene på kontoen eller stedet der filen lastes ned. Én funnet fil løser denne månedens problem. Noter riktig fremgangsmåte for å slippe samme leting neste måned.