Bepaal eerst wat er precies ontbreekt
‘Ik mis het document voor de telefoon’ kan verschillende dingen betekenen. Je boekhouder heeft helemaal geen bestand, heeft een factuur van een ander bedrijf ontvangen of heeft een document van de vorige periode. Vergelijk de opmerking met wat al is overgedragen voordat je gaat zoeken. Soms is een verwijzing naar de juiste bijlage in een eerdere e-mail voldoende.
Heb je meerdere bedrijven, noteer dan bij elke ontbrekende post ook de afnemer. Dezelfde leverancier kan jou privé en een bedrijf factureren. Een willekeurige factuur van die leverancier vinden lost het probleem dus niet automatisch op. Je hebt het document nodig dat bij de concrete aankoop en het juiste bedrijf hoort.
Is de herinnering onduidelijk, vraag je boekhouder dan kort waaraan die het ontbrekende document heeft herkend. Betaaldatum en bedrag, leveranciersnaam of bestelnummer zijn een veel beter begin dan alle bestanden van de afgelopen maand downloaden.
Kies de meest waarschijnlijke route
Begin bij een terugkerende dienst waar je het vorige document vond. Bij een eenmalige aankoop helpen de bestelbevestiging en informatie over wie de aankoop regelde. Kijk voor diensten die met een kaart zijn betaald in het facturatiegedeelte van het klantaccount. Een bankbetaling is een nuttig spoor, maar vertelt niet altijd waar het document staat.
In een voorbeeld ontbreekt de factuur voor autohuur. Een collega betaalde tijdens een zakenreis en ontving de reserveringsbevestiging. In plaats van opnieuw in je eigen mailbox te zoeken, stuur je een concrete vraag: verhuurder, reisdatum en gewenst document. Krijg je alleen de reservering terug, dan weet je dat de afrekening nog nodig is en kun je de leverancier benaderen.
Geef elke zoekroute een redelijk eindpunt. Zodra je weet dat het portaal alleen oudere documenten biedt of het bericht een niet-werkende link bevat, herhaal dan niet eindeloos dezelfde poging. Noteer wat je hebt gevonden en neem contact op met de leverancier.
Geef de leverancier gegevens waarmee die de aankoop kan vinden
‘Stuur me de factuur’ roept vaak vervolgvragen op. De leverancier moet de klant en de concrete bestelling of dienst kunnen herkennen. Een bestelnummer, globale datum, de bij de aankoop opgegeven bedrijfsnaam en het e-mailadres van het klantaccount helpen. Voeg geen wachtwoord of volledige betaalkaartgegevens toe.
Pas de volgende tekst aan je situatie aan. Bestaat de factuur al, dan vraag je om een kopie. Wil je de afnemer laten corrigeren, vermeld dat dan apart en laat de leverancier uitleggen wat mogelijk is. Pas de oorspronkelijke PDF niet zelf aan zodat die op een document voor een ander bedrijf lijkt.
Selecteer de tekst, kopieer die naar een e-mail en vul de gegevens tussen vierkante haken in.
Je boekhouder moet weten wat je al aan het regelen bent
Wacht niet met alle andere documenten op die ene ontbrekende factuur. Tenzij je iets anders afspreekt, geef je de klaargemaakte documenten door en benoem je de openstaande post uitdrukkelijk. Bijvoorbeeld: ‘De factuur voor autohuur van 12 augustus ontbreekt. Ik heb vandaag de verhuurder om een kopie gevraagd en stuur die als aanvulling.’
Bij een langere lijst is een eenvoudig overzicht genoeg: wat ontbreekt, wie heb je benaderd en waarop wacht je. Je hoeft er geen nieuw administratief systeem voor op te zetten. Het doel is dat je niet opnieuw vanaf nul naar hetzelfde document zoekt en je boekhouder niet voor elke post apart de status hoeft na te vragen.
Het bestand vinden is nog niet het einde
Open het document zodra het binnenkomt en vergelijk het met het oorspronkelijke verzoek. Controleer of het om het juiste bedrijf, de juiste aankoop en de juiste versie gaat. Stuur het daarna als duidelijke aanvulling, liefst met een verwijzing naar de eerdere communicatie. Zo hoeft je boekhouder niet te raden of dit een nieuwe post of opnieuw het hele maandpakket is.
Bij een leverancier waar je herhaaldelijk achteraan moet, loont het de oorzaak aan te pakken: het contactadres, de afnemer in het account of de downloadmethode. Eén teruggevonden document lost deze maand op. Goed ingestelde ontvangst bespaart je volgende keer dezelfde zoektocht.