Fakturaen står fortsatt på det gamle selskapet. Hva bør du sjekke etter en endring?

Å oppdatere kontoen og rette en faktura er to oppgaver

Et abonnement var registrert på selskapet Alfa. I dette tenkte eksemplet endrer du faktureringsprofilen til Beta og laster ned en faktura for forrige periode. Den viser fortsatt Alfa. De nye profilopplysningene bekrefter at endringen er lagret, men sier ikke om en eldre faktura også kan endres.

Hold derfor to kontroller atskilt. I innstillingene sjekker du opplysningene for fremtidige dokumenter. For en eksisterende faktura undersøker du om og hvordan leverandøren kan behandle akkurat dette dokumentet. En bekreftet profilendring er ikke en bekreftet fakturaretting.

• For fremtidige fakturaer: sjekk riktig konto eller arbeidsområde, lagrede fakturaopplysninger og endringsdato. Kontroller opplysningene direkte på neste utstedte dokument.
• For det utstedte dokumentet: noter fakturanummer og dato, identifiser feil opplysninger og finn leverandørens fremgangsmåte for dokumenttypen.

Kilde for denne delen: OpenAI: oppdatere fakturaopplysninger og skatteidentifikatorer · Googles betalingssenter: be om endring av en faktura

Skrivefeil, ny adresse eller et annet selskap?

Ikke skriv bare «vennligst rett opplysningene». En skrivefeil i navnet på samme selskap, en ny adresse og en annen virksomhet som kunde er ulike situasjoner. Oppgi hvilken som gjelder, og sett nåværende og ønskede opplysninger ved siden av hverandre.

Når Alfa skal endres til Beta, må du uttrykkelig beskrive det som et kundebytte. Ikke fremstill det som en skrivefeil. Muligheten til å rette navn eller adresse bekrefter ikke at en utstedt faktura kan overføres til et annet selskap. Spør hvilken løsning som er mulig i ditt tilfelle.

Sjekk også hvilken konto dokumentet tilhører. Med flere abonnementer kan den nye profilen være lagret i et annet arbeidsområde. Ta med tjenesten og identifikasjonen til den aktuelle kontoen eller arbeidsområdet. Ikke send passord eller innloggingsopplysninger.

Kilde for denne delen: OpenAI: oppdatere fakturaopplysninger og skatteidentifikatorer · Googles betalingssenter: be om endring av en faktura

En melding som gjør det klart hva du ber om

For en vanlig leverandør kan du begynne med denne forespørselen. For OpenAI og Google må du først sjekke riktig fremgangsmåte i de neste delene; løsningen som er tilgjengelig, avhenger av kontoen og dokumenttypen.

Fyll bare inn opplysninger som er relevante for saken. Hvis flere dokumenter er berørt, oppgi nummer og dato for hvert av dem. Før du sender, sjekk at meldingen beskriver den faktiske endringen, særlig ved et kundebytte.

Legg ved originalen hvis leverandøren trenger den for å behandle saken. Lagre svaret og saksreferansen sammen med fakturaen. Hold forespørselen åpen til leverandøren bekrefter resultatet eller utsteder det aktuelle dokumentet.

Last ned forespørselen og notatet til regnskapsfører (.txt)

Kilde for denne delen: OpenAI: oppdatere fakturaopplysninger og skatteidentifikatorer · Googles betalingssenter: be om endring av en faktura

OpenAI: ta eldre fakturaer opp med brukerstøtten separat

Ifølge OpenAIs dokumentasjon gjelder endringer i fakturaopplysninger for fremtidige fakturaer. For en tidligere utstedt faktura kontakter du brukerstøtten med fakturanummeret og ber om vurdering eller eventuell ny utstedelse. En lagret profil skriver ikke om det eldre dokumentet i ettertid.

Bruk hjelpen for din kontotype. For ChatGPT Business er eierens rettigheter i arbeidsområdet relevante; for API gjelder organisasjonens faktureringsrettigheter. Ikke overfør fremgangsmåten automatisk til et kjøp gjennom en appbutikk. En forespørsel til brukerstøtten garanterer ikke retting.

Detaljene står i OpenAIs hjelpeartikkel «oppdatere fakturaopplysninger og skatteidentifikatorer», oppført blant kildene nedenfor.

Kilde for denne delen: OpenAI: oppdatere fakturaopplysninger og skatteidentifikatorer

Google: identifiser først dokumentet og betalingsoppsettet

For Google-dokumenter er ikke navnet på tjenesten nok. Før du velger fremgangsmåte, må du finne faktureringsland, betalingsoppsett, den aktuelle betalingsprofilen, dokumenttype og betalingsstatus. Språket i kontoen eller denne artikkelen bestemmer ikke faktureringslandet.

Google Ads-hjelpen skiller mellom fremgangsmåter etter betalingsoppsett og land. Avsnittet om kontoutskrifter sier at utstedte utskrifter ikke kan endres, og at nye opplysninger kommer med på fremtidige utskrifter. Denne regelen for utskrifter gir ikke et generelt svar for alle avgiftsfakturaer.

Hjelpen for Googles betalingssenter beskriver endringsforespørsler i den aktuelle betalingsprofilen med fakturering. Det krever administratorrettigheter i profilen. Prosedyren for å bestride gjelder kvalifiserte åpne fakturaer som er ubetalte eller delvis betalte. Fullt betalte fakturaer kan ikke bestrides på denne måten. Dokumentasjonen skiller også mellom riktige kontoopplysninger med feil bare på fakturaen, og feil begge steder.

Velg hjelpen for din betalingsprofil og dokumenttype. Ny generering av et dokument etter endret leveringsadresse bekrefter ikke at kunden kan byttes. Beskriv saken for brukerstøtten hvis den faller utenfor fremgangsmåten. Samme skjema behandler ikke nødvendigvis alle Google-fakturaer.

Kilde for denne delen: Google Ads: endre kontaktopplysninger for fakturering · Google Ads: fakturaer, kontoutskrifter og dokumenter etter betalingsoppsett · Googles betalingssenter: be om endring av en faktura

Gi regnskapsføreren både dokumentet og statusen

Ikke endre den opprinnelige PDF-en slik at den ser ut som et rettet dokument fra leverandøren. Behold originalfilen, svaret fra brukerstøtten og eventuelle nye dokumenter. Noter hvilken opprinnelig faktura det nye dokumentet erstatter ifølge leverandøren.

Oppsummer statusen i et kort notat. Tenkt eksempel: «Abonnementsfaktura INV-104 viser selskapet Alfa. Vi har bedt om vurdering av kundebytte til Beta. Profil oppdatert 28. september; forespørsel sendt 1. oktober, referanse T-27. Resultatet er ennå ikke bekreftet. Opprinnelig PDF vedlagt.» Navn, numre og datoer er oppdiktet.

Oppdater notatet etter svaret: leverandøren har utstedt et erstatningsdokument, avslått forespørselen eller bedt om flere opplysninger. Ikke merk en sendt forespørsel som en ferdig retting. Regnskapsføreren får da originalen og en tydelig forklaring på det som gjenstår; avtal den regnskaps- og skattemessige vurderingen separat.

Gå til slutt tilbake til den andre oppgaven: kontroller de nye opplysningene direkte på neste utstedte dokument. Da avslutter du kontrollen av fremtidige innstillinger uten å miste oversikten over den åpne saken om den eldre fakturaen.