Faktura je pořád na starou firmu. Co řešit po změně údajů

Nové údaje v účtu a oprava faktury jsou dva úkoly

Předplatné služby bylo vedené na společnost Alfa. V modelovém příkladu změníte fakturační profil na společnost Beta a stáhnete fakturu za předchozí období. Dokument stále uvádí Alfu. Nové údaje v profilu potvrzují, že jste změnu uložili. Neříkají ale, zda lze změnit i starší fakturu.

Oddělte si proto dvě kontroly. V nastavení ověřujete údaje pro další vystavení. U existující faktury zjišťujete, zda a jak může dodavatel řešit konkrétní dokument. Potvrzení změny profilu není potvrzením opravy faktury.

• Pro příště: zkontrolujte správný účet nebo pracovní prostor, uložené fakturační údaje a datum změny. Až bude vystaven další doklad, ověřte údaje přímo na něm.
• Pro vystavený doklad: poznamenejte číslo faktury a datum vystavení, určete chybné údaje a najděte postup dodavatele pro tento typ dokladu.

Zdroj k této části: OpenAI: Updating billing information, Tax ID, and VAT ID · Centrum plateb Google: žádost o změnu faktury

Překlep, nová adresa, nebo jiná společnost?

Dodavateli nepište jen „prosím o opravu údajů“. Překlep v názvu stejné společnosti, její nová adresa a změna odběratele na jinou společnost jsou odlišné situace. Uveďte, která z nich nastala, a napište původní i požadované údaje vedle sebe.

Pokud se mění společnost Alfa na společnost Beta, pojmenujte změnu odběratele výslovně. Nepředkládejte ji jako překlep. Možnost opravy názvu nebo adresy sama o sobě nepotvrzuje, že dodavatel může převést již vystavenou fakturu na jinou společnost. Zeptejte se, jaké řešení je pro váš případ možné.

Ověřte také, ke kterému účtu dokument patří. Při více předplatných může být nový profil uložený v jiném pracovním prostoru než ten, z něhož pochází faktura. Do žádosti proto zahrňte službu a identifikaci příslušného účtu nebo pracovního prostoru. Heslo ani přístupové údaje neposílejte.

Zdroj k této části: OpenAI: Updating billing information, Tax ID, and VAT ID · Centrum plateb Google: žádost o změnu faktury

Zpráva, ze které dodavatel pozná, co potřebujete

U běžného dodavatele můžete začít touto žádostí. Pro OpenAI a Google nejdřív zkontrolujte příslušný postup v následujících částech; dostupné řešení závisí na účtu a typu dokumentu.

Do následujícího vzoru doplňte jen údaje relevantní pro váš případ. Máte-li více dotčených dokladů, uveďte jejich čísla a data samostatně. Než zprávu odešlete, zkontrolujte, že odpovídá skutečné změně, zejména pokud žádáte jiného odběratele.

Originální doklad přiložte, pokud jej dodavatel pro řešení potřebuje. Odpověď a číslo požadavku si uložte k faktuře. Dokud dodavatel nepotvrdí výsledek nebo nevydá příslušný dokument, evidujte žádost jako otevřenou.

Stáhnout žádost a poznámku pro účetní (.txt)

Zdroj k této části: OpenAI: Updating billing information, Tax ID, and VAT ID · Centrum plateb Google: žádost o změnu faktury

OpenAI: starší fakturu řešte samostatně s podporou

Podle dokumentace OpenAI platí změny fakturačních údajů pro budoucí faktury. U dříve vystavené faktury se máte obrátit na podporu s číslem faktury a požádat o posouzení nebo případné nové vystavení. Uložení nového profilu tedy starší doklad zpětně nepřepíše.

Použijte část nápovědy pro svůj typ účtu. U pracovního prostoru ChatGPT Business záleží na oprávnění vlastníka; u API na fakturačních oprávněních organizace. Tento postup nepřenášejte automaticky na nákup přes obchod s aplikacemi. Žádost podpoře také není příslibem, že fakturu opraví.

Podrobnosti najdete v nápovědě OpenAI „Updating billing information, Tax ID, and VAT ID“ uvedené ve zdrojích pod článkem.

Zdroj k této části: OpenAI: Updating billing information, Tax ID, and VAT ID

Google: nejdřív určete dokument a způsob placení

U dokladů Google nestačí znát značku služby. Než zvolíte postup, zjistěte fakturační zemi, způsob placení, konkrétní platební profil, typ dokumentu a stav úhrady. Jazyk vašeho účtu ani jazyk tohoto článku neurčuje fakturační zemi.

Nápověda Google Ads rozlišuje postupy podle platebního nastavení a země. V části o změnách výpisů uvádí, že již vystavené výpisy změnit nelze a aktualizované údaje se projeví v budoucích výpisech. Toto pravidlo o výpisech ale není univerzální odpověď pro všechny daňové faktury.

Nápověda centra plateb Google popisuje žádosti o změnu faktur v příslušném platebním profilu s fakturací. Vyžaduje oprávnění správce profilu. Postup pro námitku se týká způsobilých otevřených faktur, které nejsou uhrazené nebo jsou uhrazené jen částečně. Plně uhrazenou fakturu tímto postupem napadnout nelze. Dokumentace také rozlišuje dvě situace: údaje v účtu jsou správné a chyba je jen na faktuře, nebo jsou údaje chybné na obou místech.

Vyberte nápovědu pro svůj platební profil a typ dokumentu. Zmínka o opětovném vygenerování dokumentu po změně doručovací adresy nepotvrzuje možnost změnit odběratele. Pokud váš případ do popsaného postupu nespadá, popište jej podpoře. Stejný formulář nemusí řešit každou fakturu Google.

Zdroj k této části: Google Ads: změny fakturačních kontaktních údajů · Google Ads: faktury, výpisy a doklady podle platebního nastavení · Centrum plateb Google: žádost o změnu faktury

Účetní předejte doklad i stav žádosti

Původní PDF sami nepřepisujte tak, aby vypadalo jako opravený doklad od dodavatele. Uchovejte původní soubor, odpověď podpory a případný nově vydaný dokument. U něj si poznamenejte, kterou původní fakturu podle vyjádření dodavatele nahrazuje.

Stav žádosti shrňte do krátké poznámky pro účetní. Modelový příklad: „Faktura INV-104 za předplatné uvádí společnost Alfa. Žádáme posouzení změny odběratele na Betu. Profil upraven 28. září; žádost dodavateli odeslána 1. října, číslo požadavku T-27. Výsledek zatím nepotvrzen. Přikládáme původní PDF.“ Jména, čísla i data v této ukázce jsou smyšlená.

Po odpovědi poznámku aktualizujte: dodavatel vydal náhradní dokument, žádost odmítl, nebo chce doplnit podklady. Odeslanou žádost neoznačujte jako hotovou opravu. Účetní tak dostane původní doklad i srozumitelnou informaci o tom, co ještě řešíte; účetní a daňové posouzení s ní domluvte samostatně.

Nakonec se vraťte k druhému úkolu: při dalším vystavení ověřte nové údaje přímo na dokladu. Tím uzavřete kontrolu nastavení pro příště, aniž by se ztratila dosud nevyřízená žádost ke starší faktuře.