Tilin päivittäminen ja laskun korjaaminen ovat kaksi tehtävää
Palvelutilaus oli yrityksen Alfa nimissä. Tässä kuvitteellisessa esimerkissä vaihdat laskutusprofiiliin yrityksen Beta ja lataat edellisen kauden laskun. Siinä on edelleen Alfa. Profiilin uudet tiedot vahvistavat muutoksen tallentamisen, mutta eivät kerro, voiko myös vanhaa laskua muuttaa.
Pidä siis kaksi tarkistusta erillään. Asetuksista tarkistat tulevien asiakirjojen tiedot. Olemassa olevan laskun osalta selvität, voiko toimittaja käsitellä juuri sitä asiakirjaa ja miten. Profiilin muutoksen vahvistus ei vahvista laskun korjaamista.
- Tulevia laskuja varten: tarkista oikea tili tai työtila, tallennetut laskutustiedot ja muutospäivä. Tarkista tiedot seuraavasta saamastasi asiakirjasta.
- Jo laadittua laskua varten: kirjaa laskun numero ja päiväys, tunnista virheelliset tiedot ja etsi toimittajan menettely kyseiselle asiakirjatyypille.
Tämän osion lähde: OpenAI: laskutustietojen ja verotunnisteiden päivittäminen · Googlen maksukeskus: laskun muutoksen pyytäminen
Kirjoitusvirhe, uusi osoite vai toinen yritys?
Älä pyydä vain tietojen korjaamista. Kirjoitusvirhe saman yrityksen nimessä, uusi osoite ja asiakkaan vaihtaminen toiseksi yritykseksi ovat eri tilanteita. Kerro, mistä on kyse, ja esitä nykyiset ja pyydetyt tiedot rinnakkain.
Jos Alfa vaihtuu Betaksi, nimeä muutos nimenomaan asiakkaan vaihtamiseksi. Älä esitä sitä kirjoitusvirheenä. Nimen tai osoitteen korjaamisen mahdollisuus ei osoita, että jo laadittu lasku voitaisiin siirtää toiselle yritykselle. Kysy, mikä ratkaisu on mahdollinen omassa tapauksessasi.
Tarkista myös, mihin tiliin asiakirja kuuluu. Jos tilauksia on useita, uusi profiili on voitu tallentaa toiseen työtilaan. Sisällytä pyyntöön palvelu sekä kyseisen tilin tai työtilan tunniste. Älä lähetä salasanoja tai kirjautumistietoja.
Tämän osion lähde: OpenAI: laskutustietojen ja verotunnisteiden päivittäminen · Googlen maksukeskus: laskun muutoksen pyytäminen
Viesti, josta toimittaja ymmärtää pyyntösi
Tavallisen toimittajan kohdalla voit aloittaa tällä pyynnöllä. OpenAI:n ja Googlen kohdalla tarkista ensin kyseinen toimintatapa seuraavista osioista; mahdollinen ratkaisu riippuu tilistä ja asiakirjan tyypistä.
Täytä pohjaan vain tapaukseesi liittyvät tiedot. Jos asiakirjoja on useita, ilmoita niiden numerot ja päiväykset erikseen. Tarkista ennen lähettämistä, että viesti kuvaa todellista muutosta, erityisesti jos pyydät asiakkaan vaihtamista.
Liitä alkuperäinen asiakirja, jos toimittaja tarvitsee sitä käsittelyyn. Tallenna vastaus ja pyynnön viite laskun yhteyteen. Pidä pyyntö avoimena, kunnes toimittaja vahvistaa tuloksen tai antaa tarvittavan asiakirjan.
Täytä hakasulkeet ja säilytä todellista muutosta kuvaavat vaihtoehdot.
Lataa pyyntö ja muistiinpano kirjanpitäjälle (.txt)
Tämän osion lähde: OpenAI: laskutustietojen ja verotunnisteiden päivittäminen · Googlen maksukeskus: laskun muutoksen pyytäminen
OpenAI: selvitä vanha lasku erikseen asiakastuen kanssa
OpenAI:n ohjeiden mukaan laskutustietojen muutokset koskevat tulevia laskuja. Ota aiemmin laaditusta laskusta yhteyttä asiakastukeen, ilmoita laskunumero ja pyydä asian arviointia tai mahdollista uudelleen laatimista. Uuden profiilin tallentaminen ei muuta vanhaa asiakirjaa takautuvasti.
