Öppna dokumentet och kontrollera köparen
Tänk på två företag och en företagares personliga inköp. Alla använder samma onlinebutik, ibland under en kundinloggning. Att automatiskt skicka varje butiksmeddelande till det första företagets redovisningskonsult ger en snabb process men felaktigt uppdelade dokument.
Kontrollera företagsnamnet och köparens företagsnummer direkt på fakturan. De ger bättre vägledning än mejlets avsändare. Om uppgifterna är fel eller underlaget blandar privata köp och företagsköp, lägg det åt sidan för att reda ut och skriv vad du vet om köpet. Tvinga inte in det i närmaste mapp.
Sortering är inte redovisningsbedömning. Ett köps anknytning till ett företag avgör inte ensamt den skattemässiga behandlingen. I omtvistade fall, ge en sanningsenlig syftesbeskrivning till redovisningskonsulten och be om råd istället för att dölja en slutsats i filnamnet.
En bärbar dator, telefon och biljett kan behöva annan behandling
En bärbar dator kan vara fakturerad till Alfa och användas av en kollega i företaget. Telefonfakturan kan stå i ditt privata namn även om en del samtal gäller arbetet. En biljett kanske inte visar vilken kund du besökte. Det är olika situationer som regeln ”all elektronik och transport tillhör företaget” inte löser.
För datorn kan det räcka att kontrollera rätt köpare. För telefonen behöver du komma överens med redovisningskonsulten om hur ni gör och eventuellt rätta uppgifterna hos operatören. För biljetten hjälper en kort förklaring av resan. Det viktiga är inte en mapp för varje köp, utan uppgifter som gör att underlaget kan lämnas till rätt person.
När samma köptyp återkommer är en regel vettig. Men basera det på ett verifierat fall. En ny leverantör till en känd köpare är inte detsamma som en faktura till ett helt nytt företag.
Lämna utrymme för oklara fall
Skilj på varje företags underlag, privata köp och sådant som behöver redas ut. En oklar faktura kan vänta utan att automatiskt skickas till redovisningskonsulten eller stoppa allt annat. Anteckna den konkreta frågan: fel företagsnummer, okänt projekt, en privat del av köpet eller för lite sammanhang.
När svaret är klart, avgör om det bara gäller detta dokument eller även framtida. Att korrigera en faktura ändrar inte nödvändigtvis varje framtida köp från den leverantören. En alltför bred regel kan skapa arbete precis när du tror att allt är konfigurerat.
För automatisk överlämning bör ett specifikt företag kopplas till en godkänd mottagare. En ny adress inuti en faktura är inte i sig en instruktion om vart dokumentet ska skickas.
Den bästa korrigeringen börjar ofta på kundkontot
Om samma leverantör upprepade gånger utfärdar dokument till fel enhet räcker det inte med omsortering. Kontrollera faktureringsinformation och beställningsinställningar. Separata kundkonton för två företag kan hjälpa om det stöds och är operativt förnuftigt.
Be leverantören rätta ett redan utfärdat dokument. Ändra inte själv originalfilen i PDF-format för att få den att se annorlunda ut. Redovisningskonsulten behöver veta att både originalet och en rättad version finns och förstå kopplingen mellan dem.
Skicka bara det aktuella företagets underlag till redovisningskonsulten. Kontrollera även behörigheten till delade mappar: en överordnad mapp kan visa privata dokument eller andra företags underlag. Uppdelningen måste vara tydlig även när du delar filerna.