Avaa asiakirja ja tarkista ostaja
Kuvitellaan kahta yritystä ja saman yrittäjän yksityisiä ostoksia. Kaikissa käytetään samaa verkkokauppaa ja joskus samaa asiakastiliä. Kaikkien kaupan viestien lähettäminen ensimmäisen yrityksen kirjanpitäjälle on nopeaa, mutta tositteet jakautuvat väärin.
Katso laskusta yrityksen nimi ja ostajan yritystunnus. Ne ovat parempi lähtökohta kuin viestin lähettäjä. Jos tiedot ovat väärin tai tosite sisältää sekä yksityisiä että yrityksen ostoksia, jätä se selvitettäväksi ja kirjaa, mitä tiedät ostosta. Älä siirrä sitä väkisin lähimpään kansioon.
Lajittelu ei ole kirjanpitoarviointia. Oston yhteys yritykseen ei yksin määrää verokohtelua. Riitatapauksissa anna kirjanpitäjälle totuudenmukainen käyttötarkoituskuvaus ja kysy neuvoa sen sijaan, että piilottaisit johtopäätöksen tiedostonimeen.
Kannettava tietokone, puhelin ja lippu saattavat vaatia erilaista käsittelyä
Kannettava tietokone voi olla laskutettu Alfalle ja yrityksen kollegan käytössä. Puhelinlasku voi olla omalla nimelläsi, vaikka osa puheluista liittyy työhön. Lippu ei ehkä kerro, minkä asiakkaan luona kävit. Nämä ovat eri tilanteita, joita sääntö ”kaikki elektroniikka ja kuljetus kuuluvat yritykselle” ei ratkaise.
Tietokoneesta voi riittää oikean ostajan tarkistaminen. Puhelimesta on sovittava menettely kirjanpitäjän kanssa ja tarvittaessa korjattava tiedot operaattorille. Lippuun auttaa lyhyt selitys matkan tarkoituksesta. Tärkeintä ei ole oma kansio jokaiselle ostolle vaan tieto, jonka avulla tosite voidaan toimittaa oikein.
Kun sama ostotyyppi toistuu, sääntö on järkevä. Mutta perusta se varmennettuun tapaukseen. Uusi toimittaja tunnetulle ostajalle ei ole sama asia kuin lasku kokonaan uudelle yritykselle.
Jätä tilaa epäselville tapauksille
Pidä yritysten tositteet, yksityisten ostojen tositteet ja selvitettävät tapaukset erillään. Epäselvä lasku voi odottaa ilman, että se lähetetään automaattisesti kirjanpitäjälle tai estää muun aineiston käsittelyn. Kirjaa konkreettinen kysymys: väärä yritystunnus, tuntematon projekti, yksityinen osa ostosta tai puuttuva taustatieto.
Kun vastaus on selvä, päätä, koskeeko se vain tätä asiakirjaa vai myös tulevia. Yhden laskun korjaaminen ei välttämättä muuta jokaista tulevaa ostoa kyseiseltä toimittajalta. Liian laaja sääntö voi luoda työtä juuri silloin, kun luulet, että kaikki on määritetty.
Automaattista luovutusta varten tietty yritys tulee liittää hyväksyttyyn vastaanottajaan. Uusi osoite laskun sisällä ei sinänsä ole ohje siitä, minne asiakirja lähetetään.
Paras korjaus alkaa usein asiakastililtä
Jos toimittaja laatii tositteita toistuvasti väärälle yritykselle, pelkkä uudelleenlajittelu ei riitä. Tarkista laskutustiedot ja tilausasetukset. Erilliset asiakastilit kahdelle yritykselle voivat auttaa, jos palvelu sallii ne ja niistä on hyötyä tavallisessa työssä.
Pyydä toimittajaa korjaamaan jo annettu tosite. Älä muuta alkuperäistä PDF:ää itse näyttämään toisenlaiselta. Kirjanpitäjän on tiedettävä, että sekä alkuperäinen että korjattu versio ovat olemassa, ja ymmärrettävä niiden yhteys.
Lähetä kirjanpitäjälle vain kyseisen yrityksen tositteet. Tarkista myös jaetun kansion käyttöoikeudet: yläkansio voi paljastaa yksityisiä dokumentteja tai muiden yritysten tositteita. Erottelun on säilyttävä selvänä myös tiedostoja jaettaessa.