Otwórz dokument i sprawdź kupującego
Rozważmy dwie firmy i osobiste zakupy jednego przedsiębiorcy. Wszyscy korzystają z tego samego sklepu internetowego, czasami pod jednym loginem klienta. Automatyczne wysyłanie każdej wiadomości sklepowej do księgowego pierwszej firmy zapewnia szybki proces, ale niepoprawnie podzielone dokumenty.
Sprawdź na fakturze nazwę firmy i identyfikator nabywcy. To lepsza wskazówka niż nadawca wiadomości. Jeśli dane są błędne albo dokument obejmuje zakupy prywatne i firmowe, odłóż go do wyjaśnienia i dopisz, co wiesz o zakupie. Nie przypisuj go na siłę do najbliższego folderu.
Sortowanie nie jest oceną księgową. Powiązanie zakupu z firmą nie stanowi samo w sobie określenia traktowania podatkowego. W spornych przypadkach podaj księgowemu zgodny z prawdą opis celu i poproś o poradę, zamiast ukrywać wnioski w nazwie pliku.
Laptop, telefon i bilet mogą wymagać innego traktowania
Laptop może być kupiony na firmę Alfa i używany przez jej pracownika. Faktura za telefon może być wystawiona na Twoje nazwisko, choć część rozmów dotyczy pracy. Bilet może nie wskazywać, do którego klienta pojechałeś. To różne sytuacje, których nie rozwiązuje zasada „cała elektronika i transport należą do firmy”.
W przypadku laptopa może wystarczyć sprawdzenie odpowiedniego nabywcy. W przypadku telefonu ustal konkretny proces ze swoim księgowym i ewentualnie popraw ustawienia operatora. W przypadku biletu pomocny jest krótki kontekst podróży. Nie liczy się teczka na każdy zakup, ale zachowanie informacji w celu prawidłowego przekazania.
Gdy ten sam typ zakupu się powtarza, reguła może być przydatna. Oprzyj ją jednak na sprawdzonym przypadku. Nowy dostawca wystawiający fakturę znanemu nabywcy to nie to samo co faktura dla zupełnie nowej firmy.
Zostaw miejsce na niejasne przypadki
Oprócz dokumentów poszczególnych firm wydziel zakupy prywatne i miejsce na sprawy do wyjaśnienia. Niejasna faktura może tam poczekać, nie trafiając automatycznie do księgowego i nie zatrzymując pozostałych dokumentów. Zapisz konkretną wątpliwość: błędny identyfikator firmy, nieznany projekt, prywatna część zakupu albo brak informacji o jego celu.
Gdy odpowiedź będzie już jasna, zdecyduj, czy dotyczy ona tylko tego dokumentu, czy też przyszłych. Korekta jednej faktury niekoniecznie powoduje zmianę wszystkich przyszłych zakupów u tego dostawcy. Zbyt ogólna reguła może powodować problemy właśnie wtedy, gdy myślisz, że wszystko jest skonfigurowane.
Aby przekazanie było automatyczne, konkretna firma powinna być powiązana z zatwierdzonym odbiorcą. Nowy adres na fakturze sam w sobie nie jest instrukcją, gdzie wysłać dokument.
Najlepsza korekta często zaczyna się na koncie klienta
Jeśli dostawca stale wystawia dokumenty na niewłaściwą firmę, samo przekładanie ich między folderami nie wystarczy. Sprawdź dane do faktury i ustawienia zamówień. Oddzielne konta dla dwóch firm mogą pomóc, jeśli usługa je umożliwia i ma to sens w codziennej pracy.
Rozstrzygaj korekty już wystawionych dokumentów z dostawcą. Nie przepisuj oryginalnego pliku PDF, aby wyglądał inaczej. Księgowy musi wiedzieć, że istnieją wersje oryginalne i poprawione oraz rozumieć ich powiązania.
Wyślij księgowemu tylko dokumenty jego firmy. Sprawdź też uprawnienia do wspólnego folderu: dostęp do folderu nadrzędnego może ujawnić zakupy prywatne albo dokumenty innych firm. Podział musi pozostać czytelny także podczas udostępniania plików.