Invia il documento insieme al contesto
Invia la fattura al commercialista e indica quando l’hai ricevuta. La data di emissione è sul documento; la tua nota spiega anche perché mancava nel primo invio. Lascia al commercialista la valutazione del periodo contabile o fiscale.
Nell’esempio, una fattura emessa a fine agosto arriva l’8 settembre. Hai inviato i documenti di agosto il 5 settembre. Il commercialista ha bisogno della nuova fattura e deve sapere che non era nel pacchetto iniziale. Non devi stabilire tu il trattamento contabile: indica quando è arrivata e a quale acquisto si riferisce.
Se è coinvolta una scadenza di presentazione o un periodo chiuso, contatta direttamente il tuo commercialista. Una regola universale come “le fatture tardive appartengono sempre al mese successivo” potrebbe erroneamente semplificare la vostra situazione.
Una nuova fattura, un'altra copia o una correzione?
Prima di inoltrare la fattura, confrontala con i documenti già inviati. Alcuni fornitori mandano più volte la stessa fattura. Altre volte arriva una versione con l’intestatario corretto o un documento modificato dal nome simile. Un abbonamento ricorrente può avere lo stesso fornitore e importo, ma una nuova fattura per un altro periodo.
Il solo nome del file non è sufficiente. Controlla il numero della fattura, l'acquirente, la data e il contenuto. Conserva la connessione tra una correzione, un file originale e un messaggio del fornitore. Il contabile riceve quindi informazioni su una modifica anziché su due allegati inspiegabili quasi identici.
Se hai dubbi, descrivili. «Il fornitore ha inviato un nuovo PDF con lo stesso numero e ha corretto l’intestatario» è più utile di dichiararlo definitivamente «duplicato», rischiando di scartare un documento importante.
Invia un supplemento chiaro
Di solito è più semplice rispondere nella conversazione del primo invio e indicare che si tratta di un’integrazione. Invia soltanto i nuovi documenti, salvo diverso accordo. Reinviare l’intero pacchetto significa che il commercialista deve individuare da solo il file aggiunto.
Se hai più aziende, indica a quale si riferisce l’integrazione. Se la invii in più parti, contrassegnale ad esempio con «1 di 2» e «2 di 2». Il commercialista potrà così verificare di aver ricevuto tutti i messaggi.
Seleziona il testo, copialo in un'e-mail e inserisci i dettagli tra parentesi quadre.
Non sostituire silenziosamente ciò che qualcuno sta già utilizzando
Sostituire un file in una cartella condivisa è semplice, ma il commercialista potrebbe aver già scaricato una copia precedente. Annuncia le modifiche al documento e mantieni una relazione tracciabile tra le versioni. Il contenuto corrente della cartella non rappresenta una cronologia completa di ciò che ha ricevuto l'altra parte.
Se usi l’invio automatico, verifica come gestisce integrazioni e correzioni. Devi poter distinguere che cosa è stato inviato di nuovo e perché. Ritrovare lo stesso PDF non dovrebbe provocare un altro invio.
Se le fatture dello stesso servizio arrivano spesso in ritardo, verifica le tempistiche o il canale di ricezione. Il fornitore potrebbe fatturare in un momento diverso, usare un indirizzo errato o richiedere il download. L’integrazione risolve il problema attuale; capirne la causa facilita il mese successivo.