Åpne dokumentet og sjekk kjøperen
Vurder to selskaper og en gründers personlige kjøp. Alle bruker samme nettbutikk, noen ganger under én kundepålogging. Automatisk sending av hver butikkmelding til det første selskapets regnskapsfører gir en rask prosess, men feildelte dokumenter.
Se på firmanavnet og kjøperens organisasjonsnummer direkte på fakturaen. De gir bedre veiledning enn avsenderen av e-posten. Hvis opplysningene er feil eller bilaget blander private kjøp og firmakjøp, legg det til side for avklaring og skriv hva du vet om kjøpet. Ikke tving det inn i nærmeste mappe.
Sortering er ikke regnskapsmessig vurdering. Et kjøps tilknytning til et selskap avgjør ikke alene den skattemessige behandlingen. I omstridte tilfeller, gi en sannferdig formålsbeskrivelse til regnskapsføreren og be om råd i stedet for å skjule en konklusjon i filnavnet.
En bærbar PC, telefon og billett kan trenge forskjellig behandling
En bærbar PC kan faktureres til selskapet Alfa og brukes av kollegaen. En telefonregning kan være i ditt personlige navn til tross for noen forretningssamtaler. En billett viser kanskje ikke hvilken kunde du besøkte. Dette er tre ulike situasjoner som «all elektronikk og transport tilhører selskapet» ikke vil løse.
For PC-en kan det holde å kontrollere riktig kjøper. For telefonen må du avtale fremgangsmåten med regnskapsføreren og eventuelt rette opplysninger hos operatøren. For billetten hjelper en kort forklaring av reisen. Poenget er ikke en mappe for hvert kjøp, men opplysninger som gjør at bilaget kan leveres til riktig person.
Hvis samme type kjøp gjentar seg, kan en regel være nyttig. Basér den på et kontrollert tilfelle. En ny leverandør som fakturerer en kjent kjøper, er ikke det samme som en faktura til et helt nytt selskap.
Gi rom for uklare saker
Skill mellom bilag for hvert selskap, private kjøp og saker som må avklares. En uklar faktura kan vente uten å bli sendt automatisk til regnskapsføreren eller stoppe alt annet. Skriv det konkrete spørsmålet: feil organisasjonsnummer, ukjent prosjekt, en privat del av kjøpet eller manglende sammenheng.
Når svaret er klart, avgjør om det bare gjelder dette dokumentet eller fremtidige også. Å korrigere én faktura endrer ikke nødvendigvis alle fremtidige kjøp fra den leverandøren. En altfor bred regel kan skape arbeid akkurat når du tror alt er konfigurert.
For automatisk overlevering bør et bestemt firma være knyttet til godkjent mottaker. En ny adresse inne i en faktura er ikke i seg selv en instruksjon om hvor dokumentet skal sendes.
Den beste korrigeringen starter ofte på kundekontoen
Hvis samme leverandør gjentatte ganger utsteder dokumenter til feil enhet, er det ikke nok med omsortering. Sjekk faktureringsdetaljer og bestillingsinnstillinger. Separate kundekontoer for to selskaper kan hjelpe hvis de støttes og er driftsmessig fornuftige.
Be leverandøren rette et dokument som allerede er utstedt. Ikke endre den originale PDF-en selv for å få den til å se annerledes ut. Regnskapsføreren må vite at både originalen og en rettet versjon finnes, og forstå sammenhengen mellom dem.
Send bare bilagene for det aktuelle selskapet til regnskapsføreren. Kontroller også tilgangen til delte mapper: en overordnet mappe kan vise private dokumenter eller andre selskapers bilag. Oppdelingen må være tydelig også når du deler filene.