Otvorte dokument a pozrite sa na odberateľa
Uvažujme dve spoločnosti a osobné nákupy jedného podnikateľa. Všetky používajú rovnaký e-shop a niektoré objednávky vznikajú pod jedným zákazníckym prihlásením. Keď všetky správy z e-shopu automaticky pošlete účtovníčke prvej firmy, získate síce rýchly postup, ale zle rozdelené doklady.
Začnite údajmi odberateľa priamo na faktúre. Názov firmy a IČO bývajú spoľahlivejšou pomôckou než predmet e-mailu alebo názov dodávateľa. Ani to však nezodpovie každú otázku: dokument môže mať chybne vyplnené údaje, zmiešaný obsah alebo súvislosť, ktorú zo súboru nespoznáte. V takej chvíli je lepšie nechať položku na rozhodnutie než ju nasilu zaradiť do najbližšieho priečinka.
Triedenie zároveň nie je účtovné posúdenie. To, že má nákup spojitosť s firmou, samo neurčuje jeho daňové zaobchádzanie. Pri sporných prípadoch odovzdajte účtovníčke pravdivý opis účelu a nechajte si poradiť namiesto toho, aby ste záver schovali do názvu súboru.
Notebook, telefón a cestovný lístok nemusia mať rovnaký osud
Notebook môže byť vystavený na spoločnosť Alfa a môže ho používať jej kolega. Faktúra za telefón môže byť vedená na vás osobne, hoci časť hovorov riešite pracovne. Cestovný lístok zase nemusí obsahovať dosť údajov, aby z neho ktokoľvek spoznal, za ktorým klientom ste išli. Sú to tri rôzne situácie a jednoduché pravidlo „všetka elektronika a doprava do firmy“ ich nevyrieši.
Pri notebooku môže stačiť kontrola správneho odberateľa. Pri telefóne potrebujete s účtovníčkou dohodnúť konkrétny postup a prípadne napraviť nastavenia u operátora. Pri cestovnom lístku pomôže stručná súvislosť s cestou. Rozhodujúce nie je mať pre každý nákup zvláštny priečinok, ale uchovať informáciu, podľa ktorej sa dá správne odovzdať.
Keď sa rovnaký typ nákupu opakuje, má zmysel sformulovať pravidlo. Malo by však vychádzať z overeného prípadu. Nový dodávateľ známemu odberateľovi nie je to isté ako faktúra úplne novej firme.
Nechajte miesto pre nejasné prípady
Praktické triedenie potrebuje popri konkrétnych firmách aj osobné doklady a miesto na rozhodnutie. Nejasná faktúra tam môže čakať bez toho, aby automaticky odišla účtovníčke alebo blokovala všetko ostatné. Pri každej takejto položke si poznačte otázku: chybné IČO, neznámy projekt, osobná časť nákupu alebo nedostatočná súvislosť.
Keď je odpoveď jasná, rozhodnite, či platí iba pre tento doklad alebo aj pre ďalšie. Oprava jednej faktúry ešte nemusí znamenať, že sa má zmeniť správanie pri všetkých budúcich nákupoch od dodávateľa. Príliš široko zovšeobecnené pravidlo vie pridať prácu práve vo chvíli, keď si myslíte, že je už všetko nastavené.
Pri automatickom odovzdávaní má byť konkrétna firma naviazaná na schváleného príjemcu. Nová adresa uvedená vo faktúre nie je sama osebe pokynom, kam máte dokument odoslať.
Najlepšia oprava býva už v zákazníckom účte
Ak rovnaký dodávateľ opakovane vystavuje doklady na nesprávny subjekt, samotné pretriedenie nestačí. Skontrolujte fakturačné údaje a nastavenia objednávok. Pri dvoch firmách môže byť užitočné oddeliť ich zákaznícke účty, ak to služba umožňuje a dáva to prevádzkový zmysel.
Žiadosť o opravu už vystaveného dokladu riešte s dodávateľom. Neprepisujte sami pôvodné PDF tak, aby vyzeralo inak. Účtovníčka potrebuje vedieť, že existuje pôvodná a opravená verzia, a rozumieť vzťahu medzi nimi.
A pri odovzdávaní zdieľajte iba vybraný okruh dokumentov. Kvôli niekoľkým firemným faktúram nemusí účtovníčka vidieť celý osobný Gmail ani nadradený priečinok s dokladmi ďalších spoločností. Dobré rozdelenie sa nekončí názvom priečinka; pokračuje až k správnemu adresátovi.