Weet eerst wat je hebt afgesproken
Elk bedrijf heeft andere documenten nodig. Alleen ontvangen facturen zijn mogelijk niet alles wat je boekhouder nodig heeft; dat hangt af van je activiteiten en samenwerking. Vraag bij twijfel om een concrete lijst voor jouw situatie. Een algemene internetlijst mag die afspraak niet stilletjes vervangen.
Even belangrijk is de overdrachtsplek. Je boekhouder kan e-mailbijlagen, een bepaalde map of een eigen systeem verkiezen. Controleer eenmalig of de afgesproken route ook aan de andere kant werkt. Een klaargemaakt pakket is nog niet overgedragen als de ontvanger het niet kan openen.
Houd documenten van meerdere bedrijven gescheiden. De juiste bedrijfsnaam in het onderwerp is niet genoeg als je een factuur van de eigenaar of een ander bedrijf bijvoegt. De gekozen ontvanger en de werkelijke inhoud moeten bij elkaar passen.
Zes punten vóór verzending
Loop de volgende punten na voor het concrete pakket dat je wilt doorgeven. Je hoeft niet elk document opnieuw over te typen. Het gaat om duidelijke verwisselingen opmerken en helder communiceren wat je stuurt.
Kun je een punt niet bevestigen, noteer dan de concrete vraag die nog moet worden opgelost. Dit is geen extra verplichtingenlijst, maar een manier om problemen te ontdekken voordat ze per e-mail terugkomen.
Verberg wat je niet kunt bevestigen niet achter ‘alles’
Soms is het merendeel klaar, maar wacht je nog op twee documenten. Dat is geen reden het pakket compleet te noemen of alles zonder bericht uit te stellen. Je boekhouder moet weten wat er komt en wat nog wordt geregeld, zodat die kan bepalen hoe verder te gaan.
Bijvoorbeeld: de telefoonfactuur heeft de verkeerde afnemer en het hotel heeft nog geen afrekening gestuurd. Noem beide concrete posten, niet alleen ‘enkele facturen ontbreken’. Vermeld ook of je op de leverancier wacht of pas begint te zoeken. Een betrouwbaar bericht hoeft niet te doen alsof alles klaar is.
Vergeet na het zoeken in e-mail de andere bronnen niet. Facturen die alleen in een leveranciersportaal staan en papieren bonnetjes verschijnen niet tussen de gevonden PDF’s.
Voeg een kort bericht toe waarmee je boekhouder verder kan
Een onderwerp en enkele zinnen moeten je boekhouder zonder raden laten verderwerken. Verschillende varianten voor aanvullingen en correcties staan in het aparte artikel met begeleidende berichten. Voor een gewone overdracht kun je dit eenvoudige voorbeeld gebruiken.
Maak een bericht voor uw boekhouder
Eén bedrijf, één periode en een duidelijke lijst met openstaande punten. Vul de gegevens in en plak het bericht in uw e-mail.
Vul vóór het kopiëren het bedrijf en de periode in. Voeg bijlagen toe in uw eigen e-mail.
Het bericht blijft in uw browser. HeyRup slaat het niet op en verstuurt het niet.
Een latere factuur krijgt een eigen uitleg
Bewaar na verzending een overzicht van wat je hebt doorgegeven. Komt de volgende dag nog een factuur, stuur die als gemarkeerde aanvulling. Je hoeft niet alle bestanden opnieuw te sturen en je boekhouder het enige verschil te laten zoeken.
Komt een correctie van een al overgedragen document, wijs dan op de oorspronkelijke en nieuwe versie. Stil vervangen lijkt alleen aan jouw kant eenvoudig; je boekhouder kan al met de eerdere kopie werken. Het doel van controle is dat beide partijen dezelfde overdracht begrijpen, niet alleen dat jouw map er uiteindelijk netjes uitziet.