Käytä oman tilityyppisi ohjeita. ChatGPT Business -työtilassa omistajan oikeudet ovat olennaiset; API:n kohdalla ratkaisevat organisaation laskutusoikeudet. Älä sovella menettelyä automaattisesti sovelluskaupassa tehtyyn ostoon. Tukipyyntö ei takaa laskun korjaamista.
Lisätiedot löytyvät OpenAI:n ohjeesta ”laskutustietojen ja verotunnisteiden päivittäminen”, joka on artikkelin lähteissä.
Tämän osion lähde: OpenAI: laskutustietojen ja verotunnisteiden päivittäminen
Google: tunnista ensin asiakirja ja maksujärjestely
Google-asiakirjoissa palvelun nimi ei riitä. Selvitä ennen menettelyn valintaa laskutusmaa, maksujärjestely, kyseinen maksuprofiili, asiakirjatyyppi ja maksun tila. Tilin tai tämän artikkelin kieli ei määritä laskutusmaata.
Google Adsin ohjeissa menettelyt riippuvat maksuasetuksista ja maasta. Tiliotteita koskevan kohdan mukaan jo laadittuja tiliotteita ei voi muuttaa, ja päivitetyt tiedot näkyvät tulevissa tiliotteissa. Tiliotteita koskeva sääntö ei anna yleistä vastausta kaikkiin verolaskuihin.
Googlen maksukeskuksen ohje kuvaa laskujen muutospyyntöjä kyseisessä laskutusta käyttävässä maksuprofiilissa. Se edellyttää profiilin järjestelmänvalvojan oikeuksia. Riitauttamismenettely koskee siihen kelpaavia avoimia laskuja, jotka ovat maksamattomia tai osittain maksettuja. Kokonaan maksettuja laskuja ei voi riitauttaa tällä menettelyllä. Ohje erottaa myös tilanteen, jossa tilitiedot ovat oikein ja vain laskussa on virhe, tilanteesta, jossa tiedot ovat väärin molemmissa.
Valitse oman maksuprofiilisi ja asiakirjatyyppisi ohje. Asiakirjan luominen uudelleen toimitusosoitteen muutoksen jälkeen ei vahvista asiakkaan vaihtamisen mahdollisuutta. Jos tapauksesi ei sovi kuvattuun menettelyyn, selitä se asiakastuelle. Sama lomake ei välttämättä käsittele kaikkia Google-laskuja.
Tämän osion lähde: Google Ads: laskutuksen yhteystietojen muuttaminen · Google Ads: laskut, tiliotteet ja asiakirjat maksujärjestelyn mukaan · Googlen maksukeskus: laskun muutoksen pyytäminen
Anna kirjanpitäjälle asiakirja ja pyynnön tila
Älä muokkaa alkuperäistä PDF-tiedostoa niin, että se näyttää toimittajan korjaamalta asiakirjalta. Säilytä alkuperäinen tiedosto, asiakastuen vastaus ja mahdollinen uusi asiakirja. Kirjaa uuden asiakirjan yhteyteen, minkä alkuperäisen laskun se toimittajan mukaan korvaa.
Tiivistä pyynnön tila lyhyeen muistiinpanoon. Kuvitteellinen esimerkki: ”Tilauslaskussa INV-104 on yritys Alfa. Pyysimme arvioimaan asiakkaan vaihtamista Betaksi. Profiili päivitetty 28. syyskuuta; pyyntö lähetetty 1. lokakuuta, viite T-27. Tulosta ei ole vielä vahvistettu. Alkuperäinen PDF liitteenä.” Nimet, numerot ja päivämäärät ovat keksittyjä.
Päivitä muistiinpano vastauksen jälkeen: toimittaja antoi korvaavan asiakirjan, hylkäsi pyynnön tai pyysi lisää tietoja. Älä merkitse lähetettyä pyyntöä valmiiksi korjaukseksi. Kirjanpitäjä saa näin alkuperäisen asiakirjan ja selkeän tiedon avoimista asioista; sovi kirjanpidollisesta ja verotuksellisesta arvioinnista erikseen.
Palaa lopuksi toiseen tehtävään: tarkista uudet tiedot suoraan seuraavasta saamastasi asiakirjasta. Näin saat tulevien asetusten tarkistuksen päätökseen kadottamatta vanhan laskun avointa pyyntöä.
Kirjaa pyynnön todellinen tila sekä alkuperäisten ja uusien asiakirjojen suhde.