Najpierw uzgodnij zakres i sposób przekazania
Zapytaj księgową, jakich dokumentów potrzebuje w związku z Twoją działalnością. Same faktury zakupowe mogą nie wystarczyć. Poniższa lista pomaga sprawdzić przygotowane pliki, ale nie zastępuje zakresu uzgodnionego z księgową.
Uzgodnij też sposób przekazania: załączniki do e-maila, udostępniony folder albo system księgowej. Sprawdź, czy odbiorca może otworzyć pliki. Samo przygotowanie dokumentów nie oznacza, że zostały skutecznie przekazane, jeśli nie da się z nich skorzystać.
Dokumenty każdej firmy trzymaj osobno. Właściwa nazwa firmy w temacie wiadomości nie wystarczy, jeśli w załącznikach jest prywatna faktura właściciela albo dokument innej firmy. Odbiorca i zawartość muszą dotyczyć tej samej firmy.
Sześć punktów kontroli przed wysłaniem
Sprawdź konkretny zestaw plików, który chcesz przekazać. Nie trzeba ponownie przepisywać każdego dokumentu. Chodzi o zauważenie oczywistych pomyłek i jasne opisanie tego, co wysyłasz.
Jeśli nie możesz potwierdzić któregoś punktu, zapisz, co trzeba wyjaśnić. Gotowe dokumenty możesz przekazać, a otwarte pytania dopisać do wiadomości.
Nie ukrywaj tego, czego nie możesz potwierdzić, za „wszystkim”
Czasem większość dokumentów jest gotowa, ale nadal brakuje dwóch. Możesz przekazać dostępne faktury, jasno zaznaczając braki. Księgowość musi wiedzieć, co otrzymuje, a co wymaga jeszcze wyjaśnienia. Wtedy może zdecydować, jak kontynuować pracę.
Na przykład faktura za telefon zawiera błędne dane nabywcy, a hotel nie przesłał jeszcze rachunku. Wymień obie pozycje, zamiast pisać tylko „brakuje kilku faktur”. Dodaj, czy czekasz na dostawcę, czy dopiero szukasz dokumentu. Wiarygodna wiadomość nie musi sugerować, że wszystko jest gotowe.
Po wyszukiwaniu w e-mailach pamiętaj o innych źródłach. Faktury zapisane tylko w portalu dostawcy i papierowe paragony nie pojawią się wśród znalezionych plików PDF.
Dodaj krótką wiadomość, na podstawie której Twój księgowy może podjąć działania
Wystarczy podać firmę, okres, miejsce z plikami i ewentualne niejasności. Przy zwykłym przekazaniu użyj wzoru poniżej. W artykule o wiadomościach do księgowej znajdziesz też warianty dotyczące uzupełnień i poprawek.
Przygotuj wiadomość do księgowości
Jedna firma, jeden okres i jasna lista otwartych spraw. Uzupełnij dane i wklej wiadomość do swojego e-maila.
Przed kopiowaniem podaj firmę i okres. Załączniki dodaj w swoim e-mailu.
Wiadomość pozostaje w przeglądarce. HeyRup jej nie zapisuje ani nie wysyła.
Późniejsza faktura wymaga własnego wyjaśnienia
Po wysłaniu pamiętaj o tym, co przekazałeś. Jeśli następnego dnia dotrze kolejna faktura, wyślij ją jako oznaczony dodatek. Nie ma potrzeby ponownego wysyłania tych samych plików i pozostawiania księgowemu znalezienia jednej różnicy.
Jeśli otrzymasz poprawioną wersję wcześniej wysłanego dokumentu, wskaż wersję poprzednią i plik, który ją zastępuje. Nie podmieniaj pliku bez wiadomości: księgowa może już pracować na wcześniejszej kopii. Celem kontroli jest wspólne rozumienie tego, co przekazano, a nie tylko porządek w folderze.