Předejte dokument i souvislost

Účetní pošlete fakturu a napište, kdy vám dorazila. Datum vystavení najde na dokladu; z vaší zprávy navíc pozná, proč nebyl v původních podkladech. Zařazení do účetního či daňového období nechte na ní.

V modelové situaci dorazí 8. září faktura vystavená na konci srpna. Srpnové podklady jste poslali 5. září. Účetní potřebuje dostat nový dokument a vědět, že v původním balíčku nebyl. Nemusíte sami určovat, kam ho má zařadit. Stačí pravdivě popsat, kdy přišel a ke kterému nákupu patří.

Pokud už řešíte konkrétní termín podání nebo uzavřené období, napište účetní rovnou. Univerzální pravidlo typu „pozdní faktury patří vždy do dalšího měsíce“ by mohlo vaši situaci zjednodušit nesprávným způsobem.

Je to nová faktura, další kopie, nebo oprava?

Než dokument přepošlete, porovnejte ho s tím, co už bylo předáno. Někteří dodavatelé pošlou stejnou fakturu opakovaně. Jindy dorazí opravený odběratel nebo změněný dokument s podobným názvem. A pravidelné předplatné může mít stejného dodavatele i částku, ale být novým dokladem za další období.

Samotný název souboru nestačí. Podívejte se na číslo faktury, odběratele, datum a obsah. U opravené verze zachovejte vztah k původnímu souboru a zprávě dodavatele. Účetní tak dostane informaci o změně, nikoli dvojici téměř stejných příloh bez vysvětlení.

Když si nejste jistí, popište právě tuto nejistotu. „Dodavatel poslal nové PDF se stejným číslem, změnil odběratele“ je použitelnější než vlastní definitivní označení „duplicita“, kvůli kterému by mohl důležitý dokument zmizet.

Pošlete zřetelný dodatek

Nejjednodušší bývá navázat na původní předání a označit zprávu jako dodatek. Posílejte jen novou část, pokud se s účetní nedomluvíte jinak. Opětovné rozeslání celého balíčku ji nutí hledat, který soubor přibyl.

Pokud máte více firem, uveďte, které se dodatek týká. Posíláte-li ho po částech, označte je například „1 ze 2“ a „2 ze 2“. Účetní tak pozná, zda dorazily všechny zprávy.

Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.

Nevyměňujte potichu to, s čím už někdo pracuje

Ve sdílené složce se soubor dá nahradit snadno. Problém je, že účetní už mohla stáhnout starší kopii. Pokud se změní dokument, oznamte změnu a zachovejte dohledatelný vztah mezi verzemi. Samotný aktuální obsah složky není kompletní historií toho, co druhá strana převzala.

Používáte-li automatické předávání, zkontrolujte, jak zachází s dodatky a opravami. Potřebujete poznat, co se nově odeslalo a proč; opakované nalezení stejného PDF by nemělo spouštět další zásilku.

Pokud se pozdní příchod opakuje u stejné služby, upravte očekávání nebo doručování. Může jít o jiný termín vyúčtování, špatnou kontaktní adresu či nutnost dokument stáhnout. Jednorázový dodatek vyřeší aktuální problém; pochopení příčiny zjednoduší další měsíc.