Åbn dokumentet og tjek køberen
Overvej to virksomheder og en iværksætters personlige køb. Alle bruger den samme online shop, nogle gange under ét kundelogin. Automatisk afsendelse af hver butiksmeddelelse til den første virksomheds bogholder giver en hurtig proces, men forkert opdelte dokumenter.
Se på virksomhedsnavnet og køberens virksomhedsnummer direkte på fakturaen. De giver bedre vejledning end afsenderen af e-mailen. Hvis oplysningerne er forkerte, eller bilaget blander private køb og virksomhedens køb, så læg det til side til afklaring og skriv, hvad du ved om købet. Tving det ikke ind i den nærmeste mappe.
Sortering er ikke en regnskabsmæssig vurdering. Et købs forbindelse til virksomheden afgør ikke alene den skattemæssige behandling. Ved tvivl skal du beskrive formålet sandfærdigt for bogholderen og bede om råd frem for at skjule en konklusion i filnavnet.
En bærbar computer, telefon og billet kan have brug for forskellig behandling
En bærbar computer kan faktureres til virksomheden Alfa og bruges af dens kollega. En telefonregning kan stå i dit personlige navn trods nogle forretningsopkald. En billet afslører muligvis ikke, hvilken klient du har besøgt. Det er tre forskellige situationer, som "al elektronik og transport tilhører virksomheden" ikke vil løse.
For computeren kan det være nok at kontrollere den rigtige køber. For telefonen må du aftale fremgangsmåden med bogholderen og eventuelt rette oplysninger hos operatøren. For billetten hjælper en kort forklaring af rejsen. Det vigtige er ikke en mappe for hvert køb, men oplysninger, som gør, at bilaget kan afleveres til den rigtige person.
Når den samme købstype gentager sig, giver en regel mening. Men baser det på en verificeret sag. En ny leverandør til en kendt køber er ikke det samme som en faktura til en helt ny virksomhed.
Giv plads til uklare sager
Hold hver virksomheds bilag, private køb og sager til afklaring adskilt. En uklar faktura kan vente uden automatisk at blive sendt til bogholderen eller stoppe alt andet. Skriv det konkrete spørgsmål: forkert virksomhedsnummer, ukendt projekt, en privat del af købet eller manglende sammenhæng.
Når svaret er klart, skal du beslutte, om det kun gælder for dette dokument eller også fremtidige. At rette én faktura ændrer ikke nødvendigvis ethvert fremtidigt køb fra den pågældende leverandør. En alt for bred regel kan skabe arbejde, lige når du tror, alt er konfigureret.
Ved automatisk aflevering bør en bestemt virksomhed være knyttet til en godkendt modtager. En ny adresse inde i en faktura er ikke i sig selv en instruktion om, hvor dokumentet skal sendes.
Den bedste rettelse starter ofte på kundekontoen
Hvis den samme leverandør gentagne gange udsteder dokumenter til den forkerte enhed, er omsortering ikke nok. Tjek faktureringsoplysninger og ordreindstillinger. Separate kundekonti for to virksomheder kan hjælpe, hvis det understøttes og er operationelt fornuftigt.
Bed leverandøren rette et allerede udstedt dokument. Ret ikke selv den originale PDF, så den ser anderledes ud. Bogholderen skal vide, at både originalen og en rettet version findes, og forstå forbindelsen mellem dem.
Send kun den aktuelle virksomheds bilag til bogholderen. Kontrollér også adgang til delte mapper: en overordnet mappe kan vise private dokumenter eller andre virksomheders bilag. Opdelingen skal være tydelig, også når du deler filerne.