Rovnaká kópia sa spoznáva inak než podobný doklad
Najjednoduchší prípad je totožné PDF v pôvodnom e-maile a v preposlanej správe. Obsah sa nezmenil, pribudla iba ďalšia cesta do vášho priečinka. Takúto kópiu zvyčajne nechcete účtovníčke predkladať ako nový doklad. Napriek tomu môže byť užitočné vedieť, odkiaľ sa vzala a že už odovzdanie prebehlo.
Zložitejší je dokument, ktorý vyzerá podobne. Rovnaký dodávateľ, suma a názov súboru sa bežne opakujú pri predplatnom. Faktúra za august a faktúra za september nie sú kópie iba preto, že služba stojí každý mesiac rovnako. Rovnako môže číslo „2026-001“ použiť niekoľko nezávislých dodávateľov.
Pri porovnávaní preto sledujte viac údajov spoločne: kto faktúru vystavil, komu, aké má číslo a na čo sa vzťahuje. Ak chýba dosť informácií, je bezpečnejšie dvojicu ponechať na rozhodnutie než nechať systém alebo vlastnú skratku jeden dokument potichu zahodiť.
Tri dvojice, pri ktorých je výsledok iný
Prvá dvojica: stiahnete PDF z pôvodnej správy a neskôr z jej preposlania. Dokumenty majú rovnaký obsah. Pri príprave balíka vám stačí jedna kópia a informácia, že už bola odovzdaná.
Druhá dvojica: dodávateľ pôvodne uviedol vaše meno, potom na žiadosť opravil odberateľa na spoločnosť. Súbor má podobný názov a rovnakú sumu, ale obsah sa podstatne zmenil. Novú verziu nemožno bez ďalšieho zahodiť ako duplicitu. Účtovníčka potrebuje vedieť, ktorú verziu dostala skôr a čo dodávateľ opravil.
Tretia dvojica: dve faktúry za rovnaké predplatné sa líšia obdobím a identifikáciou dokladu. Ide o dva samostatné nákupy, aj keď je suma rovnaká. Pri automatickom porovnávaní je práve takáto dvojica dobrou skúškou: zjednodušenie podľa dodávateľa a ceny by vytvorilo falošnú duplicitu.
Vyradiť kópiu z odovzdania nie je to isté ako vymazať históriu
Pri upratovaní rozlišujte obsah balíka pre účtovníčku a vlastnú evidenciu pôvodu. Z balíka môžete odstrániť zjavnú nadbytočnú kópiu bez toho, aby ste museli hneď mazať pôvodný e-mail. Pri neistej dvojici zachovajte obe verzie a pridajte krátke vysvetlenie.
Napríklad ste faktúru dodávateľa Studio č. 2026-347 odovzdali 4. aj 8. septembra. Keď porovnaním overíte totožný obsah, napíšte: „Faktúra Studio 2026-347 je v oboch odovzdaniach rovnaká kópia. Druhé odoslanie nie je ďalší nákup. Prosím skontrolujte, či ju už evidujete.“ Pôvodné správy si ponechajte. Ak druhé PDF mení odberateľa alebo obdobie, takúto správu neposielajte: opíšte rozdiel a odovzdajte obe verzie na rozhodnutie.
Pri oprave dokument neprepisujte ručne. Zachovajte verziu dodávateľa a prípadne jeho správu o zmene. Keď nie je zrejmé, či ide o opravenú kópiu alebo nový opravný doklad, požiadajte účtovníčku či dodávateľa o objasnenie.
Odstráňte dôvod, prečo sa rovnaké PDF vracia
Opakované kópie často nevznikajú chybou človeka, ale prekrývajúcimi sa cestami. Faktúra príde do dvoch schránok, kolega ju pre istotu pošle ešte raz a niekto ju zároveň stiahne z portálu. Najprv zistite, ktorý zdroj má byť bežný a ktoré odovzdanie je iba záloha.
Pri automatickom zbere overte, čo sa stane pri druhom nájdení rovnakého PDF. Mali by ste spoznať známu kópiu a dohľadať jej odovzdanie. Nástroj nemá ďalšie nájdenie vydávať za nový nákup. Oprava rozpoznaných údajov má zostať dohľadateľná; zmenený odberateľ alebo obdobie potrebujú rozhodnutie, nie automatické zahodenie.
Najlepší systém nie je ten, v ktorom už nikdy neuvidíte dva podobné súbory. Je to taký, v ktorom spoznáte ich vzťah a pri ďalšom odovzdávaní nemusíte začínať od nuly.