De factuur staat nog op het oude bedrijf. Wat controleer je na een gegevenswijziging?

Het account aanpassen en een factuur corrigeren zijn twee taken

Een abonnement stond op naam van bedrijf Alfa. In dit fictieve voorbeeld wijzig je het factureringsprofiel naar Beta en download je een factuur voor de vorige periode. Het document noemt nog Alfa. De nieuwe profielgegevens bevestigen dat je de wijziging hebt opgeslagen; ze zeggen niet of ook een oudere factuur kan worden aangepast.

Houd daarom twee controles apart. In de instellingen controleer je gegevens voor toekomstige documenten. Bij een bestaande factuur vraag je of en hoe de leverancier dat specifieke document kan behandelen. Een bevestigde profielwijziging is geen bevestigde factuurcorrectie.

• Voor toekomstige facturen: controleer het juiste account of de juiste werkruimte, de opgeslagen gegevens en de wijzigingsdatum. Controleer de gegevens vervolgens op het eerstvolgende uitgereikte document.
• Voor het uitgereikte document: noteer factuurnummer en uitgiftedatum, benoem de verkeerde gegevens en zoek de procedure van de leverancier voor dat documenttype.

Bron bij dit onderdeel: OpenAI: factuurgegevens en belastingidentificaties bijwerken · Google-betalingscentrum: een factuurwijziging aanvragen

Een typefout, een nieuw adres of een ander bedrijf?

Vraag niet alleen om ‘de gegevens te corrigeren’. Een typefout in de naam van hetzelfde bedrijf, een nieuw adres en een andere onderneming als klant zijn verschillende situaties. Geef aan welke van toepassing is en zet de huidige en gewenste gegevens naast elkaar.

Bij een wijziging van Alfa naar Beta benoem je expliciet dat de klant verandert. Presenteer dit niet als een typefout. Dat een naam of adres kan worden gecorrigeerd, bewijst niet dat een uitgereikte factuur op een ander bedrijf kan worden gezet. Vraag welke oplossing in jouw geval mogelijk is.

Controleer ook bij welk account het document hoort. Bij meerdere abonnementen kan het nieuwe profiel in een andere werkruimte zijn opgeslagen. Vermeld de dienst en de identificatie van het betreffende account of de werkruimte. Stuur geen wachtwoorden of toegangsgegevens mee.

Bron bij dit onderdeel: OpenAI: factuurgegevens en belastingidentificaties bijwerken · Google-betalingscentrum: een factuurwijziging aanvragen

Een bericht waarin de leverancier ziet wat je nodig hebt

Bij een gewone leverancier kun je met dit verzoek beginnen. Controleer voor OpenAI en Google eerst de betreffende procedure in de volgende delen; de beschikbare oplossing hangt af van het account en het documenttype.

Vul alleen gegevens in die relevant zijn voor jouw situatie. Vermeld bij meerdere documenten de nummers en datums afzonderlijk. Controleer vóór verzending of het bericht de werkelijke wijziging beschrijft, vooral wanneer je een andere klant vraagt.

Voeg het originele document toe als de leverancier dat nodig heeft. Bewaar het antwoord en de verzoekreferentie bij de factuur. Houd het verzoek open totdat de leverancier de uitkomst bevestigt of het betreffende document uitreikt.

Verzoek en overdrachtsnotitie voor de boekhouder downloaden (.txt)

Bron bij dit onderdeel: OpenAI: factuurgegevens en belastingidentificaties bijwerken · Google-betalingscentrum: een factuurwijziging aanvragen

OpenAI: bespreek een oudere factuur apart met support

Volgens de documentatie van OpenAI gelden gewijzigde factuurgegevens voor toekomstige facturen. Neem voor een eerder uitgereikte factuur contact op met support, vermeld het factuurnummer en vraag om beoordeling of eventuele heruitgifte. Een nieuw profiel overschrijft het oudere document niet achteraf.

Gebruik de hulp voor jouw accounttype. Bij ChatGPT Business zijn de rechten van de werkruimte-eigenaar relevant; bij de API de factureringsrechten van de organisatie. Pas dit niet automatisch toe op een aankoop via een appwinkel. Een supportverzoek garandeert geen correctie.

De details staan in het OpenAI-hulpartikel ‘factuurgegevens en belastingidentificaties bijwerken’, bij de bronnen onder dit artikel.

Bron bij dit onderdeel: OpenAI: factuurgegevens en belastingidentificaties bijwerken

Google: bepaal eerst het document en de betaalinstellingen

Bij Google-documenten is de naam van de dienst niet voldoende. Bepaal vóór het kiezen van een procedure het factureringsland, de betaalinstellingen, het specifieke betalingsprofiel, het documenttype en de betaalstatus. De taal van je account of dit artikel bepaalt het factureringsland niet.

Google Ads-hulp maakt onderscheid naar betaalinstellingen en land. Het onderdeel over overzichten zegt dat uitgereikte overzichten niet kunnen worden gewijzigd en dat nieuwe gegevens op toekomstige overzichten verschijnen. Die regel voor overzichten is geen algemeen antwoord voor alle belastingfacturen.

De hulp van het Google-betalingscentrum beschrijft wijzigingsverzoeken binnen het betreffende betalingsprofiel met facturering. Daarvoor zijn beheerdersrechten in het profiel nodig. De bezwaarprocedure geldt voor daarvoor in aanmerking komende openstaande facturen die onbetaald of gedeeltelijk betaald zijn. Volledig betaalde facturen kunnen via die procedure niet worden betwist. De documentatie onderscheidt ook correcte accountgegevens met een fout alleen op de factuur van fouten op beide plaatsen.

Kies de hulp voor jouw betalingsprofiel en documenttype. Een document opnieuw genereren na wijziging van het bezorgadres bevestigt niet dat de klant kan worden gewijzigd. Valt jouw situatie buiten de beschreven procedure, leg die dan aan support voor. Hetzelfde formulier behandelt mogelijk niet iedere Google-factuur.

Bron bij dit onderdeel: Google Ads: contactgegevens voor facturering wijzigen · Google Ads: facturen, overzichten en documenten per betaalinstelling · Google-betalingscentrum: een factuurwijziging aanvragen

Geef de boekhouder het document én de verzoekstatus

Bewerk de originele PDF niet om deze op een gecorrigeerd document van de leverancier te laten lijken. Bewaar het oorspronkelijke bestand, het antwoord van support en een eventueel nieuw document. Noteer bij het nieuwe document welke originele factuur het volgens de leverancier vervangt.

Vat de status samen in een korte notitie. Fictief voorbeeld: ‘Abonnementsfactuur INV-104 noemt bedrijf Alfa. We hebben beoordeling van een klantwijziging naar Beta gevraagd. Profiel aangepast op 28 september; verzoek verzonden op 1 oktober, referentie T-27. Uitkomst nog niet bevestigd. Originele PDF bijgevoegd.’ Namen, nummers en datums zijn verzonnen.

Werk de notitie bij na het antwoord: de leverancier heeft een vervangend document uitgereikt, het verzoek afgewezen of meer informatie gevraagd. Markeer een verzonden verzoek niet als een afgeronde correctie. Zo krijgt de boekhouder het origineel en een duidelijke uitleg van openstaande punten; stem de boekhoudkundige en fiscale beoordeling apart af.

Ga ten slotte terug naar de andere taak: controleer de nieuwe gegevens op het volgende uitgereikte document. Daarmee rond je de controle van toekomstige instellingen af zonder het openstaande verzoek over de oudere factuur uit het oog te verliezen.