Deschideți documentul și verificați cumpărătorul
Luați în considerare două companii și achizițiile personale ale unui antreprenor. Toate folosesc același magazin online, uneori sub un singur utilizator de conectare. Trimiterea automată a fiecărui mesaj de magazin către contabilul primei companii oferă un proces rapid, dar documente divizate incorect.
Verificați pe factură numele firmei și identificatorul cumpărătorului. Sunt un punct de plecare mai bun decât expeditorul e-mailului. Dacă datele sunt greșite sau documentul include cumpărături personale și profesionale, lăsați-l de clarificat și notați ce știți despre achiziție. Nu îl puneți cu forța în cel mai apropiat folder.
Sortarea nu este evaluare contabilă. Legătura unei achiziții cu o companie nu determină singură tratamentul fiscal. În cazurile în litigiu, oferiți contabilului o descriere veridică a scopului și cereți sfatul, în loc să ascundeți o concluzie în numele fișierului.
Un laptop, un telefon și un bilet pot necesita un tratament diferit
Un laptop poate fi facturat companiei Alfa și utilizat de colegul său. O factură de telefon poate fi pe numele dvs. personal, în ciuda unor apeluri de afaceri. Este posibil ca un bilet să nu dezvăluie ce client ați vizitat. Acestea sunt trei situații diferite pe care „toate electronicele și transportul aparțin companiei” nu le vor rezolva.
Pentru laptop poate fi suficientă verificarea cumpărătorului corect. Pentru telefon, conveniți cu contabilul cum procedați și, dacă este necesar, corectați datele la operator. Pentru bilet ajută o explicație scurtă a deplasării. Nu contează să aveți un folder pentru fiecare achiziție, ci să păstrați informațiile care permit predarea corectă.
Când un tip de achiziție se repetă, merită o regulă bazată pe un caz verificat. Un furnizor nou care facturează o firmă cunoscută nu este același lucru cu o factură emisă unei firme noi.
Lăsați loc pentru cazuri neclare
Separați documentele fiecărei firme, documentele achizițiilor personale și cazurile de clarificat. O factură neclară poate aștepta fără să ajungă automat la contabil sau să blocheze toate celelalte documente. Notați întrebarea concretă: identificator greșit, proiect necunoscut, parte personală a achiziției sau lipsă de context.
După clarificare, decideți dacă răspunsul se aplică doar acestui document sau și achizițiilor viitoare. Corectarea unei facturi nu schimbă automat toate achizițiile de la același furnizor. O regulă prea largă poate crea muncă tocmai când credeți că totul este configurat.
Pentru predarea automată, o anumită companie ar trebui să fie legată de un destinatar aprobat. O nouă adresă în interiorul unei facturi nu este în sine o instrucțiune despre unde să trimiteți documentul.
Cea mai bună corecție începe adesea în contul clientului
Dacă același furnizor emite documente în mod repetat către entitatea greșită, resortarea nu este suficientă. Verificați detaliile de facturare și setările comenzii. Conturile de clienți separate pentru două companii pot ajuta dacă sunt acceptate și rezonabile din punct de vedere operațional.
Cereți furnizorului corectarea unui document deja emis. Nu modificați singuri PDF-ul original ca să arate altfel. Contabilul trebuie să știe că există o versiune originală și una corectată și să înțeleagă legătura dintre ele.
Trimiteți contabilului doar documentele firmei de care se ocupă. Verificați și accesul la folderul partajat: un folder de nivel superior poate arăta documente personale sau ale altor firme. Separarea trebuie să rămână clară și când partajați fișierele.