Fakturaen står stadig på den gamle virksomhed. Hvad skal du tjekke efter en ændring?

At opdatere kontoen og rette en faktura er to opgaver

Et abonnement stod på virksomheden Alfa. I dette tænkte eksempel ændrer du faktureringsprofilen til Beta og henter en faktura for den foregående periode. Den nævner stadig Alfa. De nye profiloplysninger bekræfter, at ændringen er gemt, men siger ikke, om en ældre faktura også kan ændres.

Hold derfor to kontroller adskilt. I indstillingerne tjekker du oplysninger til fremtidige dokumenter. Ved en eksisterende faktura undersøger du, om og hvordan leverandøren kan behandle netop dette dokument. En bekræftet profilændring er ikke en bekræftet fakturarettelse.

• Til fremtidige fakturaer: tjek den rigtige konto eller det rigtige arbejdsområde, de gemte oplysninger og ændringsdatoen. Kontroller derefter oplysningerne direkte på det næste udstedte dokument.
• Til det udstedte dokument: noter fakturanummer og dato, identificer de forkerte oplysninger, og find leverandørens fremgangsmåde for dokumenttypen.

Kilde til dette afsnit: OpenAI: opdater faktureringsoplysninger og skatteidentifikatorer · Googles betalingscenter: anmod om ændring af en faktura

En slåfejl, en ny adresse eller en anden virksomhed?

Skriv ikke bare »ret venligst oplysningerne«. En slåfejl i samme virksomheds navn, en ny adresse og en anden virksomhed som kunde er forskellige situationer. Angiv, hvilken der gælder, og stil nuværende og ønskede oplysninger ved siden af hinanden.

Hvis Alfa skal ændres til Beta, skal du udtrykkeligt beskrive det som et kundeskifte. Fremstil det ikke som en slåfejl. Muligheden for at rette navn eller adresse bekræfter ikke, at en udstedt faktura kan overføres til en anden virksomhed. Spørg, hvilken løsning der er mulig i dit tilfælde.

Tjek også, hvilken konto dokumentet tilhører. Med flere abonnementer kan den nye profil være gemt i et andet arbejdsområde. Medtag tjenesten og identifikationen af den relevante konto eller det relevante arbejdsområde. Send ikke adgangskoder eller loginoplysninger.

Kilde til dette afsnit: OpenAI: opdater faktureringsoplysninger og skatteidentifikatorer · Googles betalingscenter: anmod om ændring af en faktura

En besked, der gør din anmodning tydelig

For en almindelig leverandør kan du starte med denne forespørgsel. For OpenAI og Google skal du først kontrollere den relevante fremgangsmåde i de følgende afsnit; den mulige løsning afhænger af kontoen og dokumenttypen.

Udfyld kun oplysninger, der er relevante for din sag. Hvis flere dokumenter er berørt, angiv numre og datoer hver for sig. Tjek før afsendelse, at beskeden beskriver den faktiske ændring, især hvis du beder om en anden kunde.

Vedhæft originalen, hvis leverandøren har brug for den til behandlingen. Gem svaret og sagsreferencen sammen med fakturaen. Hold anmodningen åben, indtil leverandøren bekræfter resultatet eller udsteder det relevante dokument.

Download anmodningen og overdragelsesnoten til bogholderen (.txt)

Kilde til dette afsnit: OpenAI: opdater faktureringsoplysninger og skatteidentifikatorer · Googles betalingscenter: anmod om ændring af en faktura

OpenAI: tag ældre fakturaer op med supporten særskilt

Ifølge OpenAI's dokumentation gælder ændringer i faktureringsoplysninger for fremtidige fakturaer. For en tidligere udstedt faktura skal du kontakte supporten med fakturanummeret og bede om en vurdering eller eventuel genudstedelse. En gemt profil omskriver ikke det ældre dokument bagudrettet.

Brug hjælpen til din kontotype. For ChatGPT Business er ejerens rettigheder i arbejdsområdet relevante; for API gælder organisationens faktureringsrettigheder. Overfør ikke automatisk fremgangsmåden til køb gennem en appbutik. En supportanmodning garanterer ikke en rettelse.

Detaljerne findes i OpenAI's hjælpeartikel »opdater faktureringsoplysninger og skatteidentifikatorer«, som er angivet blandt kilderne nedenfor.

Kilde til dette afsnit: OpenAI: opdater faktureringsoplysninger og skatteidentifikatorer

Google: identificer først dokumentet og betalingsopsætningen

Ved Google-dokumenter er tjenestens navn ikke nok. Før du vælger fremgangsmåde, skal du identificere faktureringslandet, betalingsopsætningen, den konkrete betalingsprofil, dokumenttypen og betalingsstatus. Kontoens sprog eller denne artikels sprog bestemmer ikke faktureringslandet.

Google Ads-hjælpen skelner mellem fremgangsmåder efter betalingsopsætning og land. Afsnittet om kontoudtog siger, at udstedte udtog ikke kan ændres, og at opdaterede oplysninger vises på fremtidige udtog. Den regel om udtog giver ikke et universelt svar for alle skattefakturaer.

Hjælpen til Googles betalingscenter beskriver ændringsanmodninger i den relevante betalingsprofil med fakturering. Det kræver administratorrettigheder i profilen. Indsigelsesproceduren gælder kvalificerede åbne fakturaer, der er ubetalte eller delvist betalte. Fuldt betalte fakturaer kan ikke anfægtes ad den vej. Dokumentationen skelner også mellem korrekte kontooplysninger med en fejl kun på fakturaen og forkerte oplysninger begge steder.

Vælg hjælpen til din betalingsprofil og dokumenttype. At et dokument genereres igen efter en ændring af leveringsadressen, bekræfter ikke muligheden for at skifte kunde. Beskriv sagen for supporten, hvis den falder uden for den beskrevne fremgangsmåde. Samme formular håndterer ikke nødvendigvis alle Google-fakturaer.

Kilde til dette afsnit: Google Ads: ændring af kontaktoplysninger til fakturering · Google Ads: fakturaer, kontoudtog og dokumenter efter betalingsopsætning · Googles betalingscenter: anmod om ændring af en faktura

Giv bogholderen både dokumentet og sagens status

Ret ikke den oprindelige PDF, så den ligner et rettet dokument fra leverandøren. Behold originalfilen, supportsvaret og eventuelle nye dokumenter. Noter, hvilken oprindelig faktura det nye dokument erstatter ifølge leverandøren.

Opsummer status i en kort note. Tænkt eksempel: »Abonnementsfaktura INV-104 nævner Alfa. Vi har bedt om vurdering af kundeskifte til Beta. Profil opdateret 28. september; anmodning sendt 1. oktober, reference T-27. Resultat endnu ikke bekræftet. Oprindelig PDF vedhæftet.« Navne, numre og datoer er opdigtede.

Opdater noten efter svaret: leverandøren har udstedt et erstatningsdokument, afvist anmodningen eller bedt om flere oplysninger. Marker ikke en sendt anmodning som en færdig rettelse. Bogholderen får dermed originalen og en klar forklaring på det, der stadig er åbent; aftal den regnskabs- og skattemæssige vurdering særskilt.

Vend til sidst tilbage til den anden opgave: kontroller de nye oplysninger direkte på det næste udstedte dokument. Så afslutter du kontrollen af fremtidige indstillinger uden at miste overblikket over den åbne anmodning om den ældre faktura.