Bilag til regnskapsføreren: sjekkliste og følgemelding

Avtal først hvilke bilag som trengs og hvordan de skal sendes

Spør regnskapsføreren hvilke bilag som trengs for virksomheten din. Innkommende fakturaer kan være bare en del av listen. Sjekklisten nedenfor hjelper deg å kontrollere de klargjorte filene, men erstatter ikke oversikten dere har avtalt.

Avtal også hvordan filene skal overleveres: som e-postvedlegg, i en delt mappe eller i regnskapsførerens system. Kontroller at mottakeren kan åpne dem. En klargjort dokumentpakke er ikke en fungerende overlevering hvis mottakeren mangler tilgang.

Hold bilagene til ulike firmaer atskilt. Riktig firmanavn i emnefeltet er ikke nok hvis vedleggene inneholder eierens private faktura eller et annet firmas dokumenter. Mottakeren og innholdet skal gjelde samme firma.

Seks sjekker før sending

Bruk disse sjekkene på den faktiske pakken du er i ferd med å overlevere. Du trenger ikke å transkribere hvert dokument manuelt på nytt. Målet er å fange opp åpenbare forvekslinger og tydelig kommunisere hva du sender.

Hvis du ikke kan bekrefte et punkt, noter hva du må avklare. Du kan sende de ferdige bilagene og ta med åpne spørsmål i meldingen.

Kryss av før sending

Avkrysningene er bare for din egen kontroll og sendes ikke noe sted. Når du åpner listen på nytt, starter du på nytt.

Dokumentene tilhører riktig firma og samsvarer med oppgitt overleveringsomfang.PDF-er og fotografier åpnes og er lesbare; viktige sider og kanter er tilstede.Jeg sender ikke åpenbare kopier som nye kjøp; rettelser er tydelig merket.Jeg har kontrollert at vedleggene ikke inneholder private dokumenter eller bilag fra et annet firma.Jeg vet hva som mangler eller trenger forklaring og nevner det i meldingen.Jeg har kontrollert mottakeren og filene som faktisk er vedlagt; hvis jeg deler en lenke, har mottakeren tilgang til den.

Ikke skjul det du ikke kan bekrefte bak "alt"

Noen ganger er nesten alle bilagene klare, men to mangler. Du kan sende det som finnes uten å kalle pakken komplett. Fortell regnskapsføreren hva som følger med og hva som gjenstår, slik at dere kan avklare veien videre.

For eksempel navngir telefonfakturaen feil kunde, og hotellet har ikke sendt regningen sin ennå. Navngi begge de spesifikke elementene i meldingen din, i stedet for bare "noen fakturaer mangler". Si også om du venter på leverandøren eller nettopp har begynt å lete. En pålitelig melding trenger ikke å late som om alt er ferdig.

Ikke glem andre kilder etter søket i e-posten. Fakturaer som bare finnes i leverandørportaler og papirkvitteringer dukker ikke opp blant PDF-ene som er funnet.

Legg til en kort melding som regnskapsføreren din kan handle på

Oppgi firma, periode, hvor filene ligger og eventuelle spørsmål. Bruk malen nedenfor til en vanlig overlevering. I artikkelen om følgemeldinger finnes også eksempler på tillegg og rettelser.

Forbered en melding til regnskapsføreren

Én bedrift, én periode og en tydelig liste over åpne punkter. Fyll inn opplysningene og lim meldingen inn i e-posten din.

Bedriftens eller næringsdrivendes navnPeriode for overleveringen

Det som fortsatt mangler (valgfritt)Merknader til regnskapsføreren (valgfritt)

Forhåndsvisning

Regnskapsbilag — [bedrift] — [periode]

Hei,

her er bilagene for [bedrift] for perioden [periode].

Bekreft gjerne mottak og gi beskjed hvis noe må suppleres.

Takk.

Fyll inn bedrift og periode før du kopierer. Legg til vedleggene i din egen e-post.

Gå gjennom de seks punktene ↑

Meldingen blir i nettleseren din. HeyRup lagrer eller sender den ikke.

En senere faktura trenger sin egen forklaring

Etter sending, hold styr på hva du overleverte. Hvis en annen faktura kommer dagen etter, send den som et merket tillegg. Det er ikke nødvendig å sende alle de samme filene på nytt og la regnskapsføreren din finne den ene forskjellen.

Hvis du får en rettelse til et dokument som allerede er sendt, vis til både den tidligere versjonen og filen som erstatter den. Ikke bytt ut filen uten å si fra: regnskapsføreren kan allerede arbeide med den gamle kopien. Kontrollen skal sikre at dere forstår samme overlevering, ikke bare at mappen ser ryddig ut.