Stejná kopie se poznává jinak než podobný doklad
Nejjednodušší případ je totožné PDF v původním e-mailu a v přeposlané zprávě. Obsah se nezměnil, přibyla pouze další cesta do vaší složky. Takovou kopii obvykle nechcete účetní předkládat jako nový doklad. Přesto může být užitečné vědět, odkud se vzala a že už předání proběhlo.
Složitější je dokument, který vypadá podobně. Stejný dodavatel, částka a název souboru se běžně opakují u předplatného. Faktura za srpen a faktura za září nejsou kopie jen proto, že služba stojí každý měsíc stejně. Stejně tak číslo „2026-001“ může použít několik nezávislých dodavatelů.
Porovnejte dodavatele, odběratele, číslo faktury a nákup, kterého se týká. Když si ani potom nejste jistí, ponechte oba soubory a zeptejte se. Příliš rychlým smazáním byste mohli přijít o správný doklad.
Tři dvojice, u kterých je výsledek jiný
První dvojice: stáhnete PDF z původní zprávy a později z jejího přeposlání. Dokumenty mají stejný obsah. Při přípravě balíčku vám stačí jedna kopie a informace, že už byla předána.
Druhá dvojice: dodavatel původně uvedl vaše jméno, potom na žádost opravil odběratele na společnost. Soubor má podobný název a stejnou částku, ale obsah se podstatně změnil. Novou verzi nelze bez dalšího zahodit jako duplicitu. Účetní potřebuje vědět, kterou verzi dostala dřív a co dodavatel opravil.
Třetí dvojice: dvě faktury za stejné předplatné se liší obdobím a identifikací dokladu. Jde o dva samostatné nákupy, i když je částka stejná. U automatického porovnávání je právě taková dvojice dobrou zkouškou: zjednodušení podle dodavatele a ceny by vytvořilo falešnou duplicitu.
Vyřadit kopii z předání není totéž jako smazat historii
Při úklidu rozlišujte obsah balíčku pro účetní a vlastní evidenci původu. Z balíčku můžete odstranit zjevnou nadbytečnou kopii, aniž byste museli hned mazat původní e-mail. U nejisté dvojice zachovejte obě verze a přidejte krátké vysvětlení.
Například jste fakturu dodavatele Studio č. 2026-347 předali 4. i 8. září. Až porovnáním ověříte, že jde o totožný obsah, napište: „Faktura Studio 2026-347 je v obou předáních stejná kopie. Druhé odeslání není další nákup. Prosím zkontrolujte, zda ji už evidujete.“ Původní zprávy si ponechte. Pokud druhé PDF mění odběratele nebo období, takovou zprávu neposílejte: popište rozdíl a předejte obě verze k rozhodnutí.
U opravy dokument nepřepisujte ručně. Zachovejte verzi dodavatele a případně jeho zprávu o změně. Když není zřejmé, zda jde o opravenou kopii nebo nový opravný doklad, požádejte účetní či dodavatele o objasnění.
Odstraňte důvod, proč se stejné PDF vrací
Opakované kopie často nevznikají chybou člověka, ale překrývajícími se cestami. Faktura přijde do dvou schránek, kolega ji pro jistotu pošle ještě jednou a někdo ji zároveň stáhne z portálu. Nejdřív zjistěte, který zdroj má být běžný a které předání je jen záloha.
U automatického sběru ověřte, co se stane při druhém nalezení stejného PDF. Měli byste poznat známou kopii a dohledat její předání. Nástroj nemá vydávat další nalezení za nový nákup. Oprava rozpoznaných údajů má zůstat dohledatelná; změněný odběratel nebo období potřebují rozhodnutí, nikoli automatické zahození.
Dva podobné soubory se čas od času objeví i v dobře vedené složce. Důležité je poznat, zda jde o kopii, opravu, nebo další nákup, a tuto informaci si uchovat pro příští předání.