Selskap og dokumentets arbeidsstatus er ulike opplysninger
Mappen «Bedrift Alfa» viser hvilket selskap dokumentene tilhører. «Sendt» betyr at du har sendt dem, ikke at regnskapsføreren har mottatt dem. Noter bekreftet mottak først etter en bekreftelse eller annen kontrollert dokumentasjon på mottak. «E-post» angir kilden. Med alle navnene ved siden av hverandre passer samme faktura i flere mapper.
En faktura for Alfa kan for eksempel komme til den private e-posten og vente på rettede kjøperopplysninger. Den gjelder fortsatt Alfa, selv om arbeidet ikke kan fullføres ennå. Meldingskilden eller venting på retting bør ikke gjøre det vanskeligere å finne fakturaen under riktig bedrift.
Del først dokumentene etter selskap og vis arbeidsstatus separat. Under hvert selskap kan du ha Til klargjøring, Til avklaring og Sendt. Noter mottaksbekreftelsen ved den konkrete leveringen. I en app kan statuser og filtre gjøre samme jobb uten å flytte filene.
Start med færre steder
For få dokumenter trenger du ikke en mappe for hver leverandør og kjøpstype. Det ser kanskje ryddig ut, men gir avgjørelser som ikke hjelper deg eller regnskapsføreren. Lag en kategori først når du bruker den til å finne eller levere bilag.
Har du to virksomheter og private kjøp, kan de tre gruppene pluss ett sted for uavklarte bilag være nok. Merk sendte bilag med en tydelig og konsekvent periode. Det viktigste er å vite hva regnskapsføreren har fått og hva som gjenstår, ikke å lage flest mulig undermapper.
Prøv det nye systemet på noen få ekte dokumenter. Hvis du trenger å åpne din egen manual for hver enkelt, juster navnene eller antall valg. Et godt navn bør fortsatt gi mening etter flere uker uten å berøre oppsettet.
Et filter fremskynder repetisjon; det løser ikke en uklar regel
Du kan sette opp regler for regelmessige meldinger i e-postprogrammet. Mulighetene varierer: noen bruker mapper, andre etiketter. Kontroller først hvilke meldinger som oppfyller vilkårene, og aktiver deretter automatisk sortering. Ved IMAP-tilkobling må du også velge mappen regelen flytter fakturaene til.
Et avsenderfilter gjenkjenner at en melding kom fra en bestemt butikk. Den vet kanskje ikke om fakturaen tilhører Alfa, Beta eller din husstand. Hvis regelen forvirrer leverandør og kunde, kan den gjøre feil raskt og pålitelig.
For automatisk videresending er denne forskjellen enda viktigere. Å klassifisere et vedlegg og sende det til en bestemt regnskapsfører bør tydelig følge bekreftede regler. En ny kategori eller konflikt trenger en avgjørelse, ikke en stille utvidelse av det opprinnelige filteret.
Kilde for denne delen: Google: Regler for filtrering av e-post
En butikk, to kunder
I en eksempelmåned kjøper du en skjerm for Alfa og en telefon for Beta fra samme butikk. Begge meldingene har lignende emner og begge vedleggene kalles faktura.pdf. "Fra denne butikken til Alfa" vil klassifisere det andre dokumentet feil.
Dokumentets opplysninger og kjøpets sammenheng avgjør. Når du har kontrollert saken, tilpass regelen så den skiller kjøperne. Er også kjøperopplysningene feil, la dokumentet stå til avklaring og be leverandøren rette faktureringen. Flere mapper retter ikke en feil opplysning.
Legg merke til når systemet blir mer komplisert enn arbeidet
Hvis du gjentatte ganger lurer på hvor samme dokument hører hjemme, trenger systemet en avklaring. Hvis du bruker mesteparten av tiden din på å gi nytt navn og flytte riktige fakturaer, kan det være nødvendig å forenkle det i stedet. Mapper og etiketter skal støtte å finne og overlevere, ikke lage sin egen månedlige oppgave.
Når du endrer oppsettet, må du ikke slette gamle overleverte pakker uforsiktig eller i det stille endre det regnskapsføreren din allerede refererer til. Prøv den nye ordningen i neste periode og bevar tydelig kontinuitet. Suksess betyr å finne et dokument raskt og vite hva du skal gjøre med det – selv når du ikke har tid til å rydde opp.