Furnizați atât documentul, cât și contextul acestuia
O factură poate avea mai multe date, iar dumneavoastră știți și când a sosit. Nu le reduceți la o etichetă proprie precum „August”, fără explicații. Eticheta ajută la organizarea trimiterii; tratamentul contabil sau fiscal este stabilit de contabil în funcție de situație.
În exemplu, o factură emisă la sfârșitul lui august sosește pe 8 septembrie. Ați trimis documentele pentru august pe 5 septembrie. Contabilul are nevoie de noua factură și de informația că nu era în pachetul inițial. Nu trebuie să decideți singuri înregistrarea contabilă: indicați când a sosit și ce achiziție privește.
Dacă situația privește un termen concret de depunere sau o perioadă deja închisă, contactați direct contabilul. O regulă generală precum „facturile întârziate aparțin întotdeauna lunii următoare” ar putea simplifica greșit situația.
O nouă factură, o altă copie sau o corectare?
Înainte să trimiteți factura, comparați-o cu documentele deja predate. Unii furnizori trimit aceeași factură din nou. Alteori primiți o versiune cu datele cumpărătorului corectate sau un document modificat cu un nume asemănător. La un abonament, același furnizor și aceeași sumă pot privi o factură nouă pentru altă perioadă.
Numele fișierului este insuficient. Verificați numărul facturii, cumpărătorul, data și conținutul. Păstrați legătura dintre o corecție, fișierul original și mesajul furnizorului. Contabilul primește apoi informații despre o schimbare, mai degrabă decât două atașamente inexplicabile aproape identice.
Explicați ce anume nu este sigur. „Furnizorul a trimis un PDF nou cu același număr și a corectat datele cumpărătorului” este mai util decât eticheta definitivă „duplicat”, din cauza căreia un document important ar putea fi omis.
Trimiteți o completare clar identificată
De regulă, este mai simplu să răspundeți în conversația primei predări și să marcați mesajul drept completare. Trimiteți numai documentele noi, dacă nu ați convenit altfel. Retrimiterea întregului pachet obligă contabilul să găsească singur fișierul adăugat.
Dacă aveți mai multe firme, precizați la care se referă completarea. Dacă o trimiteți în mai multe părți, marcați-le, de exemplu, „1 din 2” și „2 din 2”. Astfel, contabilul va ști dacă au sosit toate mesajele.
Selectați textul, copiați-l într-un e-mail și completați detaliile între paranteze drepte.
Nu înlocuiți în tăcere ceea ce cineva folosește deja
Înlocuirea unui fișier într-un folder partajat este ușoară, dar este posibil ca contabilul să fi descărcat deja o copie mai veche. Anunțați modificările documentului și păstrați o relație de urmărire între versiuni. Conținutul curent al folderului nu reprezintă un istoric complet al ceea ce a primit cealaltă parte.
Dacă utilizați predarea automată, verificați cum tratează completările și corecțiile. Trebuie să puteți identifica ce s-a trimis din nou și de ce. Găsirea repetată a aceluiași PDF nu ar trebui, prin ea însăși, să declanșeze altă trimitere.
Dacă factura pentru același serviciu sosește frecvent târziu, verificați momentul și modul de primire. Cauza poate fi un alt ciclu de facturare, o adresă greșită sau necesitatea de a descărca documentul. Completarea rezolvă problema actuală; înțelegerea cauzei ușurează luna următoare.