Open het document en bekijk de afnemer
Denk aan twee bedrijven en privéaankopen van één ondernemer. Ze gebruiken allemaal dezelfde webshop en sommige bestellingen lopen via één klantlogin. Stuur je alle webshopberichten automatisch naar de boekhouder van het eerste bedrijf, dan werkt dat snel, maar worden documenten verkeerd verdeeld.
Begin bij de afnemergegevens op de factuur zelf. Bedrijfsnaam en IČO zijn vaak betrouwbaardere aanwijzingen dan het e-mailonderwerp of de leveranciersnaam. Toch beantwoorden ze niet elke vraag: een document kan verkeerde gegevens, gemengde inhoud of context bevatten die niet uit het bestand blijkt. Laat het dan liever open voor een beslissing dan het in de dichtstbijzijnde map te dwingen.
Sorteren is ook geen boekhoudkundige beoordeling. Dat een aankoop met een bedrijf verband houdt, bepaalt niet vanzelf de fiscale behandeling. Geef bij twijfel een waarheidsgetrouwe beschrijving van het doel aan je boekhouder en vraag advies, in plaats van een conclusie in de bestandsnaam te verbergen.
Een laptop, telefoon en vervoersbewijs hoeven niet hetzelfde behandeld te worden
Een laptop kan op naam van bedrijf Alfa staan en door een collega daarvan worden gebruikt. Een telefoonfactuur kan op je privénaam staan, ook al voer je deels zakelijke gesprekken. Een vervoersbewijs bevat misschien te weinig gegevens om te zien welke klant je bezocht. Dat zijn drie verschillende situaties; ‘alle elektronica en vervoer naar het bedrijf’ lost ze niet op.
Bij de laptop kan controle van de juiste afnemer voldoende zijn. Voor de telefoon moet je met je boekhouder een concrete werkwijze afspreken en eventueel de providerinstellingen aanpassen. Bij het vervoersbewijs helpt korte context over de reis. Het gaat niet om een aparte map voor elke aankoop, maar om informatie bewaren waarmee je correct kunt doorgeven.
Komt hetzelfde soort aankoop terug, dan heeft een regel zin. Die moet wel op een gecontroleerd geval zijn gebaseerd. Een nieuwe leverancier aan een bekende afnemer is iets anders dan een factuur aan een geheel nieuw bedrijf.
Laat ruimte voor onduidelijke gevallen
Praktisch sorteren vraagt naast de bedrijven ook om privédocumenten en een plek voor beslissingen. Een onduidelijke factuur kan daar wachten zonder automatisch naar de boekhouder te gaan of alles te blokkeren. Noteer per item de vraag: verkeerd IČO, onbekend project, privédeel van een aankoop of onvoldoende context.
Bepaal zodra het antwoord duidelijk is of het alleen voor dit document of ook voor volgende geldt. Eén factuur corrigeren betekent niet automatisch dat alle toekomstige aankopen bij de leverancier anders moeten worden behandeld. Een te brede regel kan juist extra werk veroorzaken wanneer je denkt dat alles is ingesteld.
Bij automatisch doorsturen moet een concreet bedrijf aan een goedgekeurde ontvanger gekoppeld zijn. Een nieuw adres in een factuur is op zichzelf geen instructie om het document daarheen te sturen.
De beste oplossing zit vaak al in het klantaccount
Stelt dezelfde leverancier herhaaldelijk documenten op naam van de verkeerde entiteit op, dan is opnieuw sorteren niet genoeg. Controleer de factuurgegevens en bestelinstellingen. Bij twee bedrijven kan het nuttig zijn hun klantaccounts te scheiden, als de dienst dat toestaat en het praktisch zinvol is.
Laat de leverancier een al uitgegeven document corrigeren. Bewerk de oorspronkelijke PDF niet zelf om die er anders uit te laten zien. Je boekhouder moet weten dat er een oorspronkelijke en een gecorrigeerde versie zijn en hun relatie begrijpen.
Deel bij overdracht alleen de geselecteerde documenten. Voor enkele bedrijfsfacturen hoeft je boekhouder niet je hele privé-Gmail of een bovenliggende map met documenten van andere bedrijven te zien. Goede scheiding stopt niet bij een mapnaam; die loopt door tot de juiste ontvanger.