Firma a stav práce sú dve rôzne informácie
Názov „Firma Alfa“ hovorí, čie dokumenty sú vnútri. Názov „Odoslané“ hovorí, čo sa s nimi stalo. A „e-mail“ opisuje zdroj. Keď tieto informácie premiešate v jednom dlhom rade priečinkov, začnete pri každom presune premýšľať, ktorú vlastnosť máte práve uprednostniť.
Predstavme si faktúru pre Alfu, ktorá prišla do osobnej schránky a čaká na opravu odberateľa. Všetky tri informácie môžu byť pravdivé súčasne. Nemala by zmeniť príslušnosť k firme iba preto, že má stav „čaká“. Rovnako príjem do súkromného e-mailu z dokumentu automaticky nerobí osobný nákup.
Zvoľte preto jednoduché usporiadanie, v ktorom je hlavná príslušnosť stabilná a rozpracovanosť možno spoznať popri nej. V bežných priečinkoch môžu byť pod firmou napríklad Pripraviť, Na vyriešenie a Odovzdané. V aplikácii môžu rovnakú úlohu plniť stav a filter bez fyzického presúvania súborov.
Začnite menším počtom miest
Pri malom objeme nie je potrebný zvláštny priečinok pre každého dodávateľa a každý typ nákupu. Takéto členenie môže vyzerať úhľadne, ale pridáva rozhodovanie, ktoré účtovníčke ani vám nepomáha. Vytvorte novú kategóriu až vtedy, keď podľa nej skutočne vyhľadávate alebo odovzdávate.
Pri dvoch firmách a osobných nákupoch môže stačiť rozdelenie na tieto tri okruhy a jedno miesto pre nejasnosti. Pri odovzdaných balíkoch pomôže stabilné označenie obdobia. Najdôležitejšie je spoznať, čo už účtovníčka dostala a čo ešte čaká; nie mať každý súbor ukrytý v čo najhlbšej štruktúre.
Nový systém vyskúšajte na niekoľkých skutočných dokumentoch. Ak pri každom musíte otvárať vlastný návod, upravte názvy alebo počet možností. Dobrý názov má byť zrozumiteľný aj po niekoľkých týždňoch, keď ste na nastavenia nesiahli.
Filter vie zrýchliť opakovanie, nie vyriešiť nejasné pravidlo
V e-mailovom klientovi si môžete nastaviť pravidlá pre pravidelnú poštu. Možnosti sa líšia: niekde pracujete s priečinkami, inde so štítkami. Pred zapnutím automatického triedenia overte, ktoré správy podmienky skutočne vyberú. Pri pripojení cez IMAP vyberte aj priečinok, do ktorého pravidlo presúva faktúry.
Filter podľa odosielateľa napríklad rozpozná, že správa prišla od konkrétneho obchodu. Nemusí spoznať, či faktúra vnútri patrí Alfe, Bete alebo vám domov. Ak pravidlo zamení dodávateľa za odberateľa, môže rýchlo a spoľahlivo robiť nesprávnu vec.
Pri automatickom posielaní ďalej je tento rozdiel ešte dôležitejší. Zaradenie prílohy a jej odoslanie konkrétnej účtovníčke majú mať jasný základ v potvrdených pravidlách. Nová kategória alebo konflikt patria na rozhodnutie, nie na tiché rozšírenie pôvodného filtra.
Zdroj k tejto časti: Google: Pravidlá filtrovania e-mailov
Jeden obchod, dvaja odberatelia
V modelovom mesiaci kúpite v rovnakom obchode monitor pre Alfu a telefón pre Betu. Obe správy majú podobný predmet a obe prílohy sa volajú faktura.pdf. Pravidlo „z tohto obchodu do Alfy“ by druhý doklad zaradilo chybne.
Rozhodujúce sú údaje konkrétneho dokumentu a kontext nákupu. Keď si takýto prípad overíte, upravte pravidlo tak, aby rozlišovalo odberateľa. Ak ani ten nie je správne uvedený, ponechajte doklad na vyriešenie a napravte fakturáciu u dodávateľa. Viac priečinkov samo osebe chybný údaj neopraví.
Spoznáte, kedy sa systém stal zložitejším než práca
Ak pri rovnakom dokumente opakovane riešite, kam patrí, systém treba spresniť. Ak väčšinu času trávite premenovávaním a presúvaním správnych faktúr, možno ho treba naopak zjednodušiť. Priečinky a štítky majú slúžiť hľadaniu a odovzdávaniu, nie vytvárať vlastnú mesačnú úlohu.
Pri úpravách nemažte bez rozmyslu staré odovzdané balíky a nemeňte potichu to, na čo už účtovníčka odkazuje. Vyskúšajte nové usporiadanie na ďalšom období a zachovajte zrozumiteľnú nadväznosť. Úspech spoznáte podľa toho, že doklad rýchlo nájdete a viete, čo s ním — aj keď práve nemáte čas upratovať.