Compania și stadiul prelucrării documentului sunt informații diferite
Folderul „Firma Alfa” arată cărei firme îi aparțin documentele. „Trimis” înseamnă că le-ați trimis, nu că au fost primite de contabil. Notați primirea confirmată numai după confirmarea lui sau o altă dovadă verificată de primire. „E-mail” indică sursa. Dacă puneți toate denumirile pe același nivel, o factură se potrivește în mai multe foldere.
De exemplu, o factură pentru Alfa sosește în căsuța personală și așteaptă corectarea beneficiarului. Tot de Alfa ține, doar că lucrul nu este încă încheiat. Sursa mesajului sau așteptarea corectării nu ar trebui să îngreuneze găsirea documentului la firma potrivită.
Separați întâi documentele pe companii și afișați distinct stadiul prelucrării. În cadrul fiecărei companii puteți avea De pregătit, De clarificat și Trimise. Notați confirmarea de primire lângă predarea concretă. Într-o aplicație, stările și filtrele pot face același lucru fără mutarea manuală a fișierelor.
Începeți cu mai puține locuri
Pentru puține documente nu este nevoie de un folder pentru fiecare furnizor și tip de achiziție. Poate părea ordonat, dar adaugă decizii care nu vă ajută nici pe dumneavoastră, nici pe contabil. Creați o categorie doar când o folosiți pentru a găsi sau preda documentele.
Pentru două firme și cumpărături personale, cele trei categorii plus un loc pentru documentele neclare pot fi suficiente. Folosiți consecvent aceeași etichetă de perioadă. Important este să știți ce a primit contabilul și ce mai lipsește, nu să creați cât mai multe subfoldere.
Încercați noul sistem pe câteva documente reale. Dacă trebuie să deschideți propriul manual pentru fiecare, ajustați numele sau numărul de opțiuni. Un nume bun ar trebui să aibă sens după câteva săptămâni fără a atinge configurația.
Un filtru accelerează repetarea; nu rezolvă o regulă neclară
Puteți configura reguli pentru mesajele recurente în programul de e-mail. Opțiunile diferă: unele folosesc foldere, altele etichete. Verificați ce mesaje selectează efectiv condițiile înainte de a activa sortarea automată. La conectarea prin IMAP, selectați și folderul în care regula mută facturile.
Un filtru de expeditor recunoaște că un mesaj a venit de la un anumit magazin. Este posibil să nu știe dacă factura aparține Alfa, Beta sau gospodăriei dumneavoastră. Dacă regula confundă furnizorul și clientul, poate face lucrul greșit rapid și fiabil.
Pentru redirecționarea automată, această distincție contează și mai mult. Clasificarea unui atașament și trimiterea acestuia unui anumit contabil ar trebui să respecte în mod clar regulile confirmate. O nouă categorie sau conflict necesită o decizie, nu o extindere silentioasă a filtrului original.
Sursa pentru această secțiune: Google: Reguli pentru filtrarea e-mailurilor
Un magazin, doi clienți
În luna din exemplu, cumpărați din același magazin un monitor pentru Alfa și un telefon pentru Beta. Ambele mesaje au subiecte asemănătoare, iar atașamentele se numesc faktura.pdf. „De la acest magazin la Alfa” ar încadra greșit al doilea document.
Datele documentului și contextul achiziției decid încadrarea. După ce verificați cazul, adaptați regula pentru a distinge cumpărătorii. Dacă și datele cumpărătorului sunt greșite, lăsați documentul de clarificat și cereți furnizorului să corecteze facturarea. Mai multe foldere nu repară o informație greșită.
Observați când sistemul devine mai complicat decât munca
Dacă vă întrebați repetat unde se încadrează același document, organizarea trebuie clarificată. Dacă timpul se duce pe redenumirea și mutarea facturilor corecte, simplificați-o. Folderele și etichetele trebuie să ajute la găsire și predare, nu să creeze încă o sarcină lunară.
Când reorganizați documentele, nu ștergeți neglijent seturile trimise și nu modificați fără explicații fișierele la care contabilul se referă deja. Încercați structura nouă în perioada următoare și păstrați legătura cu cea veche. Rezultatul bun este să găsiți rapid documentul și să știți ce urmează, chiar și într-o zi aglomerată.