Virksomhed og bilagets arbejdsstatus er forskellige oplysninger
Mappen »Virksomhed Alfa« viser, hvilken virksomhed bilagene tilhører. »Sendt« betyder, at du har sendt dem, ikke at bogholderen har modtaget dem. Notér bekræftet modtagelse først efter en bekræftelse eller anden kontrolleret dokumentation for modtagelse. »E-mail« angiver kilden. Med alle navnene ved siden af hinanden passer samme faktura i flere mapper.
En faktura til Alfa kan for eksempel komme til din private e-mail og vente på rettede køberoplysninger. Den vedrører stadig Alfa, selv om arbejdet ikke kan afsluttes endnu. Beskedens kilde eller ventetid på en rettelse bør ikke gøre fakturaen sværere at finde under den rigtige virksomhed.
Del først bilagene efter virksomhed, og vis arbejdsstatus særskilt. Under hver virksomhed kan du have Til klargøring, Til afklaring og Sendt. Notér modtagelsesbekræftelsen ved den konkrete aflevering. I en app kan statusser og filtre gøre samme arbejde uden at flytte filerne.
Start med færre steder
Ved få bilag behøver du ikke en mappe for hver leverandør og købstype. Det ser måske pænt ud, men skaber beslutninger, der ikke hjælper dig eller bogholderen. Opret først en kategori, når du bruger den til at finde eller aflevere bilag.
For to virksomheder og personlige køb kan disse tre grupper plus et sted for usikkerheder være nok. En stabil periodelabel hjælper med afleverede pakker. Prioriteten er at vide, hvad din bogholder allerede har modtaget, og hvad der stadig venter, ikke at skjule hver fil i den dybeste mulige struktur.
Prøv det nye system på nogle få rigtige dokumenter. Hvis du har brug for at åbne din egen manual for hver enkelt, skal du justere navnene eller antallet af valg. Et godt navn bør stadig give mening efter flere uger uden at røre ved opsætningen.
Et filter fremskynder gentagelsen; det løser ikke en uklar regel
Du kan oprette regler for tilbagevendende beskeder i dit e-mailprogram. Mulighederne varierer: nogle bruger mapper, andre etiketter. Kontrollér først, hvilke beskeder der opfylder betingelserne, og slå derefter automatisk sortering til. Ved IMAP-tilslutning skal du også vælge den mappe, reglen flytter fakturaerne til.
Et afsenderfilter genkender, at en besked kom fra en bestemt butik. Den ved måske ikke, om fakturaen tilhører Alfa, Beta eller din husstand. Hvis reglen forvirrer leverandør og kunde, kan den gøre det forkerte hurtigt og pålideligt.
For automatisk videresendelse er denne skelnen endnu vigtigere. At klassificere en vedhæftet fil og sende den til en bestemt bogholder bør klart følge bekræftede regler. En ny kategori eller konflikt kræver en beslutning, ikke en stille udvidelse af det originale filter.
Kilde til dette afsnit: Google: Regler for filtrering af e-mails
En butik, to kunder
I en eksempelmåned køber du en skærm til Alfa og en telefon til Beta fra samme butik. Begge meddelelser har lignende emner, og begge vedhæftede filer kaldes faktura.pdf. "Fra denne butik til Alfa" ville klassificere det andet dokument forkert.
Bilagets oplysninger og købets sammenhæng afgør sagen. Når du har kontrolleret den, så tilpas reglen, så den skelner mellem køberne. Er køberoplysningerne også forkerte, lad bilaget stå til afklaring, og bed leverandøren rette faktureringen. Flere mapper retter ikke en forkert oplysning.
Læg mærke til, hvornår systemet bliver mere kompliceret end arbejdet
Hvis du gentagne gange undrer dig over, hvor det samme dokument hører hjemme, har systemet brug for en afklaring. Hvis du bruger det meste af din tid på at omdøbe og flytte korrekte fakturaer, skal det muligvis i stedet forenkles. Mapper og etiketter skal understøtte søgning og overdragelse, ikke oprette deres egen månedlige opgave.
Når du ændrer strukturen, skal du ikke slette gamle afleverede pakker uden omtanke eller ændre filer, som bogholderen henviser til, uden at give besked. Prøv den nye struktur i næste periode, og bevar forbindelsen til den gamle. Den hjælper, når du hurtigt finder bilaget og ved, hvad du skal gøre med det, også uden tid til oprydning.